Kapitel 31 Einstieg in die Projektierung

Dieses Kapitel soll keine Projektplanung zur Einführung von Microsoft Active Directory ersetzen, sondern dem mit der Einführung des neuen Systems beauftragten Systemadministrator als Leitfaden für den Einstieg in die Projektierung dienen. Die konzeptionelle Vorgehensweise ist dabei unabhängig davon, welches Microsoft Betriebssystem auf Servern oder Clients und welche Version von Microsoft Office oder Exchange Server zum Einsatz kommen soll.

31.1 Ein möglicher Ablauf des Projekts zur Einführung von Active Directory bzw. zur Aktualisierung auf neue Microsoft-Produktversionen 

Nur wer bereits vom Start eines Projekts an »mit dem Schlimmsten rechnet« und ein aktives, vorausschauendes Risikomanagement betreibt, kann bereits in den »Genen« eines Projekts Vorkehrungen gegen Krisenfälle treffen. Die Projektsteuerung ist kein Nebenjob. Eine Vielzahl von Projekten scheitert nicht an zu hohen funktionalen Anforderungen oder Qualitätsmängeln der Software, sondern an den Folgen eines unzureichenden Projektmanagements:

unklare Zielvorgaben

unrealistische Planungen

mangelnde Verfügbarkeit von Ressourcen

nicht funktionierende Eskalationsprozeduren

Ein Vollzeit-Projektleiter mit einschlägigen Erfahrungen und klaren Entscheidungskompetenzen ist bei komplexen Projekten wie der Einführung oder Migration nach Microsoft Active Directory unerlässlich. Sind Erfahrungen im Projektmanagement bei den eigenen Mitarbeitern noch nicht vorhanden, kann externe Hilfe nützlich sein.

31.1.1 Projektziele eindeutig definieren 

IT-Projekte leiden häufig unter dem Problem zu großer Komplexität. Projektlaufzeiten, Projektkosten und das Risiko des Scheiterns steigen überproportional, wenn die Projektziele, der Funktionsumfang und der Integrationsgrad maximiert werden. Um dem zu begegnen, können Ziele in mittelfristige und langfristige Ziele aufgeteilt werden und das Gesamtprojekt in überschaubare Teilprojekte zerlegt werden, die dann nacheinander angegangen werden.

Um das Projekt erfolgreich zu beenden, ist es also wichtig, den Rahmen des Projekts abzugrenzen. Schon bei der Formulierung der Projektziele in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber ist es sinnvoll, schriftlich festzuhalten, was nicht zu den Projektzielen gehört. Diese Projektziele dürfen auch später nicht durch den Auftraggeber erweitert werden, zumindest nicht ohne eine Erweiterung der Ressourcen und des zeitlichen Projektrahmens. Es ist z.B. eindeutig zu klären, ob bzw. in welchem Rahmen die Einführung von Videokonferenzen, Multimedia, Telefonintegration, Telearbeit, Mobilcomputing, Voice over IP (Telefonieren über Internet), wireless LAN usw. zum Projektumfang gehören.

31.1.2 Projekt-Qualitätssicherung (PQS) einführen 

Die Projekt-Qualitätssicherung hat unter anderem folgende Aufgaben:

wirkungsvolles Risikomanagement

neutrale Überwachung von fachlicher und technischer Ergebnisqualität

Koordination eines Projekt-Lenkungsausschusses

Oft wird auf die explizite Besetzung dieser Rollen aus Gründen des Ressourcenmangels verzichtet. Um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen und ein Scheitern des Projekts zu verhindern, sollten diese Funktionen jedoch nach Möglichkeit von Personen wahrgenommen werden, die nicht direkt in die Projektarbeit involviert sind.

In einer Art Projektskizze werden nachfolgend viele Aufgaben und Probleme aufgelistet, die im Laufe des Projekts bewältigt werden müssen. Vorrangiges Ziel Ihrer eigenen Projektplanung muss sein, dass keine wesentlichen Dinge vergessen werden, die für die Planung der Ressourcen, des Zeitaufwands und des benötigten Budgets wichtig sind.

