20 Datenaustausch zwischen Anwendungen

Für die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern in einer Firma ist es von Belang, ob die anfallenden Daten ungehindert ausgetauscht werden können. Nicht viel anders ist es im Verhältnis zu Kunden und Lieferanten. Aber auch für den einzelnen Anwender ist es von Bedeutung, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen möglichst ohne Verlust austauschen zu können. Wer z. B. eine Excel-Tabelle in einen Brief einfügen will, erwartet, dass dafür nicht mehr als ein paar Mausklicks notwendig sind.

Datenformate und Filter 

Da bei der Büroarbeit oft ganz verschiedene Programme eingesetzt werden, ist die fehlerlose Übersetzung von Datenbeständen aus einem Datenformat ins andere ein dringendes Erfordernis. Das gilt besonders, wenn Daten von außen kommen. Umgekehrt sollen häufig Daten in anderen Anwendungen oder an anderen Arbeitsplätzen weiterverarbeitet werden. Es wäre unerträglich, bereits vorhandene Daten noch einmal erfassen zu müssen, bloß weil zunächst mit einem anderen Programm gearbeitet worden ist.

In Kapitel 2, Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007, ist bereits das Datenformat XML als besonders geeignetes Austauschformat vorgestellt worden, um Daten unabhängig von einer bestimmten Anwendung oder Plattform austauschen zu können. In diesem Abschnitt wird kurz auf einige traditionellere Methoden, Daten auszutauschen eingegangen, die in der Praxis weiter von Bedeutung sind.

Zunächst wird der Import und Export von Dateien mit anderen Formaten behandelt. Hier geht es in der Regel darum, komplette Dateien zu kopieren und dabei in ein anderes Datenformat zu verwandeln. Dazu werden spezielle Konverter oder Filter eingesetzt. Wenn z. B. eine Lotus 1-2-3-Tabelle in Excel eingelesen wird, sorgt der Konverter dafür, dass die Lotus-Rechen–funktionen in die entsprechenden Excel-Rechenfunktionen übersetzt werden.

Eine solche Konvertierung ist auch notwendig, um Dateien, die mit einer älteren Version von Excel erstellt worden sind, in Excel 2007 zu verarbeiten – oder auch umgekehrt, wenn Daten an einem Arbeitsplatz weiterverarbeitet werden sollen, an dem noch eine sehr viel ältere Version von Excel eingesetzt wird.

20.1 Unterstützte Dateiformate 

Mit Excel 2007 wurden gleich mehrere neue Dateiformate eingeführt, wie in Kapitel 2, Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007, beschrieben. Das Programm kann aber sowohl die Formate älterer Excel-Versionen erzeugen als auch Dateien dieser Formate verarbeiten. Neuere Funktionen von Excel 2007 können ältere Excel-Versionen aber nicht nachvollziehen. Hier muss also bei der Rückübersetzung mit Verlusten gerechnet werden.

In der Vergangenheit gab es zwei größere Versionssprünge. Excel 5 und Excel 95 haben dasselbe Dateiformat verwendet, aber zwischen den Formaten 5.0/95 und 97/2000 – 2003 lag ein ziemlicher Sprung. Bestimmte Leistungsmerkmale des Dateiformats 97 – 2003 können mit dem Format 5.0/95 nicht reproduziert werden. Deshalb unterstützt Excel 2007 auch weiterhin das Doppelformat Excel 97 – 2003 & 5.0/95. Dabei werden die Daten gleich in zwei Versionen in der Arbeitsmappe gespeichert.

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, in dem noch meist mit den älteren Versionen von Excel gearbeitet wird, können Sie festlegen, dass eines der älteren Formate zunächst sogar als Standard-Dateityp verwendet wird. Diese Einstellung ist möglich über den Befehl Excel-Optionen, und zwar auf dem Register Speichern unter Dateien in diesem Format speichern:

Hier können Sie ein älteres Format als Standardformat festlegen.

Innerhalb von Excel ist der Import-Export-Verkehr in der Regel in die Dialoge für Öffnen und Speichern unter integriert. Beim Importieren erkennt das Programme meist automatisch, was zu tun ist, sobald es den Dateikopf der fremden Datei gelesen hat. Beim Export wird die Übersetzung über die Festlegung des Dateityps gesteuert. Das Menü der Schaltfläche Speichern unter bietet das Format Excel 97 – 2003-Arbeitsmappe auch direkt an.

Excel-Formate 

In der folgenden Tabelle sind die Excel-Formate zusammengestellt, die Excel 2007 zur Verfügung stellt:

Textformate 

Können Daten zwischen Anwendungen nicht direkt ausgetauscht werden, helfen oft Zwischenformate, beispielsweise Textformate, bei denen die einzelnen Datenelemente durch bestimmte Zeichen getrennt werden. Meist gehen zwar die Formatierungsmerkmale der Daten zum Teil verloren, dafür können aber wenigstens die Daten selbst übernommen werden.

Nicht erzeugen, aber lesen kann Excel 2007 noch die Formate WB1, das Format von Quattro Pro 5.0, WB3, das Format von Quattro Pro 7.0, die Formate DBF, dBase-Datenbankdateien und WK?, Lotus 1 -2-3-Kalkulationen.

Ihre Meinung

Wie hat Ihnen das Openbook gefallen? Wir freuen uns immer über Ihre Rückmeldung. Schreiben Sie uns gerne Ihr Feedback als E-Mail an kommunikation@rheinwerk-verlag.de.