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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007
3 Aufbau von Kalkulationstabellen
4 Entwicklung von Berechnungen mit Formeln
5 Gestaltung von Tabellenblättern
6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
7 Optimierungen
8 Grafische Präsentation von Daten
9 Diagramme optimal einsetzen
10 Tabellen grafisch aufbereiten
11 Verteilungsvorbereitung
12 Ausdruck und E-Mail-Versand
13 Excel-Daten im Web
14 Gemeinsame Arbeit an Arbeitsmappen
15 Tabellenfunktionen
16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
17 Datenabfragen und Datenauszüge
18 Pivot–Tabellen und -Diagramme
19 Arbeit mit externen Daten
20 Datenaustausch zwischen Anwendungen
21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
22 Routineaufgaben mit Makros automatisieren
23 Visual Basic für Applikationen
A Tastenkombinationen
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Excel 2007 - Das umfassende Handbuch von Helmut Vonhoegen
Buch: Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

1012 S., 39,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-89842-864-4
gp 5 Gestaltung von Tabellenblättern
  gp 5.1 Wahl des Zahlenformats
    gp 5.1.1 Formatsymbole
    gp 5.1.2 Definition eines bestimmten Zahlenformats
    gp 5.1.3 Internationale Währungsformate
    gp 5.1.4 Datums- und Zeitformate
    gp 5.1.5 Textformate
    gp 5.1.6 Selbst definierte Formate
    gp 5.1.7 Euro-Formate
    gp 5.1.8 Jahreszahlen
  gp 5.2 Schriftgestaltung und Ausrichtung
    gp 5.2.1 Wahl der passenden Schriften
    gp 5.2.2 Beschriftungen und Zellwerte ausrichten
  gp 5.3 Rahmen und Muster
    gp 5.3.1 Rahmen zeichnen
    gp 5.3.2 Farben und Füllmuster
    gp 5.3.3 Farben als Organisationsmittel
    gp 5.3.4 Bildhintergründe
  gp 5.4 Schutz von Blatt und Mappe
  gp 5.5 Einheitliche Gestaltung mit Formatvorlagen
    gp 5.5.1 Formate kopieren
    gp 5.5.2 Wieder verwendbare Formatvorlagen
    gp 5.5.3 Formatvorlagen in andere Arbeitsmappen übernehmen
  gp 5.6 Tabellenformatvorlagen
  gp 5.7 Datenanalyse mit bedingten Formaten
  gp 5.8 Mehr Übersicht durch Gliederungsebenen
  gp 5.9 Dateneingabe über Steuerelemente

5 Gestaltung von Tabellenblättern

Die Ansprüche, die über die Forderung nach Korrektheit der Daten und Formeln hinaus an die Gestaltung von Tabellenblättern gestellt werden, sind sehr unterschiedlich. Tabellen, die nur intern verwendet werden, sind in puncto Formatierung nicht so kritisch wie etwa ein Angebot an einen Kunden oder ein Bericht für die Führungsetage. In jedem Fall sollte der Aufwand für die Gestaltung in einer vernünftigen Relation zur Verwendung der Tabelle stehen. Berücksichtigt werden muss auch die Frage, in welcher Form die Ergebnisse vorgelegt werden. Ein Ausdruck auf Papier erlaubt z. B. andere Schriftgrößen als eine Bildschirm-Show, die an die Wand projiziert wird. Soll ein Angebot im Internet publiziert werden, sind wieder andere Anforderungen zu beachten.

Was aus einer ungeschminkten Tabelle mit etwas Format-Make-up werden kann, zeigen die beiden Abbildungen.

So stellt sich die Tabelle vor der Formatierung dar.

Ein paar Minuten Arbeit lohnen sich offenbar.

Natürlich geht es hier immer auch um Fragen des Geschmacks, über die bekanntlich selten Einigkeit zu erzielen ist. Bei einem professionellen Design wird aber in der Regel versucht, den Inhalt der Tabelle zu stützen und die Informationen gut lesbar und übersichtlich zu präsentieren. Die Gestaltung sollte erkennen lassen, was zusammengehört und was getrennt zu betrachten ist. Die wesentlichen Informationen sollten in den Blick gerückt werden, besonders auffällige Ergebnisse ins Auge fallen.

Es macht zudem immer einen guten Eindruck, wenn Ihre Tabellenblätter ein einheitliches und damit auch wieder erkennbares Design haben. Das kann durch Formatvorlagen und Designs erreicht werden, die in diesem Kapitel noch ausführlich behandelt werden. Die neue Version bringt hier eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten ins Spiel, die für die formale Qualität der erzeugten Dokumente ausgesprochen hilfreich sind. Der andere Weg sind Mustervorlagen, die bereits in Kapitel 2, Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007, vorgestellt wurden.


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Formate für Zellen und Zellbereiche  downtop

Abgesehen von der Frage der Spaltenbreite und der Zeilenhöhe sind die außergewöhnlich vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten in Excel hauptsächlich auf die Zellen oder Zellbereiche bezogen. Zum Format einer Zelle gehören all die Eigenschaften, die unabhängig vom Inhalt der Zelle sind. Dabei geht es um folgende Fragen:

  • Wie sollen Werte dargestellt werden?
  • Wie wird der Zellinhalt in der Zelle ausgerichtet?
  • Wie soll die Schrift aussehen?
  • Soll die Zelle durch Linien oder Rahmen hervorgehoben werden?
  • Welche Farbe und welches Muster sollen für den Zellhintergrund verwendet werden?
  • Soll die Zelle gegen Veränderungen geschützt werden?

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Formatierungswerkzeuge  downtop

Die Basiswerkzeuge für die Formatierung von Zellbereichen sind auf dem Register Start in den benachbarten Gruppen Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Formatvorlagen und Zellen zusammengestellt.

Die ersten drei Gruppen bieten außerdem Dialogfeldstarter an, die jeweils unterschiedliche Register des Dialogs Zellen formatieren öffnen, der auch über das Kontextmenü jedes Zellbereichs erreicht werden kann. Hier finden Sie zur Beantwortung jeder der oben aufgelisteten Fragen eine eigene Registerkarte.

Basiswerkzeuge für die Formatierung auf dem Register Start

Das Kontextmenü von Zellbereichen wurde außerdem um eine Zusammenstellung der am häufigsten benötigten Formatierungssymbole erweitert. Diese Minisymbolleiste wird eingeblendet, solange über Excel-Optionen die Einstellung Häufig verwendet/Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen ausgewählt ist.

