16.2 Die Struktur von Tabellen definieren 

Die Arbeit mit Tabellen ist seit den ersten Excel-Versionen Schritt für Schritt vereinfacht worden. Es ist in den meisten Fällen nicht mehr notwendig, vor der Anwendung der Tabellenwerkzeuge spezielle Bereiche zu definieren. Excel sucht sich die zur Tabelle gehörenden Daten meist selbst zusammen. Ausnahme sind bestimmte Spezialfälle, bei denen zur Datenauswertung Kriterienbereiche definiert werden müssen.

Excel bietet zahlreiche sehr praktische Funktionen für die Auswertung solcher Tabellen an. Dazu gehören: die Möglichkeit, automatisch Teilergebnisse für Gruppen von Daten zu erzeugen, die Filter-Funktion und insbesondere die Erzeugung von interaktiven Pivot-Tabellen, mit denen Daten umgeordnet und unter wechselnden Gesichtspunkten zusammengefasst werden können. Mehr dazu in den Kapitel 17, Datenabfragen und Datenauszüge, und 18, Von Rohdaten zu Informationen.

Bestandstabelle für ein Weinlager 

Der erste Schritt beim Aufbau der vorgesehenen Tabelle für ein fiktives Weinlager besteht aus der Überlegung, welche Informationen notwendig sind, um den Lagerbestand effektiv zu verwalten. Praktisch schlägt sich diese Überlegung zunächst in der Überschriftenzeile der Tabelle nieder. Welche Spaltennamen notwendig sind, hängt natürlich vom Gegenstand der Tabelle ab, insbesondere aber auch von den Fragen, die mit Hilfe der Tabelle zu beantworten sind.

Ob Sie Ihre Überlegungen dazu nun im Kopf, auf einem Stück Papier oder gleich in einer Tabelle anstellen, ist eher eine Frage des persönlichen Arbeitsstils. Die Tabelle kann zum Ausprobieren aber schon deshalb gut genutzt werden, weil Sie Ihre ersten Versuche durch Drag&Drop-Operationen jederzeit korrigieren können, ohne immer wieder alles neu eingeben zu müssen.

Den Gegenstand bestimmen 

Die erste zu klärende Frage ist die nach dem Gegenstand der Tabelle. Was ist die Einheit, für die eine Zeile in der Tabelle Informationen bereitstellt? Die Einheit kann eine Person in einer bestimmten Eigenschaft sein, z. B. als Kunde oder Mitarbeiter. Sie kann eine Sache sein, wie etwa ein Artikel, ein Bausatz für ein Produkt, ein Vorgang wie eine Dienstleistung oder auch ein Tatbestand wie die Zuordnung von Personen zu verschiedenen Projekten. In unserem Beispiel ist der einzelne Wein die Einheit, identifiziert durch einen bestimmten Namen.

Informationspartikel 

Welche Informationen sind für jede Einheit erhältlich oder sollen beschafft und erfasst werden? Welche Unterscheidungsmerkmale und Ordnungskriterien sind notwendig oder sinnvoll?

Die Beantwortung dieser Fragen hängt davon ab, welche praktischen Entscheidungen auf der Basis der Tabelle zu treffen sind. Wollen Sie z. B. wissen, welche Weine aus dem Lager nachbestellt werden müssen, dürfen natürlich eine Spalte für den Mindestbestand und eine Spalte für den aktuellen Bestand nicht fehlen.

Als allgemeine Regel lässt sich formulieren: Nehmen Sie nur die Informationen in die Tabelle hinein, die für den Gegenstand und die erwarteten Fragestellungen notwendig sind. Überflüssige Informationen nehmen Platz weg, machen die Tabelle unübersichtlich und verlangsamen alle Abläufe. Es ist oft besser, mit mehreren Tabellen zu arbeiten, als mit einer Liste, die überflüssige Wiederholungen enthält. In einer Bestellliste muss z. B. nur die Lieferantennummer und nicht die komplette Lieferantenadresse erscheinen, wenn es eine Lieferantenliste gibt, in der der Lieferantennummer die Adresse zugeordnet ist.

Die Reihenfolge der Spalten ist im Prinzip beliebig, aber es ist natürlich sinnvoll, Informationen, die sachlich zusammengehören, auch nebeneinander anzuordnen. Solange die Tabelle nur wenige Spalten enthält, ist das alles nicht weiter tragisch. Bei Tabellen mit zahlreichen Spalten aber ist es hilfreich, die Informationen in den ersten Spalten unterzubringen, die die Sache oder die Person, um die es geht, eindeutig identifizieren.

