11 Verteilungsvorbereitung

Wenn eine Arbeitsmappe nicht nur für die private Verwendung vorgesehen ist, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die eine Verteilung des Dokuments vorbereiten können. Zum einen lassen sich bestimmte Metadaten mit dem Dokument verknüpfen, die eine ordnungsgemäße Ablage und ein schnelles Finden gewährleisten. Dies wurde bereits in Abschnitt 2.7 behandelt.

Andererseits kann es auch erwünscht sein, bestimmte Daten oder Metadaten vor der Verbreitung des Dokuments zu entfernen. Bei brisanten Informationen wird es möglicherweise sinnvoll sein, sie nur verschlüsselt abzuspeichern, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Eine weitere Absicherung kann eine digitale Signatur sein, mit deren Hilfe sichergestellt wird, dass das Dokument auf seinem Weg zu anderen Nutzern nicht manipuliert oder beschädigt wurde.

Insbesondere, wenn mehrere Personen an der Abfassung eines Dokuments beteiligt waren, ist es praktisch, den Abschluss der Arbeit explizit festzustellen und die beteiligten Personen darüber zu benachrichtigen.

Sollen Daten mit Anwendern älterer Excel-Versionen ausgetauscht werden, macht es Sinn, die Kompatibilität der Arbeitsmappe zu diesen Versionen zu prüfen.

Alle hier kurz angedeuteten Maßnahmen werden in Excel 2007 über die Office-Schaltfläche unter dem Befehl Vorbereiten angeboten.

Optionen für die Vorbereitung der Dokumentverteilung

11.1 Dokumentinspektion 

Bevor Dokumente weitergegeben werden, ist es unter Umständen sinnvoll, bestimmte Dinge zu prüfen, die für die weitere Verwendung des Dokuments von Belang sind. Bei der Beschäftigung mit einer Arbeitsmappe werden häufig Informationen abgelegt, die für die endgültige Version des Dokuments nicht erwünscht sind. Vielleicht testen Sie auf einem Blatt Formeln, das sie später ausblenden. Eventuell benutzen Sie Daten in einer Spalte, die Sie anschließend ebenfalls ausblenden. Auch Kommentare und Anmerkungen können vielleicht Dinge enthalten, die für die Veröffentlichung nicht gedacht oder geeignet sind, etwa: »Hier hat Erna wieder Mist gebaut.«

Excel 2007 stellt nun einen Dokumentinspektor zur Verfügung, der für die aktuelle Arbeitsmappe das Vorhandensein solcher Elemente prüfen kann. Er wird aufgerufen über die Office-Schaltfläche und Vorbereiten/Dokument prüfen. Im Dialog lassen sich die vorgegebenen Prüfpunkte aus- oder abwählen. Haken Sie die Elemente ab, deren Vorhandensein geprüft werden soll, etwa überflüssig gewordene Kommentare, ausgeblendete Zeilen und Spalten, ausgeblendete Arbeitsblätter oder als nicht sichtbar formatierte Objekte.

Dialog des Dokumentinspektors

Benutzen Sie die Schaltfläche Prüfen, um den Vorgang zu starten. Bevor der Dokumentinspektor aufgerufen wird, sollte die Datei mit dem aktuellen Stand gespeichert sein, ansonsten werden Sie an dieser Stelle dazu aufgefordert.

Wird eines der ausgewählten Elemente gefunden, erfolgt ein – allerdings wenig detaillierter – Hinweis, und die Schaltfläche zum Entfernen der betreffenden Elemente kann benutzt werden.

Meldung des Dokumentinspektors

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