Das erweiterte Kontextmenü zu Zellbereichen

Wer nicht mit der Maus arbeiten will, kann auch eine ganze Reihe von Tastenkombinationen bei der Formatierung von Zellen einsetzen. Sie werden angezeigt, wenn der Mauszeiger das entsprechende Symbol berührt.

Tastenkombination zu einem Formatierungssymbol


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5.1 Wahl des Zahlenformats  downtop

Das Zahlenformat bestimmt die Art und Weise, wie der in die Zelle eingetragene Wert dargestellt wird. Bei numerischen Werten betrifft das insbesondere die Frage, ob und mit wie vielen Dezimalstellen eine Zahl ausgegeben werden soll. Hier sind zwei verschiedene Anforderungen gestellt.


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Übersichtlichkeit und Genauigkeit  downtop

Einmal sollen Zahlenwerte übersichtlich und gut lesbar sein. Eine Zahlenkolonne mit unterschiedlicher Anzahl von Dezimalstellen ist meist ziemlich verwirrend. Sehr große Zahlen sind ohne eine Aufteilung in Zifferngruppen schwer zu überblicken.

Die andere Anforderung ist die der Genauigkeit. Wenn es um Rechnungsbeträge geht, muss in der Regel mit zwei Dezimalstellen gearbeitet werden. Bei einer Umsatzstatistik aber können die Stellen hinter dem Komma weggelassen werden, vielleicht reicht es sogar, mit Tausendern zu arbeiten. Eine Formel liefert Ihnen eventuell Ergebnisse mit einer unvorhersehbaren Anzahl von Dezimalstellen. Wie soll Excel damit verfahren? Soll das Ergebnis auf eine bestimmte Stellenanzahl gerundet werden?

Geregelt werden kann über das Format auch die Frage, wie negative Zahlen dargestellt werden. Neben dem Minuszeichen und den Klammern können solche Werte etwa auch durch eine rote Textfarbe erkennbar werden. Wenn Sie sich hier für eine spezielle Formatierung entscheiden, sollte sie natürlich möglichst einheitlich in allen Tabellen durchgehalten werden.


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Vorgegebene und selbst definierte Formate  downtop

Excel bietet Ihnen eine große Zahl von eingebauten Zahlenformaten an, die unter verschiedenen Kategorien gruppiert sind. Wenn dieses Angebot für Ihren Bedarf nicht ausreicht, können Sie jederzeit eigene Formate hinzufügen. Die Formate werden mit Hilfe bestimmter Codezeichen festgelegt, die weiter unten beschrieben werden.


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Arbeitsweise des Standardformats  downtop

Solange Sie am Format von Zellen in einem neuen Tabellenblatt nichts ändern, verwendet Excel ein Standardformat, das Zahlen je nach den Umständen unterschiedlich darstellt, das Zahlenformat also noch nicht fixiert. Bei diesem Format können bis zu elf Stellen angezeigt werden. Führende Nullen vor dem Komma (mit Ausnahme der direkt vor dem Komma stehenden Null) und nachfolgende Nullen hinter dem Komma werden weggelassen. Aus der Eingabe 01,30 wird also in der Anzeige 1,3. Ist die Spaltenbreite für einen Wert zu gering, werden zunächst eventuelle Dezimalstellen weggelassen, wobei automatisch gerundet wird. Hilft auch das nicht oder hat die Zahl mehr als elf Stellen, wird die eingegebene Zahl im wissenschaftlichen Format, also in Exponentialschreibweise – 6,3333E+33 – ausgegeben, wobei die Mantisse mit der jeweils notwendigen Anzahl von Dezimalstellen angezeigt wird, der Exponent mit mindestens zwei Stellen.


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Die Eingabe bestimmt das Ausgabeformat  downtop

Eine Besonderheit dieses allgemeinen Formats ist schon angesprochen worden. Durch die Art der Eingabe können Sie erreichen, dass das Standardformat automatisch durch ein anderes Format ersetzt wird. Die Tabelle zeigt einige Beispiele:


Eingabe Ausgabe Benutztes Format

12000€

12.000 €

Währung mit Eurosymbol

€12000

€ 12.000

Währung mit Eurosymbol

12.000,33

12.000,33

Zahl

12,25  %

12,25  %

Prozent

133E+02

1,33E+04

Wissenschaft

7.3.04

07.03.2004

Datum

1/3

01.März

Datum

6:30

06:30

Uhrzeit

0 1/3

1/3

Bruch


Sie haben also die Möglichkeit, durch die Art der Eingabe das Format der Zelle zu bestimmen. Die Fixierung des Formats über die Art und Weise, wie die Daten eingegeben werden, ist in vielen Fällen ein durchaus gangbarer Weg, da er spezielle Befehle für die Formatierung überflüssig macht. Sie können z. B. so vorgehen, dass Sie die erste Zelle einer Spalte durch die Eingabe eines Euro-Betrags mit zwei Nachkommastellen im Format festlegen und dann dieses Format nach unten kopieren.

Das geht ziemlich gut, wenn Sie aus der Gruppe Start/Zwischenablage das Symbol Format übertragen – das Symbol mit dem Pinsel – benutzen. Wenn die erste Zelle markiert ist, klicken Sie auf das Symbol Format übertragen und klicken dann den entsprechenden Spaltenkopf an oder ziehen mit dem Pinsel über den jeweiligen Spaltenbereich. Für die gängigsten Formate im kommerziellen Bereich genügt dieses Verfahren vollkommen.


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5.1.1 Formatsymbole  downtop

Für die gebräuchlichsten Zahlenformate stellt Excel 2007 in der Gruppe Start/Zahl eine Formatpalette und eine Reihe von Schaltflächen zur Verfügung. Das Listenfeld der Palette zeigt jeweils das Format der aktuellen Zelle an. Die Palette enthält zahlreiche Formate aus den verschiedenen Kategorien, die einfach per Klick einem vorher ausgewählten Zellbereich zugeordnet werden.

Palette für gängige Zahlenformate

Die angesprochenen Schaltflächen werden ebenfalls in der Minisymbolleiste des Kontextmenüs zu einem Zellbereich angeboten. Auch einige Tastenkombinationen sind für Zahlenformate einsetzbar, wie die folgende Tabelle zeigt.


Symbol Tastenkombination Format

+

Währungsformat

+

Prozentformat

+

1.000,00

 

+

Standardformat

 

+

Datumsformat TT.MMM JJ

Dezimalstelle hinzufügen

 

eine Dezimalstelle weniger

 

Das Währungssymbol bietet über die Pfeilschaltfläche ein Menü an, das den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Währungsformaten unterstützt.


