18.19 Lizenzrechtliche Probleme 

18.19.1 Microsoft Office oder OpenOffice? 

Sollte ich als Autor eines Buches mit dem Titel »Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk« die Erörterung dieser Frage nicht besser übergehen? Nein, denn meine Leistung wird nicht von Microsoft bezahlt, sondern von den Lesern dieses Buches. Galileo Computing bietet das Buch »OpenOffice.org – Einstieg und Umstieg« von Thomas Krumbein an, und wer wie ich dieses Buch und andere Testberichte gelesen hat und anschließend OpenOffice ausprobierte, der weiß, dass dieses kostenlose Produkt erstaunlich leistungsfähig ist. Es unterstützt jedoch keine Gruppenrichtlinien, weil die generellen Einstellungen und die benutzerspezifischen Einstellungen nicht in der Registrierdatenbank, sondern in speziellen Dateien festgehalten werden. Mit ein wenig Nachdenken und geeigneten Freewaretools sind diese Probleme jedoch wahrscheinlich irgendwie lösbar.

Technisch spricht auch nichts dagegen, ein RIS-Abbild von einem Windows-XP-Client mit installiertem OpenOffice zu erstellen, und auch Tools von Drittanbietern wie Ghost oder TrueImage zieren sich nicht, ein Abbild einer Festplatte mit installiertem OpenOffice zu erzeugen.

Microsoft Office versus OpenOffice

OpenOffice ist vergleichbar zu Microsoft Office inzwischen leicht erlernbar und intuitiv nutzbar. Die im zugehörigen Tabellenverarbeitungsprogramm verwendeten Formeln sind bezüglich der Syntax weitgehend identisch mit Microsoft Excel. Der Schulungsaufwand ist zumindest für einen Durchschnittsanwender wahrscheinlich nicht höher als bei Microsoft Office. Ein Unternehmen, das komplexe Excel-Tabellen, Word-Makros und Access-Datenbanken einsetzt, hätte jedoch mit einem erhöhten, wenn auch einmaligen Umstellungsaufwand zu rechnen.

Ein größeres Problem ist eher, dass die mit OpenOffice erzeugten Dokumente nicht voll kompatibel zu Microsoft Office sind. Besonders beim Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen kann dies zu erheblichem Mehraufwand führen, und noch arbeitet die Mehrzahl der Mitarbeiter von Unternehmen mit Microsoft Office. Ein großer Pluspunkt von OpenOffice ist, dass Dokumente ohne ein Tool eines Drittanbieters sofort im PDF-Format gespeichert werden können. Gerade in der Geschäftswelt ist es oft wünschenswert, dass Dokumente in einem nicht mehr veränderbaren Format ausgetauscht werden. Wird zum Beispiel ein Angebot, eine Bauzeichnung oder eine Tabellenkalkulation an einen Geschäftspartner verschickt, so kann es bei einem späteren Rechtsstreit entscheidend sein, dass dieses Dokument weder vom Versender noch vom Empfänger nachträglich manipulierbar war. Es gibt für Geschäftsvorgänge gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Jedes Unternehmen sollte darüber nachdenken, alle Dokumente, die dieser Aufbewahrungspflicht unterliegen, in einem unveränderbaren Format z.B. als PDF-Dokumente zu archivieren.

Sie finden jedoch z.B. auf der Buch-DVD kostenlose oder kostengünstige PDF-Tools wie z.B. FreePDF, um aus allen Anwendungen heraus PDF-Dokumente zu erzeugen, und Office 2007 soll das ebenfalls können.

