27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
Das Geschäft mit dem Ausland, früher eine Domäne für große Konzerne und spezielle Unternehmen aus der Branche Im- und Export, wird auch für immer mehr mittelständische Unternehmen und Handwerksbetriebe bedeutsamer. Damit diese Unternehmen dort mitmischen können, müssen Broschüren, Kataloge, Verträge, Produktbeschreibungen, Handbücher und alle Arten von Geschäftsbriefen zukünftig in anderen Sprachen, besonders in der Weltsprache Englisch abgefasst werden. Daneben wird natürlich auch die E–Mail für die Korrespondenz mit dem Ausland immer wichtiger. Die Sachbearbeiter sind auf diese neuen Anforderungen oft gänzlich unvorbereitet.
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Wie verfasst man eine Mängelrüge formgerecht und inhaltlich korrekt in einer anderen Sprache? |
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Wie redet man den Adressaten in Englisch an? |
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Welche Grußformeln sollte man verwenden? |
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Was sind die englischen Übersetzungen von Begriffen wie »unfrei«, »Postanweisung« oder »Mehrwertsteuer«? |
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Was bedeuten die verschiedenen Abkürzungen in den verschiedenen Weltsprachen? |
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Welche Abkürzungen gibt es speziell in E–Mails? |
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Was verbirgt sich hinter den englischen oder US-amerikanischen Maßeinheiten und Gewichtseinheiten? |
Der Administrator des Exchange Server kann die Sachbearbeiter hinsichtlich dieser Problematik praxisnah unterstützen. Er erstellt dazu z.B. einen öffentlichen Ordner namens Wirtschaftskorrespondenz in Englisch und bei Bedarf in anderen Sprachen auf dem Exchange Server und füttert diese Ordner mit Informationen.
Auf der Buch-DVD finden Sie im Ordner Beispiele für öffentliche Ordner in Exchange viele Ideen und Inhaltssammlungen. So finden Sie dort folgende Dokumente:
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Englische Briefe – Anrede und Schlussformel |
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Wirtschaftsenglisch – Abkürzungen und Kurzwörter |
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Wirtschaftsenglisch – Akronyme oder Initialwörter |
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Wirtschaftsenglisch – Maße und Gewichte |
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Wirtschaftsenglisch – Postalische Begriffe |
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Wirtschaftsvokabular – Deutsch-Englisch |
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Wirtschaftsvokabular – Englisch-Deutsch |
Diese Beispielsammlung sollten Sie ergänzen oder ähnliche Beispielsammlungen für andere Sprachen zusammenstellen. Sie besorgen sich ein entsprechendes Fachbuch aus dem Einkauf oder dem Vertrieb. Sie sichten den alten Schriftverkehr und scannen immer wiederkehrende Formulierungen, Redewendungen und Vokabeln ein. Sie stellen für häufig vorkommende Vorgänge eine Sammlung von Mustergeschäftsbriefen zusammen: Werbebrief, Anfrage, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Reklamation, Mahnung, Personalanzeige usw.
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