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5.1.2 Definition eines bestimmten Zahlenformats  downtop

Mehr Kontrolle über die Formatierung haben Sie über das Dialogfeld Zellen formatieren, das auch mit + geöffnet werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Zellen vor oder nach der Eingabe von Daten formatiert werden.

Dialogfeld Zellen formatieren mit dem Register Zahlen

Es ist allerdings oft vorteilhaft, einen Zellbereich schon vor der Dateneingabe zu formatieren, weil dann die Daten gleich so angezeigt werden, wie Sie sie sehen wollen. Es kann auch sinnvoll sein, zunächst für das gesamte Tabellenblatt ein Hauptformat zu bestimmen und dann die davon abweichenden Bereiche gesondert zu formatieren. Dazu können Sie das Alles Auswählen-Feld benutzen.


Falsches Format wieder loswerden

Sie haben sich beim Eingeben einer Zahl vertippt und statt des Kommas einen Punkt eingegeben. Statt 12,12 steht jetzt da 12. Dez. Wenn Sie die Zahl richtig eingeben, steht da plötzlich 12. Jan. und in der Bearbeitungszeile das Jahr 1900.

Das Problem ist, dass Sie durch die erste Eingabe das Standardformat der Zelle durch ein Datumsformat ersetzt haben. Die zweite Eingabe versucht Excel dann auch als Datum zu verstehen, kann aber nur die 12 vor dem Komma »verstehen«. Wenn Sie die Zelle auswählen und Start/Bearbeiten/Löschen/Formate verwenden benutzen oder das Zahlenformat noch einmal über ein Formatsymbol zuordnen, zeigt Excel 12,12 wieder richtig an.



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Zahlenformat für einen Zellbereich  downtop

Angenommen, Sie wollen in einer Tabelle mit statistischen Auswertungen Zahlen mit der Tausenderabtrennung, aber ohne Nachkommastellen anzeigen lassen.

1 Wählen Sie zunächst den Zellbereich aus. Sollen mehrere Blätter gleich formatiert werden, sollten Sie zunächst die Gruppe der Blätter zusammenstellen und dann im aktiven Blatt die Bereiche markieren.

2 Öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren.

3 Auf dem Register Zahlen gibt Excel zunächst das aktuelle Format der aktiven Zelle vor, es sei denn, Sie haben einen Bereich ausgewählt, in dem unterschiedliche Formate verwendet werden. Dann wird kein Format markiert.

4 Wählen Sie zunächst unter Kategorie den Eintrag Zahl.

Wie Sie sehen, können bei den Formaten der Kategorie Zahl die verschiedenen Elemente des Formats einzeln ausgewählt werden.

5 Setzen Sie in diesem Fall mit den kleinen Schaltflächen die Anzahl der Dezimalstellen auf Null.

6 Das Häkchen bei 1  000er-Trennzeichen verwenden kann übernommen werden.

7 Was die Darstellung der negativen Zahlen angeht, wählen Sie aus der kleinen Liste die gewünschte Einstellung.

8 Wenn das unter Beispiel angezeigte Format Ihren Wünschen entspricht, bestätigen Sie mit OK.
Auf das Standardformat zurücksetzen

Soll ein Format auf das Standardformat zurückgesetzt werden, können Sie im Dialogfeld unter Kategorie/Standard auswählen. Auch wenn Sie das Format einer Zelle löschen, wird das Standardformat wieder eingestellt, allerdings nicht nur für das Zahlenformat, sondern auch für die anderen Formateigenschaften der Zelle, wie Schrift, Farbe etc.



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5.1.3 Internationale Währungsformate  downtop

Bereits seit Excel 97 ist es kein Problem mehr, in einem Tabellenblatt mit unterschiedlichen Währungen zu operieren. Unter der Kategorie Währung und Buchhaltung werden Zahlenformate mit Währungszeichen angeboten. Diese Formate verwenden gleichzeitig das Tausendertrennzeichen. In der Liste für das Währungssymbol werden zahlreiche Währungszeichen zur Auswahl gestellt. Es ist also nun kein Umstand mehr, in einer Spalte Euro-Beträge anzuzeigen, in der nächsten australische Dollars, britische Pfund oder isländische Kronen.

Tabelle mit unterschiedlichen Währungsformaten

Speziell für die buchhalterische Dateneingabe – z. B. für Bilanzen und Journale – werden Zahlenformate unter Buchhaltung angeboten. Bei diesen Formaten werden Nullwerte mit einem Bindestrich dargestellt. Die Zahlen werden so ausgerichtet, dass bei gleicher Anzahl von Dezimalstellen das Komma immer an derselben Stelle steht, egal, ob Währungssymbole angezeigt werden oder nicht. Das Minuszeichen bei negativen Werten wird linksbündig dargestellt.

In der folgenden Abbildung können Sie die Wirkung einiger dieser Formate beobachten.

Verschiedene Zahlenformate und die entsprechenden Formatcodes

Für Prozentzahlen kann in der Kategorie Prozent die Anzahl der Dezimalstellen eingestellt werden.

Bruchformate

Unter Bruch gibt es zahlreiche Formatangebote. Wenn Sie das Format Einstellig einem Zellbereich schon vor der Dateneingabe zuordnen, können Sie beispielsweise »1/4« eingeben, ohne dass Excel daraus ein Datum macht. Es ist dann nicht notwendig, »0 Ľ« einzugeben.

Bei den anderen Beispielen wird die Zahl in der Zelle jeweils auf- oder abgerundet, um die Anzahl der Viertel oder Zehntel anzuzeigen.

Unter Wissenschaft steht das Exponentialformat zur Verfügung, wobei die Anzahl der Dezimalstellen in der Mantisse frei gewählt werden kann. Bei diesem Format wird die Zahl jeweils als Produkt einer Zahl mit einer Zehnerpotenz dargestellt. Diese Darstellungsform ist insbesondere für sehr große oder sehr kleine Zahlen geeignet, wie sie im technisch-wissenschaftlichen Bereich häufig vorkommen.


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5.1.4 Datums- und Zeitformate  downtop

Neben den Zahlenformaten bietet Excel zahlreiche Formate für die Anzeige von Datums- und Zeitangaben an. Auch auf internationale Formate aus vielen Ländern können Sie zugreifen, wenn Sie über das Listenfeld Gebietsschema eine entsprechende Einstellung wählen. Sehr praktisch ist auch das lange Datumsformat, bei dem gleich der Name des Tages vor dem Datum ausgegeben wird, was die Erstellung von Zeitplänen sehr erleichtert. Die Abbildung zeigt die integrierten Formate.