Fraglich ist jedoch, ob sich ein Umstieg auf OpenOffice langfristig rechnet. Für einen derartigen Kosten-Nutzen-Vergleich dürfen niemals nur die Anschaffungskosten berücksichtigt werden, denn dann wäre die Entscheidung eindeutig. Microsoft brachte in den Jahren 1995, 1997, 2000, 2002 und zuletzt 2003 eine neue Version von Office auf den Markt, und Office 2007 steht kurz vor der Einführung. Doch muss ein Unternehmen diese schnellen Versionswechsel nicht mitmachen. Unternehmen, die im Jahr 2000 und 2001 Microsoft Office 2000 ausrollten, konnten mit dieser Version gut und gerne bis heute leben. Und wenn Sie jetzt Office 2003 oder Office 2007 ausrollen, können Sie die Lizenzkosten technisch gesehen über mindestens fünf Jahre, meiner Meinung nach sogar erheblich länger abschreiben. Kalkulieren Sie einmal, was eine Microsoft Office Small Business Edition (besteht aus Word, Excel und Outlook) über fünf Jahre und angenommene 220 Arbeitstage pro Jahr kostet, und setzen Sie die Kosten in Relation zu den durchschnittlichen Kosten eines Sachbearbeiters (Personalkosten + Arbeitsplatzausstattung + Raummiete etc.).

Windows XP und Windows Vista versus Linux

Wenn man erwägt, ob OpenOffice eine brauchbare Alternative zu Microsoft Office sein könnte, schließt sich dann nicht sofort die Frage an, ob man auch das Betriebssystem durch ein Open-Source-Betriebssystem wie Linux ersetzen sollte? Solange jedoch Office-Anwendungen, egal ob Microsoft Office oder OpenOffice, nicht das eigentliche Business ausmachen, sondern die kaufmännische Anwendung, Grafikprogramme oder CAD, stellt sich die Frage anders: Laufen diese geschäftskritischen Anwendungen unter einem Open-Source-Betriebssystem? Wenn nicht, so hat sich das Thema hier erledigt. Und wenn z.B. Ihre kaufmännische Anwendung nur im Zusammenspiel mit Microsoft Office fehlerlos läuft, ist eigentlich auch die Entscheidung eindeutig, welches Office-Programm Sie einsetzen müssen.

Mit dem Small Business Server 2003 hat Microsoft für Unternehmen mit weniger als 75 Arbeitsplätzen eine Lösung auf den Markt gebracht, die bezüglich der Lizenzkosten, des Leistungsumfangs, des einmaligen Installationsaufwands und des langfristigen Verwaltungsaufwands äußerst attraktiv für die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen ist. Die Standard Edition, die für viele Unternehmen ausreichend ist, kostet ca. 600 Euro und beinhaltet fünf Clientzugriffslizenzen. Vergleicht man die Kosten weiterer CALs für den SBS 2003 mit den Kosten von CALs für die Einzelserverprodukte und berücksichtigt man, dass eine SBS-2003-CAL den Zugriff auf die Datei- und Druckserver, Exchange Server, einen abgespeckten Portal Server (beinhaltet Dokumentenmanagementsystem!) und zentrale Faxserverdienste beinhaltet, so dürften die Total Costs of Ownership der gesamten Lizenzkosten, verteilt auf fünf Jahre Nutzung, keinen Vergleich mit Open Source-Lösungen scheuen müssen.

18.19.2 Welche Microsoft-Office-Edition einsetzen? 

Entscheiden Sie sich für den Einsatz von Microsoft Office, so haben Sie die Wahl zwischen vielen Editionen: Office Small Business, Office Standard, Office Professional, und dort wiederum zwischen mehreren Lizenzierungsmethoden. Laut dem Artikel »Using Windows XP Professional with Service Pack 1 in a Managed Environment« der Microsoft-Website kann ein Unternehmen schon ab fünf Lizenzen einen Volume License Key erhalten und damit das leidige Problem der Softwareaktivierung lösen:

»Choosing volume licensing so that individual product activation need not take place.