31.1.3 Details der Projektdokumentation festlegen 

Auch die Art der Projektdokumentation müssen Sie selbst festlegen: Fließtext, Tabellen, Grafiken usw. Sie sollten schon zu Projektbeginn für die an der Erstellung aller Projektdokumentationen beteiligten Personen verbindlich festlegen, welche Tools, welche Anwendungsprogramme in welcher Version und welche Dateiformate verwendet werden dürfen, damit jeder Projektmitarbeiter und auch jeder externe Mitarbeiter die einzelnen Teile der Projektdokumentation später einsehen und weiterbearbeiten kann. Außerdem soll die Projektdokumentation später als Dokumentation des neuen Systems dienen und muss auch nach dem Ende des Projekts kontinuierlich weitergepflegt werden. Machen Sie also Vorgaben, mit welcher Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und mit welchen Grafikprogrammen in welcher Version und welchem Dateiformat die Dokumentation erstellt werden soll. Diese Hilfsmittel sollten auch im Verlauf der weiteren Projektarbeit verwendet werden, damit die Dokumente nicht zueinander inkompatibel werden. Ebenso muss die gesamte Dokumentation ein eindeutiges Inhaltsverzeichnis und eine einheitliche Gestalt erhalten.

31.1.4 Ziele der Ist-Aufnahme 

Bereits in der ersten Projektphase sollten Sie eine möglichst detaillierte Ist-Aufnahme des Systems machen. Diese Ist-Aufnahme hat folgende Ziele:

Sie können feststellen, wie detailliert Ihre IT-Infrastruktur dokumentiert ist und welchen Kenntnisstand Sie und das Projektteam über diese Infrastruktur haben.

Sie können feststellen, welche Mitarbeiter des Unternehmens Wissensträger und Entscheidungsträger der IT-Infrastruktur sind.

Sie können feststellen, welche Erwartungen andere Unternehmensbereiche an die Einführung von Active Directory haben und welche Ziele sie damit verknüpfen.

Sie können feststellen, welche Sicherheitsprobleme es in der IT-Infrastruktur gibt und die Lösung dieser Probleme in den Anforderungskatalog aufnehmen.

Sie können die Ist-Analyse als Grundlage für eine mittelfristige und eine langfristige Planung der anzustrebenden IT-Strukturen und der dafür notwendigen Budgetierung verwenden.

Sie können den Kenntnisstand der eigenen Mitarbeiter in Bezug auf das vorhandene System und das einzuführende System einschätzen und Rückschlüsse auf notwendige Schulungsmaßnahmen ziehen.

Wenn Sie ein externes IT-Systemhaus mit dem Projekt oder Teilen des Projekts beauftragen wollen, kann eine Ist-Aufnahme bereits bei den Vorgesprächen mit potenziellen IT-Systemhäusern wichtig sein.

Sie können abstecken, welche Leistungen von eigenen Mitarbeitern erbracht werden können und für welche Leistungen Sie externe Hilfe benötigen.

Sie können bei der Einholung von Angeboten Teile oder eine Zusammenfassung der Ist-Analyse den infrage kommenden IT-Systemhäusern zur Verfügung stellen, die von externen Unternehmen zu erbringenden Leistungen katalogisieren und um die Abgabe eines detaillierten Konzeptvorschlags bitten. Aus den eingehenden Angeboten und Konzeptvorschlägen der IT-Systemhäuser können Sie bereits Rückschlüsse ziehen, welche Konzepte offensichtlich allgemein geltende Standards sind und welche IT-Systemhäuser überhaupt in der Lage sind, konzeptionell und professionell zu arbeiten.

Da externe Montagen teuer sind, können Sie viel Geld einsparen, wenn eine detaillierte Ist-Aufnahme und ein Soll-Konzept bereits vorliegen und nicht erst später von Mitarbeitern externer IT-Systemhäuser erstellt werden müssen.

Eine detaillierte Ist-Aufnahme erleichtert die Einarbeitung weiterer interner und externer Projektmitarbeiter sowie Beratungsleistungen durch Lieferanten.

31.1.5 Soll-Konzept nach Top-Down-Methode erstellen 

An die Ist-Analyse schließt sich die Erstellung des Soll-Konzepts an. Sie erfolgt in der Regel nach der Top-Down-Methode, d.  h., man geht vom Groben ins Detail. Ziele der Erstellung des Soll-Konzepts sind unter anderem folgende:

Es muss ein systematischer Aufgabenkatalog erstellt werden.

Die logischen und zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben müssen transparent werden.

31.1.6 Projekt-Netzplan zeigt den kritischen Weg 

Am Ende dieses Vorgangs sollte ein Netzplan erstellt werden, aus dem hervorgeht, in welcher Reihenfolge die Teilaufgaben abgearbeitet werden und welche Teilaufgaben parallel zueinander abgearbeitet werden können. Dieser Netzplan liefert den »kritischen Weg«. Das ist der zeitlängste Weg durch das Projekt, bei dem keine Zeitreserven mehr verfügbar sind. Verzögerungen auf dem kritischen Weg führen unweigerlich zur Verlängerung der Gesamtprojektdauer.

