27.25 Die Bedeutung von Outlook 

Outlook ist als Frontend zum Exchange Server nicht nur eine weitere Anwendung wie Excel oder Word, sondern kann als der Dreh- und Angelpunkt jeder Arbeit am PC in einem Unternehmen genutzt werden. Der Mitarbeiter eines Unternehmens startet morgens Outlook als übergeordnete Arbeitsoberfläche und wickelt über Outlook alle Aktivitäten ab, beispielsweise:

Nachrichten verschicken und lesen

Private Termine und Gruppentermine verwalten

Aufgaben und To-Do-Listen führen

Aufgaben delegieren und die Einhaltung der Fristen zur Erledigung überwachen

Eigene Dokumente oder Dokumente in öffentlichen Ordnern bearbeiten

Formulare jeder Art ausfüllen und abschicken wie Urlaubsanträge

Personalanforderungen, Materialanforderungen, Reisekostenabwicklung

Spesenabwicklung

Kontaktadressen pflegen

Somit kann das Gespann Exchange Server/Outlook, wenn es geschickt genutzt wird, die Basis für jede Art von Informationsbeschaffung und Informationsbereitstellung innerhalb eines Unternehmens und zu externen Personen oder Organisationen sein. Auch die Groupware- und Workflow-Möglichkeiten dieses Gespanns sind beachtlich, und ich frage mich, ob die im Small Business Server 2003 bereits integrierten SharePoint-Portaldienste geeignet sind, dem Exchange Server diese Funktionen streitig zu machen. Der Anwender muss, wenn die Funktionen des SharePoint Portal Servers genutzt werden, den Umgang mit einer weiteren Informationsquelle erlernen. Irgendwann wird es den Anwender aber verwirren, welche Informationen er nun in der Gruppenablage des Dateisystems, auf dem Exchange Server, auf dem SharePoint Portal Server oder dem Intranetserver finden oder ablegen soll. Zu viele Köche verderben den Brei, und zu viele Breie verderben den Koch und dessen Kunden.

Der Exchange Server kann prinzipiell auch von außerhalb des Firmennetzes erreicht werden, und zwar nicht nur über einen Computer mit installiertem Outlook, sondern über einen beliebigen Internetbrowser. Der Mitarbeiter kann, wenn die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens dieses erlauben, aus einem Hotel oder Internet-Café oder direkt beim Kunden in jedem Ort der Welt seine Nachrichten und Aufgaben lesen, Nachrichten und Aufgaben zuweisen und den Inhalt öffentlicher Ordner einsehen. Nutzt er die Synchronisationsmöglichkeiten von Outlook für den Offline-Betrieb, so kann er das globale Adressbuch als Offline-Adressbuch nutzen und bestimmte öffentliche Ordner, z.B. Projektordner, mit seinem Laptop regelmäßig synchronisieren. Er kann im Offline-Modus Nachrichten verfassen, Aufgaben zuweisen und Besprechungsanfragen erstellen. Er kann offline Inhalte von öffentlichen Ordnern einsehen, bearbeiten und neue Beiträge erstellen. Sobald er wieder online ist, werden die Mails und Besprechungsanfragen verschickt und seine Offline-Inhalte mit den öffentlichen Ordnern des Exchange Server synchronisiert. Damit ist die Kombination von Exchange Server und Outlook ideal für Telearbeiter, Außendienstmitarbeiter und Projektleiter, die viel unterwegs wird. Durch die Kombination von Handy, Notebook und Outlook Web Access (OWA) ist er auch vom Zugriff auf das Festnetz unabhängig. Auf der Buch-DVD finden Sie zu diesen Themen weiterführende Informationen.