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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007
3 Aufbau von Kalkulationstabellen
4 Entwicklung von Berechnungen mit Formeln
5 Gestaltung von Tabellenblättern
6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
7 Optimierungen
8 Grafische Präsentation von Daten
9 Diagramme optimal einsetzen
10 Tabellen grafisch aufbereiten
11 Verteilungsvorbereitung
12 Ausdruck und E-Mail-Versand
13 Excel-Daten im Web
14 Gemeinsame Arbeit an Arbeitsmappen
15 Tabellenfunktionen
16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
17 Datenabfragen und Datenauszüge
18 Pivot–Tabellen und -Diagramme
19 Arbeit mit externen Daten
20 Datenaustausch zwischen Anwendungen
21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
22 Routineaufgaben mit Makros automatisieren
23 Visual Basic für Applikationen
A Tastenkombinationen
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Excel 2007 - Das umfassende Handbuch von Helmut Vonhoegen
Buch: Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

1012 S., 39,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-89842-864-4
gp 21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
  gp 21.1 Austausch über die Zwischenablage
    gp 21.1.1 Word übernimmt Daten von Excel
    gp 21.1.2 Übernahme von Textpassagen aus Word
  gp 21.2 Dateien dynamisch verknüpfen
  gp 21.3 Einsatz von verknüpften Objekten
  gp 21.4 Ausgeliehene Leistungen mit eingebetteten Objekten

21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen

In diesem Kapitel werden die vielfältigen Methoden des Datenaustauschs zwischen verschiedenen Dokumenten und Anwendungen behandelt, die sich auf Teile von Dokumenten oder auf Objekte in Dokumenten beziehen. Das reicht von der einfachen Kopie bis zu eingebetteten oder verknüpften Objekten. Im Unterschied zum Import oder Export kompletter Dateien setzen die in diesem Abschnitt beschriebenen Methoden voraus, dass im Moment des Austauschs beide Anwendungen auf dem PC installiert sind. Dabei geht es insbesondere auch darum, in einem Dokument Informationen ganz unterschiedlicher Art miteinander zu mischen, etwa Tabellen mit Abbildungen oder Bildsequenzen.


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21.1 Austausch über die Zwischenablage  downtop

Die schlichteste Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen auszutauschen, ist der einfache Datenaustausch über die Zwischenablage. Was ist damit gemeint? Das Unterscheidungsmerkmal ist hier nicht, dass der Datenaustausch über die Zwischenablage stattfindet, denn dies erfolgt teilweise auch bei den anderen Formen des Datenaustauschs. »Einfach« bezieht sich in diesem Fall darauf, dass hier tatsächlich nur einmalig bestimmte Daten oder Objekte übertragen werden und dass anschließend auch keine Verbindung mehr zwischen dem Zieldokument und dem Quelldokument bzw. zwischen den beiden Anwendungen besteht.

Die Daten werden dabei entweder aus der Quelldatei ausgeschnitten, also entfernt, und landen in der Zieldatei, oder die Daten in der Quelldatei bleiben unberührt, die Zieldatei wird nur einmalig mit einer Kopie versorgt – und damit ist der Datenaustausch auch schon abgeschlossen.

Auf die sehr praktische Zwischenspeicherung von mehreren Datensätzen gleichzeitig über die Office-Zwischenablage, die die Systemzwischenablage ergänzt, wurde schon in Kapitel 3, Aufbau von Kalkulationstabellen, eingegangen. Sie kann natürlich insbesondere auch für den Austausch mit den anderen Office-Programmen genutzt werden.


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Wann ist der einfache Austausch über die Zwischenablage vorteilhaft?  downtop

In sehr vielen Fällen ist der Datenaustausch über die Zwischenablage vollkommen ausreichend. Dies gilt insbesondere, wenn eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die übertragenen Daten werden nur einmal benötigt.
  • Die Daten werden sich voraussichtlich nicht mehr ändern.
  • Selbst wenn die Originaldaten sich ändern, muss die Kopie nicht geändert werden.

Nehmen Sie als Beispiel etwa eine mit einem Grafikprogramm gezeichnete Skizze, die einer Tabelle beigefügt wird, in der ein Angebot für einen Kunden kalkuliert wird. Wenn nicht zu erwarten ist, dass das Angebot später noch überarbeitet werden muss, wäre beispielsweise eine Verknüpfung von Tabelle und Skizze nicht erforderlich.


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21.1.1 Word übernimmt Daten von Excel  downtop

Der Austausch über die Zwischenablage soll hier zunächst am Beispiel von Excel und Word etwas genauer behandelt werden. Das Tauschgeschäft kann hier natürlich in beide Richtungen betrieben werden. Eine Tabelle oder ein Diagramm aus einer Arbeitsmappe kann in einen Text in Word versetzt oder kopiert, eine mit Word verfasste Liste in das Tabellenblatt einer Arbeitsmappe übernommen werden.

