26.14 Verteilerlisten, Ressourcen-Postfächer und externe Kontakte 

Bei der Zusammenstellung der Verteilerlisten und deren Verschachtelung sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Sie können und sollten dieselben Sicherheitsgruppen als Verteilerlisten verwenden, die Sie auch nutzen, um Mitarbeitern Zugriffsrechte auf Abteilungs- bzw. Gruppenablagen zu vergeben. Dadurch reduzieren Sie die Komplexität des Systems. Außerdem ist es wahrscheinlich, dass die Struktur der benötigen Verteilerlisten zum großen Teil deckungsgleich mit der Struktur der Sicherheitsgruppen ist, die Sie für das Dateiablagesystem auf den Dateiservern verwenden. Denn mit dieser Struktur bilden Sie in der Regel die Aufbauorganisation des Unternehmens ab.

Anzeigename ist auf ungefähr 27 Buchstaben beschränkt Die Bezeichnungen der Sicherheitsgruppen und deren Anzeigenamen im Outlook-Adressbuch müssen nicht und sollten auch nicht übereinstimmen. Damit im Adressbuch die Verteilerlisten nicht ungeordnet zwischen einzelnen Empfängern stehen, sollten alle Anzeigenamen von Sicherheitsgruppen mit demselben Buchstaben bzw. derselben Buchstabenkombination beginnen, z.B. »VL«. Der Anzeigename der Sicherheitsgruppe »Gruppe A3«, die eine Mitarbeitergruppe innerhalb der Abteilung A darstellt, sollte sprechend sein, z.B. VL Abteilung A Gruppe 3, damit jeder Benutzer sofort weiß, welche Empfänger sich hinter diesem Verteiler verbergen. Dabei müssen Sie allerdings Folgendes berücksichtigen: Wenn ein Benutzer in Outlook eine neue Nachricht verfassen möchte und auf die Schaltfläche An klickt, so sieht er im Fenster Namen auswählen nur ungefähr die ersten 27 Zeichen des Anzeigenamens. Versuchen Sie deshalb, ein Schema für die Anzeigenamen aller Verteiler zu finden, das einerseits diese Beschränkung einhält und andererseits die laut Organisationsplan vergebenen Abteilungs- und Gruppenbezeichnungen nicht verstümmelt. Um hier sieben Buchstaben einzusparen, sollten Sie die Anzeigenamen nicht mit »Verteiler«, sondern mit »VL« beginnen lassen.

Verteiler einheitlich mit »VL« bezeichnen Wenn Sie möchten, dass alle Verteiler im Adressbuch ganz oben stehen, so könnten Sie im Anzeigenamen dem Kürzel VL ein Leerzeichen voranstellen (z.B. _VL Abteilung A Gruppe 3«). Im Adressbuch erscheinen zuerst Namen, die mit einem Sonderzeichen beginnen, und dazu gehört das Leerzeichen. Jedoch müssten Sie dann folgerichtig auch die Ressourcen mit einem Leerzeichen beginnen lassen. Die Mitarbeiter werden aber auch schnell lernen, ein »V« bzw. ein »R« einzugeben, um im Adressbuch zu den Verteilern oder Ressourcen zu gelangen.

Ressourcen einheitlich mit »RES« bezeichnen Unter Ressourcen werden in Exchange Server Postfächer für z.B. Besprechungsräume, Laptops, Beamer, Overheadprojektoren und Firmenfahrzeuge verstanden, die man über eine Besprechungsanfrage buchen kann. Auch deren Anzeigenamen sollten mit einer genormten Buchstabenkombination, z.B. »RES Sitzungsraum 201«, »RES Beamer 3«, »RES Fahrzeug DO-AX 488« beginnen, damit alle Ressourcen im Adressbuch als ein Block untereinander erscheinen. Felder wie Anmerkung können bei der Einrichtung dieser Ressourcenkonten genutzt werden, um den für die Einsatzplanung einer Ressource verantwortlichen Mitarbeiter, dessen Telefonnummer, den genauen Typ oder die Lage einer Ressource und andere Informationen (Kaufdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, technischer Support) anzugeben.

Bei externen Kontakten die Firmenbezeichnung in Klammern angeben Der Anzeigename von externen Kontakten, die zentral in das Active Directory eingepflegt werden, könnte einheitlich das Format Nachname, Vorname (Firmenname) haben, z.B. »Schumann, Michael (United Parcel Service)«.