26.16 Postfach-Managereinstellungen nutzen, um Postfächer aufzuräumen 

Wenn Sie eine neue Empfängerrichtlinie erstellen, können Sie neben der Option E–Mail-Adressen auch die Option Postfach-Managereinstellungen aktivieren.

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Sie können die Postfach-Managereinstellungen für die Empfängerrichtlinie Default Policy nachträglich aktivieren, indem Sie die Richtlinie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl Eigenschaftsfenster ändern wählen. Sie erhalten dann in der Richtlinie die zusätzliche Registerkarte Postfach-Managereinstellungen. Dort können Sie z.B. einstellen, dass für alle von dieser Richtlinie betroffenen Postfächer alle Objekte im Ordner Versendete Objekte nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden oder auch nur ein Bericht erstellt und dieser optional dem Benutzer zugeschickt wird.

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Sicherlich ist es überlegenswert, ob gelöschte Objekte nach einer geringen Anzahl von Tagen (z.B. 30 Tage) endgültig gelöscht und zumindest nach einer akzeptablen Zeit (z.B. 180 Tage) auch die Kopien von gesendeten Objekten gelöscht werden, damit die Exchange-Datenbanken nicht zu schnell wachsen und dadurch die Gesamtperformance leidet. Bedenken Sie, dass von jeder Nachricht inklusive der Dateianhänge, die ein Benutzer verschickt, eine Kopie standardmäßig unter Versendete Objekte gespeichert, d.  h. im Postfachspeicher des Benutzers auf dem Exchange Server aufbewahrt wird, bis der Benutzer selbst auf die Idee kommt, seinen Outlook-Ordner Versendete Objekte zu entrümpeln.

Wenn über den Postfach-Manager nicht alle Postfächer regelmäßig aufgeräumt werden sollen, sondern nur bestimmte Postfächer, oder wenn alle Postfächer mit Ausnahme von bestimmten Postfächern regelmäßig aufgeräumt werden sollen, so erstellen Sie eine zusätzliche Empfängerrichtlinie. Das Verfahren ist im Knowledge-Base-Artikel 288115 »How to Exclude a Single Mailbox, Multiple Mailboxes, or a Group When You Use Mailbox Manager« detailliert beschrieben.

Sie finden diesen und andere Artikel zum Postfach-Manager auf der Buch-DVD im Ordner Exchange Server\Mailbox Manager. In den Optionen einer Empfängerrichtlinie kann aber auch angegeben werden, dass sie nur auf einen bestimmten Postfachspeicher angewendet werden soll. In Abänderung der Vorschläge des genannten Artikels ist es vielleicht einfacher, einen Postfachspeicher explizit für Benutzer anzulegen, deren Postfächer regelmäßig aufgeräumt werden sollen, und die Empfängerrichtlinie auf diesen Postfachspeicher anzuwenden.