Welches Ausgabeformat von Excel automatisch benutzt wird, ist von den mit Systemsteuerung gewählten Ländereinstellungen abhängig. Wenn Sie z. B. dort auf der Registerkarte Datum das kurze Datumsformat TT.MM.JJJJ auswählen, wird eine zweistellige Jahreszahl automatisch vierstellig ausgegeben.

Ein besonders praktisches Datumsformat mit dem Wochentag


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5.1.5 Textformate  downtop

Ein spezielles Format ist das Format Text. Wenn Sie einen leeren Zellbereich mit diesem Format belegen, werden alle Zahlen, die Sie anschließend eingeben, von Excel als Zeichenfolgen behandelt und auch entsprechend linksbündig ausgerichtet. Diese Verfahrensweise ist praktisch, wenn Sie z. B. Codenummern, Kundennummern, Telefonnummern etc. eingeben wollen.

Ganz hilfreich ist eine Reihe von Sonderformaten, wie sie für Postleitzahlen, ISBN- oder Versicherungsnummern benötigt werden. Auch hier sind Formate für bestimmte Länder verfügbar, die Sie über Gebietsschema auswählen können.


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5.1.6 Selbst definierte Formate  downtop

Wenn die integrierten Zahlenformate nicht ausreichen, können Sie das Dialogfeld Zellen formatieren nutzen, um eigene Formate zu definieren. Eine Formatbeschreibung kann aus bis zu vier Bestandteilen bestehen, die jeweils durch Semikola getrennt werden:

positives Format; negatives Format; Nullformat; Textformat

Enthält ein Zahlenformat nur drei Bestandteile, bedeutet dies, dass es kein spezielles Textformat gibt. Enthält die Zelle Text, wird er ganz normal als Text ausgegeben. Enthält ein Zahlenformat nur zwei Bestandteile, gilt das erste für positives Format und Nullformat, das zweite für negatives Format. Ist nur ein Bestandteil gegeben, gilt dies für positives Format, negatives Format und Nullformat.

Solche »benutzerdefinierten« Formate können anhand eines vorhandenen Formats oder von Hand gestaltet werden. Angenommen, Sie wollen sechsstellige Belegnummern verwenden, die führende Nullen anzeigen. Sie können folgendermaßen verfahren:

1 Markieren Sie den Zellbereich.

2 Wählen Sie im Dialogfeld Zellen formatieren unter Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert.

3 In dem Listenfeld werden Ihnen Formatmuster angeboten, die Sie als Ausgangsmaterial für das eigene Format verwenden können. Klicken Sie den Eintrag mit der Null an.

4 Ergänzen Sie in dem Eingabefeld Typ die restlichen fünf Nullen und bestätigen Sie mit OK.

Wenn Sie das einmal definierte Format erneut auf eine Zelle anwenden wollen, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 2. Wählen Sie dann aus der Liste das neue Format. Excel zeigt es immer am Ende der Liste an. Benutzerdefinierte Formate können jederzeit wieder gelöscht werden. Markieren Sie das Format und klicken Sie die Schaltfläche Löschen an.


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Formatcodes  downtop

Für die Darstellung der Zahlenformate verwendet Excel 2007 bestimmte Codezeichen, die in der folgenden Liste zusammengestellt sind. Dabei wird mit den verschiedenen Platzhaltern für Ziffern gesteuert, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden. Excel erlaubt maximal 15 Dezimalstellen. Auch die Behandlung führender oder nachfolgender Nullen wird mit Hilfe dieser Codezeichen geregelt. Vorzeichen können vor oder hinter die Zahl gesetzt werden. Excel zeigt normalerweise nur negative Vorzeichen an. Das Pluszeichen muss also ausdrücklich in das Formatmuster eingefügt werden, wenn es angezeigt werden soll.


Formatcode Bedeutung

Standard

Anzeige im Standardformat

kein Eintrag

Daten werden nicht angezeigt. Beispiel: ;;; Daten werden in keinem Fall angezeigt. Dieses Format kann zum Verbergen von Daten genutzt werden.

#

Platzhalter für eine Ziffer. Führende Nullen vor und nachfolgende Nullen hinter dem Komma werden nicht angezeigt. Excel rundet auf die angegebenen Dezimalstellen. Sind vor dem Komma mehr Ziffern vorhanden als #-Zeichen, werden sie angezeigt.

0 (Null)

Platzhalter für eine Ziffer einschließlich führender Nullen vor und nachfolgender Nullen hinter dem Komma. Hat die Zahl weniger Ziffern als das Format, werden Nullen dafür angezeigt.

?

Platzhalter für eine Ziffer; führende Nullen vor und nachfolgende Nullen hinter dem Komma werden als Leerzeichen ausgegeben. Hat die Zahl weniger Ziffern als das Format, werden Leerzeichen dafür eingesetzt. Gewährleistet wird damit, dass in einer Zahlenkolonne das Komma immer an derselben Stelle steht, auch wenn unterschiedliche Dezimalstellen angezeigt werden. Das gilt auch für Brüche.

Komma

Dezimalzeichen

%

Prozentzeichen; Excel multipliziert den Wert mit 100 und fügt das Prozentzeichen hinzu.

Punkt

Tausendertrennzeichen; kann auch benutzt werden, um eine Zahl auf Tausender, Millionen etc. zu normieren. (#.. zeigt z. B. nur die Millionen an.)

E- E+ e- e+

Wissenschaftliches Zahlenformat; die Anzahl der Nullen bzw. #-Zeichen zur Rechten legt die Anzahl der Stellen im Exponenten fest. E- oder e- zeigt nur das Minuszeichen an, E+ oder e+ beide Vorzeichen des Exponenten.

€ $ – + / ( ) : Leerzeichen

Anzeige des betreffenden Zeichens. Sollen andere Zeichen angezeigt werden, setzen Sie sie in doppelte Anführungszeichen oder setzen \ davor. Der Bindestrich kann z. B. als Trennzeichen verwendet werden. Beispiel: ##-###-##

*

Füllt die Zelle nach links mit dem unmittelbar folgenden Zeichen auf. ** kann z. B. als Sperrzeichen bei der Scheckausfüllung verwendet werden.

