22.2 Neutrale Namen für Netzwerkdrucker und deren Freigaben vergeben 

Oft erlebt man, dass Netzwerkdruckern oder Netzwerkplottern Druckernamen und Freigabenamen gegeben wurden, in denen die Herstellerbezeichnung, der Druckertyp oder der Standort enthalten ist. Wenn es sich um große Netzwerke handelt, sind diese Netzdrucker vielen Anwendern manuell oder über ein Skript zugewiesen worden. Zugewiesene Netzdrucker stehen dabei übrigens in der Benutzerkonfiguration (HKEY_CURRENT_USER) und nicht in der Computerkonfiguration der Clients. Muss nun ein Netzwerkdrucker durch ein anderes Modell ersetzt werden (Gerät defekt, Wartungsvertrag ausgelaufen, neueres Modell soll älteres Modell ersetzen), so steht man vor einem Dilemma: Der alte Name passt nicht mehr. Richtet man den neuen Drucker unter einem anderen Namen ein, so können viele Benutzer nicht mehr drucken, bis in den Benutzerprofilen der alte Netzdrucker durch den neuen ersetzt wird.

Viel einfacher ist es, wenn Netzdrucker und deren Freigaben einen neutralen Namen erhalten, z.B. P001 bis P999 (»P« für Printer und Plotter) oder DR001 bis DR999 (»D« für Drucker). Denn dann kann man einfach auf dem Druckserver die Druckertreiber austauschen, statt den Netzdrucker löschen und einen neuen Netzdrucker installieren und freigeben zu müssen. Druckerattribute wie Druckertyp und dessen Standort kann man bei der Einrichtung auf dem Server in die Felder Ort und Kommentar eingeben und dort jederzeit an zentraler Stelle ändern. Am Drucker sollten Sie einen gut sichtbaren Aufkleber mit dem Namen des Druckers anbringen. Je einfacher der Druckername ist, desto weniger Fehler gibt es, wenn der Drucker einem Benutzer zugewiesen werden muss oder wenn die Hotline am Telefon herausfinden muss, auf welchen Drucker ein Benutzer zukünftig drucken möchte oder mit welchem Drucker ein Benutzer Probleme hat.

Der Benutzer sollte das Fenster »Drucker und Faxgeräte« aufrufen, die Ansicht auf Details umstellen, mit der Maus die Reihenfolge der Spalten sowie deren Breite so anpassen, dass er mit einem Blick erkennen kann, welcher Drucker mit welcher Funktion (Spalten Name und Kommentar) an welchem Standort (Spalte Ort) verfügbar ist. Die Vorgehensweise zur sinnvollen Einstellung der Ansicht dieses Fensters muss dem Benutzer gezeigt werden.