27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen 

Häufig wird für ein Unternehmen nach außen eine anonyme Mailadresse wie info@company.com bekannt gegeben, z.B. auf der Webseite des Unternehmens oder auf den Briefbögen. An diese Mailadresse können Anfragen gerichtet werden, wenn der Absender keinen direkten Ansprechpartner kennt. Ebenso existieren aber in vielen Unternehmen E–Mail-Adressen wie z.B. vertrieb@company.com, publicrelations@company.com oder redaktion@company.com. Für eingehende Faxe kann ebenso ein öffentlicher Ordner angelegt und E-Mail-aktiviert werden (siehe nächste Abbildung).

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass durch gezielte Berechtigungsvergabe z.B. alle Mitarbeiter der Redaktion die Mails einsehen können, die an die Adresse redaktion@company.com gesendet wurden. Auch eingehende Faxe sind an zentraler Stelle für alle Berechtigten zugänglich.

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Viele Unternehmen gehen inzwischen sogar dazu über, für Mitarbeiter generell nur noch den innerbetrieblichen E–Mail-Austausch zu gestatten und nur denjenigen Mitarbeitern den Mailaustausch nach außen unter einer persönlichen E–Mail-Adresse zu gewähren, die aufgrund ihrer Position geschäftlich mit externen Partnern und Kunden per Mail kommunizieren sollen. Für die Abteilungen werden dann nur noch Abteilungs-Mailadressen wie einkauf@company.com angelegt. Derartige Maßnahmen vermindern nicht nur maßgeblich die nicht gewünschte private Nutzung von E–Mails mit den hinlänglich bekannten Kosten, sie reduzieren auch die Belastung durch Viren und Spam sowie die Risiken durch Hackerangriffe.

Ein öffentlicher Ordner, der für den zentralen Post- und Faxeingang einer Abteilung eingerichtet wird, kann über die Registerkarte Ordnerverwaltung auch zum moderierten Ordner gemacht werden. Als Moderator kann der Abteilungsleiter oder das Sekretariat fungieren. Der Moderator sichtet die eingehenden Mails und gibt sie an die Sachbearbeiter weiter. Wird diese Lösung mit der vorgestellten Helpdesk-Lösung kombiniert, so kann der Moderator und Helpdesk-Leiter jederzeit Auskunft geben, welcher Mitarbeiter gerade mit welchem Vorgang beschäftigt ist und welchen E–Mail-Verkehr es zu diesem Vorgang gibt.