Unterstrich

Fügt eine Leerstelle von der Breite des nächsten Zeichens ein. _) kann z. B. benutzt werden, um positive Zahlen genau unter negative Zahlen zu setzen, die in Klammern angezeigt werden.

"Text"

Der Text innerhalb der Anführungszeichen wird angezeigt. Das erlaubt Ihnen z. B., die Maßeinheit direkt hinter eine Zahl zu setzen. Beispiel: #0,00 "qm".

@

Platzhalter für eine beliebig lange Zeichenfolge

M oder MM

Monatszahl ohne oder mit führenden Nullen (3 oder 03)

MMM

Abgekürzter Monatsname (Jan, Feb etc.)

MMMM

Ausgeschriebener Monatsname

MMMMM

Monatsname mit einem Buchstaben

T oder TT

Tag als Zahl ohne oder mit führenden Nullen (9 oder 09)

TTT

Abgekürzter Tagesname (Sa, So)

TTTT

Ausgeschriebener Tagesname

JJ oder JJJJ

Zweistellige oder vierstellige Jahreszahl (93 oder 1993)

h oder hh

Stundenzahl ohne oder mit führenden Nullen (3 oder 03); wird im 12-Stunden-Format angezeigt, wenn das Format auch AM oder PM enthält.

m oder mm

Minutenzahl ohne oder mit führenden Nullen (3 oder 03); muss auf h oder hh folgen, wird sonst als Monatszahl interpretiert.

s oder ss

Sekundenzahl ohne oder mit führenden Nullen (3 oder 03)

[ ]

Erlaubt Zeitformate mit mehr als 24 Stunden bzw. mehr als 60 Minuten oder Sekunden. Dabei muss jeweils der äußerste linke Teil des Zeitformats in eckige Klammern gesetzt werden, z. B. [h]:mm:ss. Dieses Format erlaubt die Summierung von mehrtägigen Zeiträumen im Stundenformat. Werden Zahlen ohne Formatzeichen eingegeben, ergeben sie ein Vielfaches von 24 Stunden. Drei ergibt z. B. 72:00:00.

AM/am/A/a PM/pm/P/p

Bewirkt, dass die Uhrzeit im 12-Stunden-Format angezeigt wird: AM, am, A oder a für die Zeit bis Mittag (ante meridiem = vormittags), PM, pm, P, oder p für die Zeit bis Mitternacht (post meridiem = nachmittags). Ohne Angabe wird die Zeit im 24-Stunden-Format angezeigt.

[Farbe]

Die folgenden Zeichen werden in der angegebenen Farbe angezeigt. Möglich sind die Einträge SCHWARZ, BLAU, ZYAN, GRÜN, MAGENTA, ROT, WEISS, GELB oder FARBE n, wobei n für eine Zahl zwischen 0 und 56 steht und die Nummer der Farbe aus der Farbpalette angibt, die Excel verwendet.

[Bedingung Wert]

Kann für bedingte Formate genutzt werden. Als Bedingung kann einer der folgenden Operatoren eingegeben werden: <, >, =, >=, <=, <>. Wert steht für eine beliebige Zahl. Beispiel: [>1000], das anschließend beschriebene Format wird verwendet, wenn die Zelle die Bedingung erfüllt, also größer 1  000 ist.


Die folgenden Abbildungen zeigen eine Reihe von Formaten und ihre Wirkung:

Benutzerdefinierte Zahlenformate

Benutzerdefinierte Datums- und Zeitformate

Bedingte Formate und Formate mit Zusatztext


Probleme mit der Zeitrechnung

Sie wollen verschiedene Zeiten zusammenrechnen und geben immer die Stunden und Minuten ein. Wenn Sie die Summe bilden, kommt ein unsinniger Wert heraus. Was ist zu tun? Normalerweise versteht Excel eine Angabe wie 15:30 als Zeitangabe – »es ist 15:30 Uhr« – und nicht als Angabe über eine verflossene Zeit. Wenn Sie 15:30 und 13:30 addieren, zeigt Excel deshalb 5:00, also wieder die Uhrzeit an. Sie können aber Excel veranlassen, Zeitsummen ordentlich auszugeben, wenn Sie ein spezielles Format verwenden. Geben Sie im Dialogfeld Zellen formatieren unter der Kategorie Benutzerdefiniert das Format [hh]:mm ein. Dann kommt bei dem Beispiel 29:00 raus, es wird also die Gesamtzahl der Stunden und Minuten angegeben.



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Das Problem mit den Nullen  downtop

Bei Tabellen, die erst innerhalb größerer Zeiträume mit Daten gefüllt werden, stellt sich häufig das Problem der Nullwerte. Sollen Formeln Nullwerte anzeigen, andere Zeichen oder gar nichts? Sie haben verschiedene Möglichkeiten:

Sie können für die gesamte Arbeitsmappe die Anzeige der Nullwerte unterdrücken. Dazu finden Sie über Excel-Optionen auf der Seite Erweitert die Arbeitsblattoption In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen. Wird das Häkchen gelöscht, werden Nullwerte nicht angezeigt.

Die zweite Möglichkeit ist, ein Format zu definieren, bei dem die Nullwerte unterdrückt oder etwa durch einen Bindestrich ersetzt werden. Beispiel: 0,00;-0,00;; oder 0,00;-0,00;"-". Die zweite Methode erlaubt Ihnen differenziertere Lösungen. Das Format kann etwa auf bestimmte Formeln beschränkt werden. Für Formeln, bei denen es gerade interessant ist, ob sie Null ergeben, etwa bei Prüfwerten, kann dann ein anderes Format gewählt werden.

Die dritte Möglichkeit ist es, in die Zellen, für die noch die Werte fehlen, die Funktion =NV() einzutragen. In der Zelle erscheint #NV, auch die Formeln, die sich auf diese Zellen beziehen, liefern den Wert #NV.

Schließlich können Sie die Anzeige von Nullwerten natürlich auch über Formeln abfangen.

=WENN(SUMME(A3:E3) <> 0;SUMME(A3:E3);"")

zeigt beispielsweise in Zelle F3 die Quersumme nur dann an, wenn Sie ungleich Null ist.


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5.1.7 Euro-Formate  downtop

Seit dem 1.1.2002 hat der Euro die nationalen Währungen im Euro-Raum abgelöst. Zur Kennzeichnung der Währung kann sowohl die Buchstabenfolge EUR als auch das Euro-Symbol, das von der Europäischen Kommission bestimmt worden ist, verwendet werden.

