17 Datenabfragen und Datenauszüge

Wer sich die Mühe macht, eine große Menge an Informationen in einer Tabelle zu sammeln und in eine ordentliche Form zu bringen, möchte keinen nutzlosen Datenfriedhof haben. Die Informationen sollen helfen, Entscheidungen zu unterstützen und die Arbeit in dem jeweiligen Aufgabengebiet effektiver zu gestalten. Also kommt es darauf an, dass eine solche Datensammlung in den verschiedensten Situationen ohne große Umstände genau die Informationen bereitstellt, die benötigt werden.

Wie können Abfragen formuliert werden? 

Excel »versteht« Fragen nur, wenn sie in einer bestimmten Weise formuliert sind. Fragen an eine Tabelle zu stellen, heißt, bestimmte Einschränkungen oder Bedingungen benennen, etwa die Bedingung Erscheinungsjahr = 2002 bei einer CD-Liste. Dadurch können dann aus der Masse der vorhandenen Daten genau die Datensätze herausgefischt werden, die für eine Entscheidung oder einen bestimmten Vorgang wichtig sind. In Excel wird dieser Vorgang »Filtern« genannt. Manchmal sind sogar mehrfache Filterungen notwendig, um die Daten zu finden, die Ihre Frage beantworten können. Es stehen grundsätzlich zwei verschiedene Verfahren zur Verfügung: einfaches Filtern und Spezialfilter. Einfaches Filtern ist für schnelle, aber relativ einfache Abfragen gedacht. Spezialfilter dagegen erlaubt komplexere Abfragen, ist im Verfahren aber etwas umständlicher und entspricht teilweise noch den Verfahren aus den älteren Excel-Versionen.

17.1 Relevante Daten herausfiltern 

Nehmen Sie als Beispiel wieder das Weinlager. Wenn eine bestimmte Untermenge von Interesse ist, beispielsweise nur die Weine aus Frankreich, dann bringt Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf dem Register Daten die Option Filtern schnell ans Ziel.

2 Wird der Befehl Daten/Sortieren und Filtern/Filtern aufgerufen, erscheinen beim Namen jeder Spalte der Tabelle die Schaltflächen für die Filterfunktion.

Die Weinliste mit den Filterschaltflächen

Aufgeklappte Liste des Filters für die Spalte »Land«

Voilŕ – hier sind die Weine aus Frankreich.

Alle Daten, die nicht das gesetzte Filterkriterium erfüllen, werden vorübergehend ausgeblendet. Sie sehen dies daran, dass die Zeilennummern der angezeigten Datensätze unverändert geblieben sind. Die Nummern sind durch eine andere Farbe gekennzeichnet. Excel blendet beim Filtern immer ganze Zeilen aus. Aus diesem Grund sollten Sie es vermeiden, Spalten neben der Tabelle für andere Daten zu benutzen. Es passiert zwar nichts Schlimmes, weil ja alles wieder eingeblendet werden kann, aber es kann doch zur Verwirrung beitragen.

Die Filterschaltfläche der Spalte, die für das Filtern benutzt worden ist, erhält ein Filtersymbol, sodass Sie sich nicht merken müssen, in welcher Spalte Sie einen Filter gesetzt haben.

Textfilter 

Das Menü der Filterschaltfläche bietet neben den Spaltenwerten auch noch andere Filteroptionen an; welche das sind, hängt von dem Datentyp der Spalte ab. Bei Texten, wie in diesem Fall, werden Textfilter mit folgenden Optionen angeboten.

Wenn Sie z. B. alle Länder außer Italien sehen wollen, benutzen Sie Textfilter/ist nicht gleich und wählen dann in dem Dialog Benutzerdefinierter AutoFilter im zweiten Feld Italien als Wert aus.

Ist der Vergleichswert ein Text, muss er nicht in Anführungszeichen eingegeben werden. Außerdem können auch Jokerzeichen benutzt werden. ? steht dabei für genau ein Zeichen, * für beliebig viele Zeichen.

entspricht r*

für Farbe, filtert z. B. sowohl »Rot« als auch »Rosé« heraus.

Benutzerdefinierter Filter

Zahlenfilter 

Noch umfangreicher sind die Filteroptionen, wenn es sich um Zahlenwerte handelt. Um z. B. nach Jahrgängen zu filtern, stehen neben den vorhandenen Jahrgangswerten unter Zahlenfilter zusätzlich noch folgende Optionen zur Verfügung:

Außerdem wird angeboten, die Daten auf- oder absteigend zu sortieren.

Es ist im Übrigen jederzeit möglich, eine Tabelle mit eingeschalteten Filtern um neue Spalten zu erweitern. Auch das Löschen von Spalten ist erlaubt. Allerdings muss anschließend der Befehl Daten/Sortieren und Filtern/Erneut übernehmen aufgerufen werden, um die vorhandenen Filter oder auch eine Sortierung auf neue Datensätze auszudehnen.