31.1.7 Projektteilaufgaben managen 

Für die Teilaufgaben muss der personelle, zeitliche und monetäre Aufwand geschätzt werden. Die Summe dieser Aufwendungen für die Teilaufgaben ergibt den voraussichtlichen Gesamtaufwand des Projekts.

Die Teilaufgaben müssen zu Arbeitspaketen zusammengestellt werden.

Die Arbeitspakete müssen den internen und externen Projektmitarbeitern zugeordnet werden können.

Der Schulungsbedarf für Projektmitarbeiter, Mitarbeiter der IT-Abteilung und für Endanwender muss ermittelt werden.

Notwendige Anschaffungen müssen zusammengestellt werden. Diese umfassen Hardware- und Softwarebeschaffungen, Beschaffungen von Dienstleistungen (externe Beraterleistungen, externe Projektmitarbeiter, Schulungen für interne Projektmitarbeiter, Verträge mit Internet-Providern) sowie den Abschluss von Wartungsverträgen.

Die Budgetierung für die Anschaffungen muss erfolgen.

Ein Zeitplan für die Auslösung der Anschaffungsvorgänge muss erstellt werden.

Es müssen so genannte »Projekt-Meilensteine« aufgestellt werden.

31.1.8 Funktion der Projekt-Meilensteine 

Bei Erreichen der Projekt-Meilensteine erfolgt eine Abnahme des Projektfortschritts durch den Projektauftraggeber. Ebenso erfolgt an den Projekt-Meilensteinen eine Kontrolle der bisherigen zeitlichen und monetären Aufwendungen und eine Risikoabschätzung für die verbleibenden Teilaufgaben. Dabei müssen unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

Kann das Projekt im zeitlich und finanziell geplanten Rahmen erfolgreich beendet werden?

Reichen die personellen Ressourcen aus?

Welche neuen Probleme sind aufgedeckt worden, und können sie gelöst werden?

Gibt es Alternativen, wenn bestimmte Lösungswege nicht greifen?

Bis zu welchen Zeitpunkten müssen welche Entscheidungen gefallen sein, die außerhalb der Entscheidungskompetenz der Projektleitung liegen?

Sind notwendige Anschaffungsvorgänge zeitgerecht eingeleitet worden?

Können die Lieferanten fristgerecht liefern?

31.1.9 Wie Sie den Inhalt dieses Kapitels praktisch umsetzen können 

Der nachfolgende Kriterienkatalog für eine Ist-Aufnahme und die Checkliste zur Erstellung eines Soll-Konzepts erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ebenso sind die Aufbaustruktur und der Grad an Detailliertheit nur beispielhaft. Da ein Soll-Konzept zur Einführung von Microsoft Active Directory, Exchange Server und Microsoft Office von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen wird, kann die Checkliste zur Erstellung des Soll-Konzepts exemplarisch einen Eindruck davon vermitteln, wie das Projektteam die Problemkreise sammelt, systematisiert und immer tiefer in Detailfragen zerlegt. Erst, wenn alle offenen Fragen ausformuliert wurden und sauber strukturiert in einer logischen Reihenfolge vorliegen, sind der Projektumfang und zumindest ansatzweise auch der Projektablauf sowohl für den Auftraggeber als auch für die Projektmitarbeiter ausreichend vorgegeben.

Sie finden die nachfolgenden Fragenkataloge und Checklisten zur Ist-Analyse und zur Erstellung des Soll-Konzeptes in ungekürzter Fassung als Worddateien im Verzeichnis Projektierung der Buch-DVD. Damit haben Sie eine erste Arbeitsgrundlage für Ihr Active-Directory-Projekt. Diese Arbeitgrundlage können Sie nicht nur bei der Ersteinführung von Microsoft Active-Directory oder bei einer Migration verwenden, sondern auch für eine spätere Serverkonsolidierung (Zusammenlegung von Servern/Virtualisierung) oder Umstellung auf neue Microsoft-Versionen wie Windows Vista, Office 2007, Microsoft Server Longhorn oder Exchange 2007.

Für ein neues Projekt löschen Sie die Punkte in den Fragenkatalogen und Checklisten, die für das aktuelle Projekt irrelevant sind, und ergänzen es um weitere Fragestellungen, Checklisten-Punkte und Todo-Listen.