32.8 Gesetzliche Archivierungspflicht für E-Mails und geschäftsrelevante digitale Dokumente 

32.8.1 Rechtsvorschriften für Archivierung 

E-Mail-Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Die Finanzbehörde ist laut § 147 Abs. 6 AO berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Während der Archivierung müssen die Dokumente für die Finanzbehörden maschinell auswertbar sein. Der Steuerpflichtige muss die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)« und ergänzenden »Fragen und Antworten« vom 6. März 2003 sowie 1. Februar 2005 konkretisiert. Hiermit werden die seit dem Schreiben des BFM vom 7.11. 1995 bestehenden »Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)« ergänzt.

32.8.2 Aufbewahrungsfristen 

Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art der Unterlagen ab. Steuerrelevante Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen müssen zehn Jahre archiviert werden. Versandte und empfangene Handelsbriefe einschließlich der geschäftsrelevanten E-Mails müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide oder richterliche und behördliche Auflagen ist allerdings möglich.

32.8.3 Haftung für gelöschte oder manipulierte geschäftsrelevante E-Mails 

Mitarbeiter, die geschäftsrelevante und archivierungspflichtige E-Mails irrtümlich als nicht geschäftskritisch einstufen, sie nachträglich verändern oder löschen, handeln im Hinblick auf die Aufbewahrungspflichten und die möglichen Folgen eines Verstoßes grob fahrlässig, vergleichbar, als würden sie Papierbelege und Handelsbriefe nachträglich manipulieren oder vernichten. Im Außenverhältnis, d.  h. gegenüber dem Finanzamt, Geschäftspartnern und Kunden haftet jedoch i.  d.  R. das Unternehmen für seine Mitarbeiter, so dass Verstöße dem Betrieb angelastet werden. Da die gesetzlichen Anforderungen häufig nicht bekannt sind, werden E-Mails nicht selten gelöscht, um teuren Speicherplatz frei zu machen. Was als dienstlich nicht mehr relevant gilt, wird häufig eigenmächtig entfernt, verändert oder kopiert und nach eigenen Ordnungsprinzipien archiviert.

Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Recht weitere Informationen zu den GDPdU, zur Archivierungspflicht für geschäftsrelevante E-Mails und elektronische Informationen sowie zu den Aufbewahrungsfristen. Im Verzeichnis Projektierung der Buch-DVD liegt der »Leitfaden für die Durchführung eines Projektes zu Abdeckung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)«.