Mehrfach filtern 

Wollen Sie aus den herausgefilterten Weinen aus Frankreich nur die Weine eines bestimmten Anbaugebiets sehen, können Sie die gefilterten Daten noch weiter filtern und so Ihre Auswahl verfeinern. Dazu müssen Sie nur auf den Pfeil bei Anbaugebiet klicken und beispielsweise »Bordeaux« auswählen.

Jetzt sehen Sie nur noch die Weine aus Bordeaux

17.1.1 Filtern rückgängig machen 

Die Filterung einer Tabelle kann in drei Stufen rückgängig gemacht werden, je nachdem, was anschließend geschehen soll:

2 Sollen die Filtern-Pfeile erhalten bleiben und nur die aktuelle Filterung aufgehoben werden, benutzen Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern den Befehl Löschen.

3 Um die Filterung insgesamt aufzuheben und auf einen Schlag wieder alle Datensätze anzuzeigen, kann die Schaltfläche Filtern in der Gruppe Sortieren und Filtern erneut angeklickt werden.

17.1.2 Die Ersten und die Letzten 

Die amerikanische Leidenschaft für Top-Listen jeder Art hat auch das Programm Excel erreicht. Wenn Sie schnell mal wissen wollen, welches die zehn teuersten Weine im Lager sind, müssen Sie in der Spalte Preis nur die Option Zahlenfilter/Top 10 wählen. Es erscheint ein kleines Dialogfeld, das Sie in diesem Fall allein bestätigen müssen.

Dialogfeld des Top-10-Filterns

Das Ergebnis ist allerdings noch nicht ganz befriedigend, weil zwar die zehn teuersten Weine gefunden, aber nicht in sortierter Reihenfolge wiedergegeben werden. Eine kurze absteigende Sortierung nach dem Preis ist in diesem Fall also angebracht.

Die zehn teuersten Weine in sortierter Reihenfolge

Das kleine Dialogfeld erlaubt aber auch andere Auswahlmöglichkeiten. Unter Einblenden lassen sich statt der Obersten auch die Untersten auswählen. Und zehn müssen es auch nicht sein, Sie können die Auswahl auch auf drei einschränken oder auf zwanzig ausweiten.

Statt der zehn besten Elemente in der Tabelle lassen sich auch beispielsweise die besten 10  % abfragen, wenn Sie im dritten Feld Prozent statt Elemente auswählen. So lässt sich etwa bei einer Umsatztabelle schnell herausfinden, welche Produkte zu der 5  %-Gruppe gehören, die den größten Umsatz machen. Bei etwa 400 Artikeln entspricht dies dann den besten 20.

17.1.3 Filtern nach Zellwert, Zellfarbe oder Symbol 

Ähnlich wie bei der Sortierung können auch beim Filtern in Excel 2007 Zellfarben, Schriftfarben und zugeordnete Symbole als Filterkriterien verwendet werden. Wenn beispielsweise in einer Spalte mit einer bedingten Formatierung manuell unterschiedliche Zellfarben vergeben sind, markieren Sie einfach die Zelle mit der Farbe, die Sie herausfiltern wollen, und benutzen dann über das Kontextmenü den Befehl Nach Farbe der ausgewählten Zelle filtern.

Filtern-Menü zu einer Zelle

Über dieses Menü ist auch eine schnelle Möglichkeit gegeben, Daten nach einem bestimmten Wert zu filtern. Wenn eine Zelle ausgewählt ist und dort die Option Nach dem Wert der ausgewählten Zelle filtern benutzt wird, setzt Excel einen Filter aufgrund des Werts dieser Zelle. Steht der Zellzeiger z. B. in der Spalte Farbe auf dem Eintrag »Rot«, wird »Rot« als Filter für die Tabelle gesetzt, Excel zeigt nur noch die Rotweine an.

17.1.4 Filter kombinieren 

Anstelle einzelner Filterbedingungen können auch kombinierte oder alternative Filter für jede Spalte einzeln formuliert werden. Angenommen, Sie wollen wissen, von welchen Weinen mehr als 200, aber weniger als 300 im Lager sind.

2 Excel öffnet ein Dialogfeld, in dem bis zu zwei auf die Spalte bezogene Kriterien möglich sind. Diese Kriterien werden in Form eines logischen Vergleichs eingetragen, d.  h., der Inhalt jeder Zelle in der betreffenden Spalte wird mit einem bestimmten Wert verglichen.

4 Im nächsten Eingabefeld wählen Sie den Vergleichswert aus der Liste oder Sie geben den Vergleichswert – hier 200 – direkt ein.

5 Um die zweite Bedingung einzugeben, klicken Sie erst Und aus und dann den Operator ist kleiner als sowie den Wert 300.

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