Das Euro-Symbol € ist ein relativ neues Zeichen, daher existiert es auf den älteren Tastaturen nicht. Es wurde festgelegt, in Deutschland und den meisten europäischen Ländern die Tastenkombination + dafür einzurichten. Die neueren Tastaturen zeigen das Zeichen deshalb auf der E-Taste an. Wenn die -Taste fehlt, kann die rechte -Taste verwendet werden. Am unbequemsten ist die Eingabe über + , , , im numerischen Ziffernblock.

Eine zweite Frage ist es, ob die auf dem Computer verwendeten Schriften das Zeichen enthalten. Bei den jüngeren Windows-Versionen verfügen die Fonts in der Regel über das Euro-Symbol. Wenn die Darstellung des Euro-Symbols am Bildschirm gesichert ist, bleibt immer noch zu prüfen, was Ihr Drucker daraus macht. Bei den TrueType-Schriften ist das normalerweise kein Problem mehr.

Schwieriger ist die Situation, wenn der Drucker mit eigenen eingebauten Schriften arbeitet. Dann sind Sie darauf angewiesen, dass der Druckerhersteller entsprechende Updates zur Verfügung gestellt hat. (Wenn der Drucker das Zeichen nicht kennt, wird stattdessen ein Kästchen gedruckt.) Wenn eine Schrift, die Sie für Ihre Tabelle verwenden wollen, noch kein Euro-Zeichen enthält, bleibt immerhin die allerdings etwas umständliche Möglichkeit, für das Euro-Zeichen einen anderen Zeichensatz zu verwenden, der das Zeichen bereits enthält. Oder Sie verwenden EUR als Währungskennzeichen.


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Zahlenformate mit dem Euro  downtop

In Excel 2007 haben Sie – wie bereits beschrieben – die Möglichkeit, Zahlen so zu formatieren, dass das Währungszeichen automatisch vor oder hinter dem Betrag angezeigt wird. Auf der Registerkarte Zahlen finden Sie in dem Listenfeld Symbol sowohl eine Option für die Anzeige € Betrag als auch Betrag €. Auch die Zeichenfolge EUR kann hier eingestellt werden.

Sie können über die Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung vorgeben, welche Variante als Standardwährungszeichen verwendet wird.

Einstellung des Standardwährungszeichens

Freundlicherweise akzeptiert Excel außerdem das Euro-Zeichen bei der Dateneingabe auch dann als gültiges Währungszeichen, wenn der Euro – wie etwa in der Schweiz – nicht als Standardwährungszeichen über die Ländereinstellungen vorgegeben ist. Wenn Sie in eine Zelle »1000 €« eintippen, nimmt Excel dies als einen korrekten Betrag in der Währung Euro, wohingegen eine Eingabe mit dem Dollar-Zeichen – »1000 $« – einfach nur als Text interpretiert wird. (Bei Dollar-Beträgen geben Sie also nur die »nackten« Beträge ein und formatieren die Zellen vorher oder nachher mit dem entsprechenden Währungsformat.)


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Hinweise zur Umstellung  downtop

Mit dem Wechsel des Währungszeichens von DEM in EUR ist die Umstellung natürlich nicht erledigt, der Umrechnungskurs muss ja berücksichtigt werden. Der Fall, dass das gelegentlich vergessen wird oder dass bei bestimmten Beträgen Unsicherheit besteht, ob es sich noch um DEM- oder schon um Euro-Beträge handelt, wird in der Zeit des Übergangs nicht selten sein. Deshalb ist es ratsam, auf eine entsprechende Formatierung der betroffenen Tabellen zu achten. Sobald eine Spalte für bestimmte Beträge in einem Tabellenblatt eingerichtet ist, sollte sofort über die Beschriftung oder/und Formatierung geklärt werden, ob es sich um DEM- oder Euro-Beträge handelt.

Bei älteren Tabellen wird es möglicherweise sinnvoll sein, Zahlenwerte nachträglich über die Beschriftung oder Formatierung eindeutig einer Währung zuzuordnen. Einige Arbeit kann insbesondere bei Tabellen auf Sie zukommen, in denen etwa Umsatzwerte für mehrere Jahre miteinander verglichen werden. Da kann es sinnvoll sein, die älteren DEM-Beträge rückwirkend in Euro umzurechnen, um einfacher vergleichen zu können. Achten Sie auch auf die Beschriftung zugeordneter Diagramme.

Erfreulicherweise bieten die Suchfunktionen von Excel 2007 die Möglichkeit, gezielt ein bestimmtes Währungsformat zu suchen, was für mögliche Umstellungen natürlich vorteilhaft ist. Die schematische Umrechnung von DM in Euro lässt sich relativ leicht bewerkstelligen. Festgesetzt wurde der Kurs:

1 Euro = 1,95583 DM

Erst wenn mit diesem exakten Kurs mit fünf Nachkommastellen umgerechnet worden ist, darf das Ergebnis kaufmännisch gerundet werden. (Beachten Sie unbedingt, dass der »umgedrehte« Kurs – 1 DM = 0,51129 Euro – nicht zum Berechnen verwendet werden darf.)

Eine Möglichkeit ist, den Umrechnungsfaktor 1,95583 in einer Zelle abzulegen und sich in Formeln darauf zu beziehen. Eine andere Erleichterung wäre, eine eigene Funktion zu schreiben, die die Umrechnung vornimmt. Ein Beispiel finden Sie in Abschnitt 23.5.

Soll eine Zahlenkolonne, die DEM-Beträge enthält, direkt in Euro-Beträge umgewandelt werden, können Sie auch folgendermaßen verfahren:

Umrechnen beim Kopieren

1 Sie legen den Umrechnungsfaktor in einer Zelle ab, markieren diese Zelle und benutzen Start/Zwischenablage/Kopieren.

2 Markieren Sie dann die Spalte mit den bisherigen DEM-Beträgen.

3 Benutzen Sie Start/Zwischenablage/Einfügen/Inhalte einfügen und die Option Dividieren.

4 Wenn die Spalte bisher mit dem Währungsformat DM formatiert war, ändern Sie das Format in das Euro-Format und ändern eventuell auch die Beschriftung der Spalte.

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Umrechnungshilfen mit dem Eurowährungs-Tool  downtop

Excel 2007 stellt als Add-In noch ein spezielles Eurowährungs-Tool zur Verfügung, das in dem Dialog Excel-Optionen über die Seite Add-Ins bei Bedarf nachgeladen werden kann. Dieses Tool stellt auf dem Register Formeln eine zusätzliche Gruppe Solutions bereit.

