27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
Um in Outlook offline arbeiten zu können, wählen Sie zuerst Datei · Offline arbeiten. Dieser Menüpunkt steht nicht zur Verfügung, wenn in den Exchange Server-Einstellungen die Option Exchange-Cache-Modus verwenden deaktiviert ist und wenn auch keine lokale PST-Datei angelegt wurde, um Outlook-Elemente lokal statt auf dem Exchange Server speichern zu können. Um das sicherzustellen, starten Sie Outlook 2003 und klicken in der Menüleiste von Outlook auf Extras und anschließend E-Mail-Konten. Im E-Mail-Konten Assistent wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und dann Weiter. Aktivieren Sie das Konto Microsoft Exchange Server und klicken Sie auf Ändern. Aktivieren Sie im Fenster Exchange Server-Einstellungen die Option Exchange-Cache-Modus verwenden. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. In der Registerkarte Erweitert aktivieren Sie die Option Öffentliche Ordner-Favoriten downloaden. Nach einem Neustart von Outlook werden die geänderten Einstellungen übernommen.
Um einen bestimmten öffentlichen Exchange-Ordner in Outlook offline verfügbar zu machen, muss der Benutzer in den Favoriten eine Verknüpfung zu diesem Ordner erzeugen und der Ordner muss als Teil einer Übermittlungsgruppe synchronisiert werden. Übermittlungsgruppen definieren Sie in Outlook 2003 über Extras · Senden und empfangen · Übermittlungseinstellungen. Enthält ein öffentlicher Exchange-Ordner weitere Unterordner, so muss für jeden Unterordner, der ebenfalls offline benötigt wird, eine eigene Verknüpfung unter Favoriten erzeugt werden. Wenn Sie jedoch die Eigenschaften eines öffentlichen Ordners öffnen, so finden Sie die Registerkarte Favoriten, können dort die Option Neue untergeordnete Ordner diesem Ordner hinzufügen aktivieren und darunter die Option Alle untergeordneten Öffentlichen Ordner auswählen.
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