Die markierte Tabelle in Excel


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Daten über die Zwischenablage exportieren  downtop

Nehmen Sie zunächst den ersten Fall. Ein kleiner Produktionsplan für eine Woche aus einer Excel-Arbeitsmappe soll direkt in ein Word-Dokument übernommen werden. Die notwendigen Schritte sind folgende:

1 Öffnen Sie in Excel die Datei, aus der die Tabelle übertragen werden soll.

2 Markieren Sie den entsprechenden Tabellenbereich.

3 Verwenden Sie den Befehl Start/Zwischenablage/Kopieren.

4 Ist Word und das Dokument, in das die Tabelle eingefügt werden soll, geöffnet, können Sie die Schaltfläche für Word in der Task-Leiste anklicken und hinüberwechseln.

5 Markieren Sie in dem Word-Dokument die Stelle, an der die Tabelle im Text eingefügt werden soll.

6 Benutzen Sie nun den Befehl Start/Zwischenablage/Einfügen. Die Tabelle wird aus der Zwischenablage an die markierte Stelle kopiert. Die Abbildung zeigt die Tabelle im Word-Fenster.

Tabelle in Word mit Einfügen-Optionen

7 Nach dem Einfügen in das Textdokument bleiben die in Excel markierten Daten immer noch durch einen Laufrahmen gekennzeichnet. Mit können Sie diesen Zustand in Excel beenden, wenn Sie später wieder zu Excel zurückwechseln.

Wie Sie an der Abbildung sehen können, ist die Tabellenstruktur in Word erhalten geblieben, auch die Formatierung der Texte und Zahlen ist mit übertragen worden. Word blendet unten rechts die Schaltfläche Einfügen-Optionen ein. Wenn Sie das Menü per Mausklick öffnen, haben Sie z. B. die Möglichkeit, mit Zieltabellenformat anpassen, die Formatierung aus Excel durch die vorgegebene Tabellenformatierung von Word zu ersetzen.


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Die Arbeitsweise der Zwischenablage  downtop

Das Beispiel zeigt schon, dass die Zwischenablage mehr als ein passiver Zwischenspeicher ist. Die Daten werden nicht beliebig hin und her geschoben. Bevor die Daten in eine andere Anwendung eingefügt werden, wird automatisch geprüft, welches die günstigste Form dafür ist. Es ist immer das Format, mit dem die Zielanwendung am besten umgehen kann.

Bei dem gerade beschriebenen Beispiel ist es so, dass Word selbst über die Fähigkeit verfügt, Tabellen aufzubauen. Deshalb werden die Daten aus Excel, wenn Sie nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmen, auch in Form einer Tabelle eingefügt. Verwendet wird dabei seit Excel 2000 als Vorgabe das HTML-Format.

Wollen Sie die Daten in einem anderen Format übernehmen als demjenigen, das die Zielanwendung automatisch für die angebotenen Daten verwendet, können Sie jetzt entweder wie angesprochen das Menü der Schaltfläche mit den Einfügen-Optionen nutzen oder Sie benutzen aus dem Menü der Schaltfläche Einfügen den Befehl Inhalte einfügen. Hier können Sie zwischen verschiedenen Formaten und Formen des Datenaustauschs wählen.


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21.1.2 Übernahme von Textpassagen aus Word  toptop

Wenn Textpassagen aus einem bereits vorhandenen Word-Dokument in eine Excel-Arbeitsmappe übernommen werden sollen, hängt das Ergebnis davon ab, was gerade in der Arbeitsmappe ausgewählt ist. Es kann z. B. durchaus sinnvoll sein, eine längere, komplizierte technische Bezeichnung aus einem geöffneten Word-Dokument direkt an eine bestimmte Stelle in der Bearbeitungsleiste oder in der zum Bearbeiten per Doppelklick geöffneten Zelle zu übernehmen.

Wird Text dagegen direkt in eine markierte Zelle eingefügt, überschreibt der eingefügte Text den bisherigen Inhalt der Zelle. Der eingefügte Text behält die Formatierung bei, die von Word mitgegeben worden ist. Das kann natürlich auch für eine ganze Spalte geschehen, wie die nächste Abbildung zeigt.

Liste in Word und Excel

Wird Fließtext aus Word auf diese Weise über die Zwischenablage übernommen, wird jeweils ein Absatz im Fließtext in eine Zelle kopiert. Da Excel 2007 pro Zelle Tausende von Zeichen zulässt, ist es überhaupt kein Problem mehr, auch umfangreiche Texte auf ein Tabellenblatt zu kopieren. Dabei sollte dann allerdings für die Zellen der Zeilenumbruch eingeschaltet und eine entsprechende Spaltenbreite gewählt werden. Auch das Zusammenfassen von Zellen ist in diesem Fall sinnvoll. Die nächste Abbildung zeigt ein Beispiel, in dem ein längerer Text in einen zusammengefassten Zellbereich übernommen worden ist.

Textpassage aus Word im Kopf einer Tabelle



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