28.3 Verteilerlisten für E–Mails 

Jeder Benutzer, für den ein Postfach eingerichtet wird, sollte auch in den Verteiler seiner Abteilung aufgenommen werden. Um einen Benutzer in eine Verteilerliste einzufügen, wählen Sie die Registerkarte Mitglied von und dort die Schaltfläche Hinzufügen. Dort tragen Sie den kompletten Namen der Verteilerliste oder einen Teil des Namens ein und wählen die Schaltfläche Namen überprüfen und danach OK. Legen Sie nicht mehr Verteilerlisten an als unbedingt nötig, damit Sie und die Anwender nicht den Überblick verlieren. Verteilerlisten werden von den Anwendern nur dann genutzt, wenn aus dem Namen klar hervorgeht, welche Personen Mitglieder des Verteilers sind. Überprüfen Sie, ob die Sicherheitsgruppen, die Sie angelegt haben, um Berechtigungen auf Gruppenverzeichnisse des Dateiservers zu vergeben, nicht selbst gleichzeitig als Verteilergruppen genutzt werden können, indem sie e-mail-aktiviert werden. Klicken Sie dazu die Sicherheitsgruppe mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Exchange-Aufgaben · e-mail-aktivieren. Wenn Sie die Aufbauorganisation Ihres Unternehmens durch verschachtelte universelle Sicherheitsgruppen einrichten und alle Sicherheitsgruppen e-mail-aktivieren, können Sie bis auf wenige Ausnahmen auf die Erstellung von expliziten Verteilerlisten verzichten. Eine Ausnahme könnte z.B. sein, dass Sie einen E–Mail-Verteiler benötigen, der sowohl Benutzerkonten der Domänen bzw. der Active-Directory-Gesamtstruktur als auch externe Kontakte aufnehmen soll, weil es externe Projektmitarbeiter gibt.

Benutzer können sich über die Outlook-Kontakte selbst eigene Verteiler erstellen und in einen derartigen Verteiler auch externe Kontakte aufnehmen. Schulen Sie also für solche Zwecke Ihre Mitarbeiter. Wenn für ein befristetes Projekt eine neue Verteilerliste angelegt werden soll, so machen Sie sich einen Erinnerungstermin in Ihren Terminkalender und fragen in regelmäßigen Abständen wieder nach, ob diese Projekt-Verteilerliste noch benötigt wird oder gelöscht werden kann. Halten Sie Ordnung in Ihren Verteilerlisten.