If you use the rights granted under a volume licensing agreement to purchase or re-image software, you cannot and need not perform activation on the individual computers that are installed under the volume license. Qualifying as a volume licensing customer is not difficult. Customers can qualify for the Microsoft Open Licensing program by purchasing as few as five licenses. For more information, see the Microsoft licensing Web site at: www.microsoft.com/licensing«

Wenn der Großteil Ihrer Anwender nur Office Small Business oder Office Standard benötigt und nur wenige Anwender zusätzlich Microsoft Access nutzen, ist es lizenzrechtlich sauber und von der Kostenseite her überlegenswert, nur Office-Small-Business-Lizenzen bzw. Office-Standard-Lizenzen zu kaufen und zusätzlich die benötigte Anzahl Access-Lizenzen separat zu erwerben.

Die Microsoft-Office-Komponenten Word, Excel und Outlook werden in einem Unternehmen in der Regel an jedem Arbeitsplatz benötigt. PowerPoint wird oft nur von wenigen Anwendern genutzt, gehört aber sowohl zum Paket Office Standard als auch zum Paket Office Professional dazu. Es gibt aber auch den kostenlosen PowerPoint-Viewer. Da jeder Anwender zumindest PowerPoint-Shows, die z.B. von der Abteilung Benutzerbetreuung oder der Abteilung Organisation erstellt werden, betrachten können soll, sollte diese Komponente auch in das Standardabbild aufgenommen werden. Vielleicht werden Sie Bedenken haben, dass der Sachbearbeiter seine Arbeitszeit damit verschwenden wird, mit PowerPoint herumzuspielen, obwohl sein Fachgebiet durch eine kaufmännische Anwendung abgedeckt ist. Doch zeigt die Erfahrung, dass diese anfängliche Neugierde bezüglich neu verfügbarer Anwendungen, die für die tägliche Arbeit aber irrelevant sind, schnell nachlässt. Außerdem besteht die Möglichkeit, über eine Gruppenrichtlinie den Aufruf von Anwendungen wie PowerPoint nur für eine spezielle Anwendergruppe zu erlauben. Es ist jedoch im Nachhinein viel aufwändiger, eine nicht mitinstallierte Komponente von Microsoft Office hinzuzuinstallieren, wenn der Anwender sie schließlich doch benötigt, als im Standard-Abbild gleich alle Komponenten zu installieren.

Anders stellt sich die Frage zu Microsoft Access. Selbst bei Einsatz von preisgünstigen Lizenzen aus einem Select-Vertrag ist der finanzielle Mehraufwand beträchtlich, wenn man auf vielen hundert Computern Office Professional statt Office Standard installiert, damit alle Mitarbeiter Access-Datenbanken einsehen und bearbeiten können.

Bezüglich des Einsatzes von Microsoft Access müssen Sie folgende Fragen klären:

Reicht für die Mehrzahl der Arbeitsplätze die Installation von Microsoft Office Small Business oder Standard aus oder gibt es viele Arbeitsplätze, auf denen Microsoft Access benötigt wird?

Ist es bezüglich der Lizenzkosten sinnvoll, für die Arbeitsplätze, auf denen Access-Datenbanken erzeugt werden, Microsoft-Office-Professional-Lizenzen zu erwerben, oder ist es kostengünstiger und bezüglich des Installationsaufwandes sinnvoller, die benötigte Anzahl von Microsoft Access-Einzellizenzen zu erwerben und hinzuzuinstallieren?

Wenn nur wenige Anwender Access-Datenbanken erstellen, diese Datenbanken aber von anderen Anwendern mitgenutzt werden, reicht es dann aus, wenn auf den Arbeitsplätzen, auf denen keine Access-Datenbanken erstellt werden, nur die Runtime-Version von Access installiert wird?

Ist eine professionelle Datenbank wie z.B. die kostenlose SQL Server 2005 Express Edition auf Dauer besser geeignet für die Anwendungen, die bisher mit Microsoft Access erledigt wurden, und ist es für viele Anwender einfacher, über in SharePoint Webparts eingebettete Ad-hoc-Abfragen auf SQL-Datenbanken die benötigten Auswertungen zu bekommen?