Darin ist nicht nur ein Schaltflächensymbol für die Formatierung mit dem Euro-Symbol enthalten. Ein weiteres Tool ist das Listenfeld Eurotool, das zum Umrechnen markierter Zellwerte verwendet werden kann. Wählen Sie dazu aus dem Listenfeld zunächst die Richtung der Umrechnung, etwa DEM R EUR.

Wenn Sie eine Zelle mit einem DEM-Betrag auswählen, erscheint im Ausgabefeld der berechnete Euro-Betrag. Wird ein Bereich von DEM-Beträgen markiert, erscheint die Summe in Euro. Wenn Sie den Betrag mit rechts anklicken, können Sie ihn kopieren und dann in eine andere Zelle einfügen.

Umrechnen mit der Eurotool-Symbolleiste

Umrechnen von Währungsdaten

Dritter Bestandteil des Add-Ins ist der Befehl Euroumrechnung. Mit diesem Werkzeug lassen sich Daten aus einem Tabellenbereich zwischen beliebigen Währungen aus dem Euro-Raum umrechnen. Die Ergebnisse werden dann in einem anderen Tabellenbereich abgelegt. Dabei kann das Ausgabeformat gleich mit angegeben werden. (Die direkte Ersetzung des alten Bereichs wird allerdings nicht zugelassen!)

Über die Schaltfläche Weitere lässt sich die Art der Umrechnung noch genauer festlegen. Unter Umrechnungsoptionen kann z. B. eine Rundung der jeweiligen Euro-Zwischenwerte auf drei Stellen festgelegt werden.

Zusätzliche Optionen für die Umrechnung

Enthält der markierte Ausgangsbereich auch Formeln, haben Sie nach dem OK noch die Wahl, im Zielbereich nur die berechneten Werte abzulegen, die Originalformel zu übernehmen – mit angepassten relativen Adressen – oder eine mit den Originaldaten verknüpfte Formel zu erzeugen, die die EUROCONVERT-Funktion verwendet. Sie können die Formelzielzelle auch leer lassen oder manuell eine neue Formel einsetzen.

Optionen für die Übernahme von Formeln


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Die Funktion Euroconvert  downtop

Die schon angesprochene Tabellenfunktion EUROCONVERT kann auch direkt in einer Zellformel eingesetzt werden, wenn das Add-In geladen ist. In dieser mächtigen Funktion sind die fixierten Kursrelationen der einzelnen nationalen Währungen zum Euro enthalten, Sie geben die Währungen an, die jeweils Quelle und Ziel darstellen. Die Funktion hat fünf Argumente:

1 Der Betrag, der umgerechnet werden soll.

2 Die Quell-Währung, angegeben durch den entsprechenden ISO-Code, z. B. DEM für DM.

3 Die Ziel-Währung, wieder angegeben im ISO-Code, z. B. EUR für Euro oder BEF für belgische Francs.

4 Festlegung, ob die Berechnung exakt oder mit Rundung erfolgen soll. WAHR bedeutet: keine Rundung, FALSCH bedeutet: Verwendung der währungsspezifischen Rundungsregeln. (Letzteres ist die Vorgabe, wenn das Argument nicht angegeben wird.)

5 Anzahl der Dezimalstellen, die für den Euro-Zwischenwert berechnet werden, wenn zwischen zwei nationalen Währungen umgerechnet wird. Werte von 3 und größer sind erlaubt. Wird kein Wert angegeben, wird das Zwischenergebnis nicht gerundet.

Hier einige Beispiele:

=EUROCONVERT(1000;"DEM";"EUR")

ergibt: 511,29 €

=EUROCONVERT(1000;"DEM";"FRF";FALSCH;3)

ergibt: 3353,86 FRF

=EUROCONVERT(1000;"DEM";"FRF";WAHR;3)

ergibt: 3353,855664 FRF

Liste der ISO-Währungsbezeichnungen:


BEF

belgischer Franc

LUF

luxemburgischer Franc

DEM

deutsche Mark

ESP

spanische Peseta

IEP

irisches Pfund

ITL

italienische Lira

NLG

niederländischer Gulden

ATS

österreichischer Schilling

PTE

portugiesischer Escudo

FIM

finnische Markka

EUR

Euro


Hier noch zwei Links zu Informationen und Angeboten:


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5.1.8 Jahreszahlen  downtop

Das Jahr 2000 wurde für Computer bekanntlich zu einem Problem, weil wir uns angewöhnt haben, bei den Jahreszahlen die Jahrhunderte wegzulassen. Eine Eingabe wie 12.10.97 wurde von uns gewohnheitsmäßig als ein Datum im Jahr 1997 behandelt.

Niemand hatte sich viel Gedanken darüber gemacht, bis die Jahrtausendwende nahe rückte. Inzwischen ist der Übergang einigermaßen überstanden, die Kassandra-Rufe sind, von einigen kleineren Pannen abgesehen, nicht zur Wirklichkeit geworden.

Der sicherste Weg für die Zukunft wäre natürlich, mit der eingefleischten Gewohnheit aufzuhören und immer die komplette Jahreszahl einzugeben. Aber das ist nicht ganz ohne Mühen. Eventuell müssen Tabellenspalten verbreitert werden, um das Datum voll anzeigen zu können. Wo die Dateneingabe über Dialogfelder von Makros gesteuert werden, müssen die Felder erweitert werden etc.

Excel 2007 erleichtert Ihnen den Schritt zur Nutzung vierstelliger Jahreszahlen durch das Angebot von zusätzlichen Datumsformaten mit der vollständigen Jahreszahl über das Dialogfeld Zellen formatieren. Ein Format gibt die Eingabe mit Tageszahl, Monatszahl und kompletter Jahreszahl aus – etwa 7.9.1999, andere benutzen die komplette oder die abgekürzte Monatsbezeichnung, beispielsweise 7. Sep. 1999. Auch ein Format mit vorgesetztem Tagesnamen ist direkt verfügbar.


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Interpretation unvollständiger Jahreszahlen  downtop

Damit auch weiterhin »unvollständige« Jahreszahlen vernünftig verarbeitet werden, bietet Ihnen Excel 2007 zwei Vorgehensweisen an.

Das Standardverfahren sieht so aus:

Wenn Sie in einer Zelle ein Datum ohne die Jahrhundertangabe eingeben, verhält sich Excel 2007 folgendermaßen:

Eine Eingabe wie 12.10.07 wird als 12.10.2007 verstanden. Dieses Verhalten gilt für alle Jahreszahlen von 00 bis 29.

