27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren 

Wenn man einen öffentlichen Exchange-Ordner über die Registerkarte Ordnerverwaltung zum moderierten Ordner umgestaltet, so kann man dort die Option aktivieren, dass auf eingehende E–Mails mit einer Standardantwort reagiert wird.

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Stattdessen können Sie in der Registerkarte Ordnerverwaltung aber auch auf die Schaltfläche Ordner-Assistent klicken und eine Regel eingeben. Sie klicken auf Regel hinzufügen und im Regelassistenten wählen Sie Antworten mit. Klicken Sie anschließend auf Vorlage, um einen Standardbetreff wie »Vielen Dank für Ihre Nachricht« und einen Nachrichtentext wie »Ihre Nachricht wird schnellstmöglich von uns bearbeitet« einzugeben, der jedem Versender zugeschickt wird. Zum Schluss wählen Sie nicht Senden, sondern schließen das Fenster. Die Standardantwort wird gespeichert und es erscheint ein Fenster mit folgendem Text: Diese Regel betrifft alle eingehenden Nachrichten. Ist das Ihre Absicht?

Anschließend schicken Sie eine E–Mail an den öffentlichen Ordner, um das Funktionieren der automatisch generierten Antwort zu testen. Sie können nun auch von außerhalb jederzeit testen, ob der Exchange Server einwandfrei läuft, indem Sie eine kurze Testnachricht an den öffentlichen Ordner schicken. Die Funktion einer automatisch generierten Antwort kann zum Beispiel für eingehende Bestellungen, Bewerbungen oder Buchungen genutzt werden. Denkbar ist aber auch, mit einer derartigen Standardantwort zu testen, ob es den Absender überhaupt gibt oder ob es sich um Spam handelt. Gibt es den Absender nicht, so erscheint im öffentlichen Ordner bald eine Unzustellbarkeitsmeldung. Sie müssen dann weitere Regeln entwerfen, die Mails mit ähnlichem Inhalt sogleich endgültig löschen.

Damit automatische Antworten auf externe E–Mails überhaupt zugelassen sind, muss die entsprechende Option im Exchange System-Manager unter Globale Einstellungen · Internet-Nachrichtenformate in den Eigenschaften von Standard und dort in der Registerkarte Erweitert aktiviert sein.

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