Lizenzrechtlich ist es übrigens seitens Microsoft nicht gestattet, auf bestimmten Computern Microsoft Office Professional ohne die Access-Komponente zu installieren und für diese Anzahl von Computern dann nur Office-Standard-Lizenzen zu erwerben. Dieses wäre zwar technisch die einfachste Installationsart und mit Office-Professional-CDs mit Volume License Key möglich. Es ist aber laut Auskunft von Microsoft nicht zulässig.

Ein potenzieller Lösungsansatz für den Einsatz von Microsoft Access

Wenn die Mehrheit der Anwender keinen Zugriff auf Access benötigt, nur wenige Anwender Access-Datenbanken erstellen müssen und eine begrenzte weitere Anzahl von Anwendern eventuell noch mit diesen Access-Datenbanken arbeiten muss, jedoch selbst keine Access-Datenbanken erstellen oder Änderungen am Design der Datenbanken vornehmen muss, erscheint folgender Vorschlag zumindest bezüglich des Installations- und Pflegeaufwands optimal:

Sie erwerben für alle Arbeitsplätze Office-Standard-Lizenzen und erstellen ein Komplettabbild, das Office Standard enthält. Dieses Abbild installieren Sie auf allen Computern des Unternehmens.

Sie erwerben für diejenigen Mitarbeiter, die Access-Datenbanken erstellen müssen, eine entsprechende Anzahl Lizenzen für das separate Microsoft-Produkt Access. Nach derselben Methode, mit der Sie in der Freigabe Install des Servers eine administrative Installation von Office 2003 Standard mit integriertem Service Pack erstellt und mit Hilfe des Tools Custom Installation Wizard aus dem Office Resource Kit eine MST-Datei erzeugt haben, um Office 2003 auf allen Computern vorkonfiguriert automatisch installieren zu können, erstellen Sie dann im Verzeichnis \\s1\install\Access eine administrative Installation von Access mit integriertem Service Pack.

Sie wenden auf dieses Verzeichnis erneut das Tool Custom Installation Wizard des Office Resource Kits an und erzeugen eine weitere MST-Datei für eine angepasste Installation von Access.

Auf den Computern, auf denen Access benötigt wird, installieren Sie es später über den Befehl setup.exe TRANSFORMS=D:\install\Access\Access.MST /qb- automatisch hinzu, nachdem das Standardimage, das Office 2003 Standard bereits enthält, aufgespielt wurde.

Für Arbeitsplätze, an denen lediglich Access-Datenbanken geöffnet werden, um Datensätze einzusehen oder zu bearbeiten, installieren Sie die Access-Runtime-Version.

Unter www.arstechnica.de/computer/msoffice/runtime.html habe ich den Artikel »Lizenzgebühren sparen mit Access Runtime-Version« von Ralf Pfeifer gefunden. Der Artikel beschreibt, wie man von einer Access-Datenbank eine Runtime-Version erzeugt und Anwender diese Access-Datenbank anschließend nutzen können, ohne dass auf ihren Computern Access installiert ist. Sie finden den Artikel auf der beiliegenden DVD.

Durch diese Vorgehensweise minimieren Sie die Anzahl der benötigten Komplettabbilder und damit auch den Pflegeaufwand, der sich später ergeben wird, wenn die Abbilder überarbeitet werden müssen, weil neuere Versionen oder neue Service Packs, Patches und Hotfixes eingearbeitet werden müssen oder weil weitere Anwendungssoftware in das Standardimage eingefügt werden soll. Die Vorgehensweise ist lizenztechnisch sauber. Wenn ein Anwender, der bisher keine Access-Datenbanken erstellen musste, später Zugriff auf Access benötigt, so müssen Sie Office Standard nicht erst komplett de- und danach Office Professional installieren. Stattdessen wird eine weitere Lizenz von Microsoft Access erworben und mittels der erzeugten Konfigurationsdatei Access.MST mit geringem Aufwand hinzuinstalliert.

Abschließend sei der Hinweis gegeben, dass man mit Microsoft Office 2003 Small Business keine administrative Installation auf einem Server erzeugen kann. Die Installation von einem komprimierten Abbild, das auf dem Server liegt, ist aber möglich.