Geben Sie eine Zahl zwischen 30 und 99 an, vermutet Excel, dass das 20. Jahrhundert gemeint ist, und setzt die 19 als Jahrhundertzahl davor. 12.10.33 wird also als 12.10.1933 verwendet.

Beispiele für die Ausgabe unvollständiger Jahreszahlen

Excel zeigt die komplette Jahreszahl in der Bearbeitungsleiste automatisch an, wenn die Zelle ausgewählt wird. Wenn Sie eine Zelle nachträglich umformatieren, sodass die Jahreszahl auch tatsächlich vierstellig angezeigt wird, können Sie das Ergebnis ebenfalls prüfen. Intern speichert Excel also immer die komplette Jahreszahl.

Benötigen Sie aus irgendeinem Grunde ein Datum aus dem Jahr 1904, etwa das Geburtsdatum Ihrer Großmutter, können Sie das Datum vierstellig eingeben, auch wenn die Zelle nur für eine zweistellige Jahreszahl formatiert ist.

Hier kann das Zeitfenster im Ausnahmefall verschoben werden.

Unter den Windows-Versionen ab 98 kann das oben beschriebene Zeitfenster von 100 Jahren auch verschoben werden. Über Systemsteuerung und Regions- und Sprachoptionen bzw. Ländereinstellungen finden Sie auf der Registerkarte Datum eine entsprechende Option in der Gruppe Kalender. Sie können beispielsweise eine Einstellung von 1940 bis 2039 wählen. Dann würde Excel die Eingabe von 12.10.33 in das 21. Jahrhundert verlegen. Eine solche Verschiebung des Zeitfensters sollte aber nur in Frage kommen, wenn es dafür gute Gründe gibt. Falls es z. B. darum geht, häufig Geburtsdaten aus dem Anfang des 20. Jahrhunderts korrekt zu verarbeiten, kann es Sinn machen, das Zeitfenster zurückzusetzen, damit 15 als 1915 und nicht als 2015 verstanden wird. Wichtig ist dann insbesondere, dass in einer Firma alle Geräte mit einem einheitlichen Zeitfenster arbeiten.

Sie können auf dieser Registerkarte auch dafür sorgen, dass ein mit zwei Stellen eingegebenes Jahr automatisch mit vier Ziffern angezeigt wird, zumindest als Standardanzeige. Eine nachträgliche Verkürzung über ein entsprechendes Format ist damit allerdings nicht ausgeschlossen. Wählen Sie dazu unter Kurzes Datum eine Einstellung wie TT.MM.JJJJ.

Wenn Sie nachträglich in einer Arbeitsmappe Zellen aufspüren wollen, die mit zweistelligen Jahreszahlen arbeiten, können Sie auch die Fehlerüberprüfung verwenden, die in Abschnitt 4.6 beschrieben ist. Haken Sie dazu über Excel-Optionen/Formeln unter Regeln für die Fehlerüberprüfung die Regel Zellen, die zweistellige Jahreszahlen enthalten ab.


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Besonderheiten der Datumsfunktion  downtop

Anders als bei der direkten Eingabe eines Datums in eine Zelle verhält sich Excel 2007, wenn das Datum durch eine Datumsfunktion erzeugt wird. Wird bei =DATUM(Jahr; Monat; Tag) das Jahr nur mit zwei Stellen eingegeben, ergänzt Excel nicht nach der oben beschriebenen Zeitfensterregel, sondern addiert immer 1900 dazu. Das gilt für alle Eingaben für das Jahr, die von 0 bis 1899 reichen. Das Datum 10.10.2000 kann also durch =DATUM(100;10;10) angegeben werden.

Ein Datum für 2000 und darüber kann aber auch mit einer vierstelligen Jahreszahl eingegeben werden. Alle vierstelligen Eingaben von 1900 bis 9999 werden so verarbeitet. Wird das 1904-Datumssystem verwendet, gilt Entsprechendes für Zahlen von 4 bis 1899 und 1904 bis 9999.

Für den Anwender ist dieses abweichende Verhalten sicher gewöhnungsbedürftig, die Funktion gibt Ihnen aber eine größere Flexibilität für Datumsberechnungen über größere Zeiträume hinweg.

Beachten Sie, dass es noch eine ganze Reihe von Funktionen in Excel gibt, die ein Datum als Argument verlangen. Ist dieses Argument als Datum in einer Zelle abgelegt, gilt auch hier die Fensterregel. Wird das Argument mit der Datumsfunktion erzeugt, gilt das zuletzt beschriebene Verhalten.


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Datumsberechnungen in Makros  toptop

Ein besonderes Problem stellen selbst gestrickte Datumsberechnungen in Makros dar. Wo dabei Datumsfunktionen von Excel benutzt wurden, lassen sich die betreffenden Stellen durch Suchoperationen nach den Funktionsnamen noch leicht aufspüren. Schwieriger ist es, wenn Berechnungen unabhängig von diesen Funktionen vorgenommen wurden. Wenn z. B. die beiden letzten Stellen der Jahreszahl einfach als Zahl in einer Zelle abgelegt werden, kann das Aufaddieren auf diese Zahl zu unerwünschten Ergebnissen führen, falls die Jahrtausendwende dabei überschritten wird. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Jahreszahl nur als Zeichenkette vorliegt.

Während Excel bei Variablen vom Typ Date Jahreszahlen auch dann vierstellig speichert, wenn nur die beiden letzten Stellen eingegeben werden, sind Jahreszahlen, die als Textvariable eingegeben werden oder durch Zeichenkettenfunktionen aus einer Zeichenkette herausgezogen werden, unsichere Kandidaten für eine eindeutige Interpretation, falls nur zwei Stellen vorhanden sind. Oft wird z. B. in einer Bestellnummer das Datum als Teil einer Zeichenkette verwendet. Setzen Makros hier mit Berechnungen auf, etwa um zu prüfen, wann ein Kunde zum letzten Mal bestellt hat, tun Sie gut daran, das Ergebnis zu prüfen.

Schwierigkeiten bereiten auch selbst programmierte Schaltjahrberechnungen in Makros, die beispielsweise nicht die Ausnahmeregelung für das Jahr 2000 – ein Schaltjahr – berücksichtigen. Es kann also durchaus notwendig sein, alle Berechnungen in vorhandenen Makros, die mit Jahreszahlen zu tun haben, durchzuchecken.



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