Schlüsselspalten für den Zugriff 

In vielen Fällen ist es sinnvoll, ein oder mehrere Spaltennamen als Schlüsselfelder vorzusehen. Schlüsselfelder sind dazu da, einen bestimmten Datensatz eindeutig zu identifizieren. In unserem Beispiel ist das der Name des Weins. Statt des Namens könnte aber auch eine eindeutige Artikelnummer verwendet werden. Solche Nummern können sehr einfach mit einer Startnummer und mit Start/Bearbeiten/Füllbereich/Reihe erzeugt werden.

Datentypen und Feldlängen 

Niemand kann Sie daran hindern, ein bestimmtes Feld in der einen Zeile mit einer Zahl und in der nächsten mit einer Zeichenfolge zu füllen. Diese größere Freiheit kann aber auch Nachteile haben, z. B. bei einer späteren Sortierung, weil Excel Zahlen immer vor Zeichenfolgen einordnet. Wird also eine Artikelnummer einmal als Zahl und einmal als Zeichenfolge aus Zahlen eingegeben, gerät die Reihenfolge durcheinander. Außerdem treten Probleme bei der Formulierung von Suchkriterien auf. Wenn Sie z. B. die Postleitzahl einmal als Zahl und ein anderes Mal als Zeichenfolge eingegeben haben, kann es sein, dass bei einem Kriterium, das die Postleitzahl mit einer Zahl vergleicht, nicht alle Datensätze angezeigt werden.

Für die einzelnen Felder stellt sich also die Frage, welcher Datentyp in der jeweiligen Spalte verwendet werden soll. Ist es ein numerischer Wert, ein Datums- oder Zeitwert, ein Wahrheitswert oder eine Zeichenfolge? Im Unterschied zu einem speziellen Datenbankprogramm wie Access findet bei der Dateneingabe in eine Excel-Tabelle zunächst keine Prüfung des Datentyps oder der Länge der Eingabe statt, es sei denn, Sie steuern die Dateneingabe über ein entsprechendes Makro oder Sie verwenden Gültigkeitsregeln. Diese Funktion wurde in Abschnitt 3.5 ja bereits beschrieben. Sie bietet sehr gute Möglichkeiten zur Kontrolle der korrekten Dateneingabe, sie muss aber nicht verwendet werden.

Obwohl bei der Festlegung der Struktur der Tabelle darüber keine endgültige Entscheidung getroffen werden muss, ist es doch meist sinnvoll abzuschätzen, wie viel Platz die einzelne Information benötigt, um die Spaltenbreite entsprechend einzustellen.

Abschätzen der Datenmenge 

In die Planung einbezogen werden sollte auch die erwartete Gesamtmenge der Daten in der Tabelle. Dass die Tabelle immer auf ein Tabellenblatt beschränkt bleibt, ist allerdings aufgrund der enormen Erweiterung des Tabellenblatts in Excel 2007 kein Hindernis mehr.

Reicht aber der Hauptspeicher überhaupt aus, um mit der geplanten Tabelle umzugehen, oder muss die Tabelle gesplittet werden? Hier sind natürlich nur ungefähre Schätzungen möglich. Wenn Sie mit mehr als einer Tabelle arbeiten, sollten Sie festlegen, ob eine Verbindung zwischen den verschiedenen Tabellen bestehen soll. Gibt es eine gemeinsame Spalte, die in beiden Tabellen vorkommt und eine Verknüpfung erlaubt?

Regeln für die Wahl der Spaltennamen 

Bei der Wahl der Spaltennamen tun Sie gut daran, ein paar Regeln zu beachten:

• Die Spaltennamen sollten normalerweise eindeutig sein. Es ist zwar möglich, Spaltennamen auch mehrfach zu verwenden; bei der Funktion Spezialfilter führt dies aber zu Problemen, weil dann immer nur die erste Spalte, die einen bestimmten Namen verwendet, durchsucht wird, nicht aber die zweite Spalte mit demselben Namen.

• Vermeiden Sie Kommata, Punkte, Leerzeichen, Bindestriche und Semikola. Verwenden Sie keine Namen, die wie Zellbezüge aussehen. Ist die Beschriftung länger als der Inhalt der Spalte, sollten Sie eventuell einen Zeilenumbruch einfügen.

• Was die Länge der Spaltennamen betrifft, ist ein brauchbarer Kompromiss zwischen einem Namen, der sprechend ist, also genau erkennen lässt, worum es in der Spalte geht, und einem Namen, der möglichst kurz ist, sinnvoll. Wenn der Name sehr lang ist, haben Sie nicht nur mehr Arbeit bei der Formulierung von Abfragekriterien, die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern wächst ebenfalls.

Ist schließlich die Überschriftenzeile mit den Spaltennamen eingegeben, steht die Struktur der Tabelle fest. Hier die Abbildung der Überschriftenzeile für das Weinlager:

Überschriftenzeile für das Weinlager

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