31.4 Vorgehensweise zur Ermittlung des Schulungsbedarfs für Systembetreuer und Anwender
Um den Schulungsbedarf für die Einführung von Active Directory, Exchange Server, SharePoint Services, Terminalserver, Microsoft Office und weiterer neuer Anwendungen zu planen, unterteilen Sie die Mitarbeiter des Unternehmens zuerst in Gruppen:
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Schema-Administratoren |
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Organisations-Administratoren |
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Domänen-Administratoren |
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Exchange-Administratoren |
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Sharepoint-Administratoren |
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Terminalserver-Administratoren |
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Serveroperatoren |
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Helpdesk-Mitarbeiter |
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Einfache Benutzer mit mehreren Anwendungen |
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Fortgeschrittene Benutzer mit mehreren Anwendungen |
Danach stellen Sie alle Produkte und deren Features zusammen, um pro Produkt eine Übersicht zu erhalten, in welchen Einzelkomponenten die verschiedenen Gruppen geschult werden müssen. Es kann hilfreich sein, einen Fragenkatalog für jedes Produkt zusammenzustellen, um in einem zweiten Schritt die Frage zu klären, welche Mitarbeitergruppen welche Kompetenzen und Verantwortungen übernehmen sollen und welches Wissen sie dazu benötigen. Am Beispiel von Exchange Server und Outlook finden Sie nachfolgend einen derartigen Fragenkatalog.
Exchange Server
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Was ist ein Exchange Server? |
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Was kann ein Exchange Server? |
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Wie viele Exchange Server gibt es jetzt und zukünftig? |
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Wo stehen diese Exchange Server? |
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Was sieht der Systemverwalter vom Exchange Server? |
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Was sieht der Benutzer vom Exchange Server? |
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Wer sichert den Exchange Server? |
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Was geschieht, wenn E–Mails oder ganze Postfächer versehentlich gelöscht werden? |
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Wie wird der Exchange Server gegen Viren geschützt? |
Postfächer auf dem Exchange Server
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Wie und von wem werden Postfächer angelegt? |
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Wie werden die Standardeinstellungen für Grenzwerte für Postfächer festgelegt? |
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Wer darf diese Standardeinstellungen auf Postfachebene individuell anpassen? |
Verteilerlisten
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Was sind verschachtelte Verteilerlisten? |
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Welche Struktur von Verteilerlisten wird vor dem Ausrollen des Systems angelegt? |
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Wer wartet diese Verteilerlisten und legt weitere Verteilerlisten an? |
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Kann ein Benutzer persönliche Adressbücher und Verteilerlisten haben? |
Ressourcen
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Wozu dienen Ressourcen unter Exchange Server? |
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Wie legt man sie an? |
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Wie bucht man Ressourcen? |
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Wie kann man einen Benutzer für eine Ressource bevollmächtigen? |
Was ist in der E–Mail-Verwaltung zu tun,
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wenn ein neuer Benutzer hinzukommt, |
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wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, |
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wenn ein Mitarbeiter die Arbeitsgruppe wechselt? |
Microsoft Outlook
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Was ist Outlook? |
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Aus welchen Komponenten besteht Outlook? |
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Wie und von wem wird Outlook installiert und gewartet? |
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Welche Einstellmöglichkeiten bietet Outlook? |
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Welche Adressbücher wird es geben? |
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Wie stellt man die Ansicht der Adressbücher und die Suchreihenfolge ein? |
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Was sind Kontakte? |
Kalenderfunktionen
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Wie verwaltet man persönliche Termine? |
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Wie werden Gruppentermine verwaltet? |
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Wie wird eine Besprechungsanfrage eingeleitet? |
Aufgabenfunktionen
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Wie werden persönliche Aufgaben verwaltet? |
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Wie können Aufgaben an andere Mitarbeiter delegiert werden? |
Öffentliche Ordner
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Welche Informationen können sie aufnehmen? |
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Wer darf öffentliche Ordner anlegen und verwalten? |
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Wozu sollen öffentliche Ordner im Unternehmen genutzt werden? |
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Welche Informationen sollen zukünftig in das Dateisystem, auf den Intranetserver und in öffentlichen Ordnern gespeichert werden? |
Abwesenheitsassistent von Outlook
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Wie funktioniert der Abwesenheitsassistent? |
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Wer benötigt ihn? |
Regelassistent für eingehende Post
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Wie funktioniert der Regelassistent? |
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Wer benötigt ihn? |
Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Projektierung\Schulung zwei Exceltabellen, mit deren Hilfe Sie den Schulungsaufwand für die Einführung von Exchange Server und Outlook detailliert planen können. In gleicher Weise können Sie bei der Planung des Schulungsbedarfs für Windows XP, Windows Vista, Word und anderer Produkte und Technologien wie z.B. Mobile Computing vorgehen: Sie stellen alle Aufgaben bzw. Features, die bezüglich einer Software oder Technologie von verschiedenen Anwendergruppen beherrscht werden müssen, in Form einer Matrix zusammen. Diese Matrix füllen Sie für die verschiedenen Anwendergruppen aus und fügen zum Beispiel ein »x« ein, wenn eine Anwendergruppe in einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Feature geschult werden muss. Sie können statt des »x« auch mehrere Zeichen eintragen, z.B. ein »i« für »intensive Schulung«, ein »s« für »Schulung« und ein »u« für »Schulungsbedarf unbekannt«. Das Ergebnis dieser Zusammenstellung übergeben Sie der Schulungsabteilung des Unternehmens bzw. einem externen Schulungsanbieter, damit er Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot erstellen kann. Auf dieselbe Weise gehen Sie vor, um den Schulungsbedarf für Windows Server, Windows XP, Windows Vista, Word oder Excel zu ermitteln.
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Besorgen Sie zu jedem Thema ein Lehrbuch. Überprüfen Sie das Inhaltsverzeichnis des Lehrbuchs nach Stichworten, die in der Schulungsmatrix links als Spalten erscheinen können.
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Erstellen Sie auf einem Dateiserver, einem öffentlichen Exchangeordner oder unter SharePoint einen Ordner, in dem Sie alle Schulungsunterlagen und Anleitungen sammeln. Unterteilen Sie diesen Ordner nach Themen wie Windows XP, Windows Vista, Internet-Explorer, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SAP, CAD, Umgang mit Druckern, digitalen Kameras, Scannern, VoIP-Geräten (VoIP = Voice over IP), mobilen Geräten, Umgang mit Laptops im Offline-Modus usw. Fordern Sie die Mitarbeiter der IT-Abteilung auf, zu allen regelmäßig auftretenden Problemen und Fragen kurze und leicht verständliche Anleitungen mit Screenshots zu erstellen. Weisen Sie die Mitarbeiter des Unternehmens durch eine E-Mail auf diesen Ordner mit Anleitungen hin und bitten Sie darum, ein Feedback über fehlende und zusätzlich gewünschte Anleitungen zu geben.
Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Projektierung viele Vorlagen, Prüflisten und Hilfen für die Projektierung von Microsoft Active Directory und Exchange Server. Außerdem finden Sie in den Unterverzeichnissen von Mobile Computing, Office, Windows XP oder Windows Vista viele Tipps und Anleitungen, die Sie mit geringem Aufwand für Ihr Unternehmen anpassen und dann in den oben genannten Ordner für Anleitungen und Schulungsunterlagen aufnehmen können. Im Verzeichnis Projektierung ist der Artikel »Improving IT Efficiency at Microsoft Using Virtual Server 2005« aufschlussreich bezüglich des Themas Serverkonsolidierung.
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