28.4 Ressourcen anlegen 

Ressourcen sind z.B. Besprechungsräume, Dienstfahrzeuge, Beamer oder Overheadprojektoren. Eine Ressource wird, technisch gesehen, wie ein Mitarbeiterkonto angelegt, indem ein postfach-aktiviertes Benutzerkonto für die Ressource erzeugt wird. Anschließend wird jedoch einem oder mehreren Mitarbeitern der Zugriff auf das Postfach dieser Ressource erlaubt, denn diese Mitarbeiter sollen die Ressource verwalten.

Wozu sind Ressourcen gut? Ein Beispiel dazu: Ein Mitarbeiter möchte drei Kollegen zu einer Besprechung im Sitzungsraum 238 einladen. Er benötigt für eine Präsentation einen Overheadprojektor. Der Mitarbeiter startet Outlook und wählt Datei · Neu · Besprechungsanfrage. Er gibt das Thema der Besprechung an:

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Jetzt möchte er herausfinden, ob und wann am gewünschten Termin der Besprechungsraum und ein Projektor verfügbar sind und ob die Kollegen Zeit haben. Dazu wählt er die Registerkarte Teilnehmerverfügbarkeit.

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Über die Schaltfläche Weitere einladen können die gewünschten Kollegen und die benötigten Ressourcen ausgewählt werden. Wenn alle Mitarbeiter ihre Kalender unter Outlook pflegen und Ressourcen nicht mehr mündlich zugesagt werden, sondern nur noch über Outlook und Exchange Server, so kann der Mitarbeiter sehen, wann die Kollegen und die gewünschten Ressourcen verfügbar sind. In obigem Beispiel würde der zuerst gewünschte Termin 8:00 Uhr sich mit einem anderen Termin überschneiden. Deshalb verschiebt der einladende Mitarbeiter die Balken auf die Zeitspanne 10:00 Uhr bis 11:30 Uhr, wechselt dann zurück zur Registerkarte Termin und wählt dann Senden.

Die Mitarbeiter, die die Ressourcen verwalten, erhalten eine Besprechungsanfrage für den Overheadprojektor und den Sitzungsraum 238. Wenn nichts dagegen spricht, wählen sie die Schaltfläche Zusagen. Dadurch wird im Kalender der Ressource der Termin gebucht, und der einladende Mitarbeiter erhält eine Bestätigung, dass die Ressource den Termin akzeptiert oder der eingeladene Mitarbeiter zugesagt hat.