26.19 Das gewünschte Adressbuch als Standardadressbuch einstellen 

Leider habe ich bisher keine Möglichkeit gefunden, von zentraler Stelle aus zu steuern, dass bei allen Benutzern einer bestimmten Benutzergruppe, Organisationseinheit oder Subdomäne in Outlook bei mehreren Adressbüchern ein Adressbuch als Standardadressbuch angezeigt wird. Folglich muss jeder Outlook-Benutzer selbst einstellen, dass nicht zuerst das globale Adressbuch angezeigt wird, sondern das Adressbuch seiner Firma, seines Standorts bzw. seiner Subdomäne oder aber ein Adressbuch mit externen Kontakten, das sich in einem öffentlichen Exchange-Ordner befindet. Dazu startet der Benutzer Outlook und wählt Extras · Adressbuch. Im Fenster Adressbuch wählt er Extras · Optionen und stellt im Auswahlfeld Diese Adressliste zuerst anzeigen die gewünschte Adressliste ein.

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Außerdem fügt der Benutzer diese Adressliste zur Liste der Adresslisten hinzu, die abgeprüft werden sollen, wenn er den Nachnamen des Empfängers beim Erstellen einer neuen Nachricht in das Feld An eintippt. Die Suchreihenfolge sollte so eingestellt werden, dass Outlook zuerst in der internen Adressliste (im Beispiel »Anderson Publishing«), danach in den privaten Kontakten des Benutzers und erst zuletzt im globalen Adressbuch den eingegebenen Empfängers sucht, um ihn in eine vollständige E–Mail-Adresse aufzulösen.

Warum sollte diese Reihenfolge gewählt werden? Wenn ein Mitarbeiter in einem großen Konzern arbeitet und beim Erstellen einer neuen Nachricht in das Feld An z.B. den Namen »Meier« eingibt, so würde Outlook wahrscheinlich in der globalen Adressliste viele Einträge finden, da »Meier« ein häufig vorkommender Name ist. Wird jedoch nicht zuerst in der globalen Adressliste gesucht, sondern in der kleineren Adressliste des Verlags »Anderson Publishing«, so würden als Suchergebnisse nur die wenigen »Meier« aufgelistet, die bei »Anderson Publishing« arbeiten. Wenn Outlook im Adressbuch Anderson Publishing nicht fündig wird, wird in den privaten Kontakten des Mitarbeiters weitergesucht. Nur, wenn auch dort kein Empfänger namens »Meier« gefunden wird, wird zuletzt im globalen Adressbuch nach »Meier« gesucht.

Wenn Sie einen öffentlichen Exchange-Ordner vom Typ Kontakte erstellen und dort externe Kontakte von Kunden oder Lieferanten pflegen, so wird dieser Kontakteordner erst dann im Adressbuch des Anwenders angezeigt, wenn der Anwender den öffentlichen Kontakteordner mit der rechten Maustaste anklickt und in den Eigenschaften des Ordners in der Registerkarte Outlook-Adressbuch die Option Diesen Ordner als E–Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert. Das gilt übrigens auch, wenn ein Benutzer sich neben seinem Standard-Kontakteordner weitere Ordner vom Typ Kontakte anlegt.

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