27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen 

Öffentliche Ordner können sensible Daten enthalten, die dem Datenschutz unterliegen. Dem Unternehmen kann ein beträchtlicher Schaden entstehen, wenn derartige Daten in falsche Hände geraten. Wenn Sie z.B. alle Anschriften und sonstige Daten zu Kunden in einen öffentlichen Ordner vom Typ Kontakte einstellen und den Außendienstlern erlauben, unbeschränkt auf alle Kundenadressen zuzugreifen und diesen Ordner sogar offline zu verwenden, so besteht die Gefahr, dass diese für die Konkurrenz äußerst wertvolle Adressensammlung irgendwann den Besitzer wechselt. Wie kann verhindert werden, dass ein Außendienstler den Arbeitgeber wechselt und diese Adressensammlung seinem neuen Arbeitgeber zugänglich macht? Das Problem beschränkt sich aber nicht nur auf den Außendienstler. Ein beliebiger Mitarbeiter könnte auf die Idee kommen, die Adressensammlung über einen Mittelsmann einem Adressenhändler zu verkaufen.

Sie sollten die Zugriffsberechtigungen auf derartige Adressensammlungen so restriktiv einstellen, dass z.B. die für das Verkaufsgebiet Süd zuständigen Vertriebsmitarbeiter auch nur auf den Adressbestand Süd zugreifen können und nicht auf andere Bestände. Dazu müssen dann mehrere Kontaktordner angelegt werden.