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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007
3 Aufbau von Kalkulationstabellen
4 Entwicklung von Berechnungen mit Formeln
5 Gestaltung von Tabellenblättern
6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
7 Optimierungen
8 Grafische Präsentation von Daten
9 Diagramme optimal einsetzen
10 Tabellen grafisch aufbereiten
11 Verteilungsvorbereitung
12 Ausdruck und E-Mail-Versand
13 Excel-Daten im Web
14 Gemeinsame Arbeit an Arbeitsmappen
15 Tabellenfunktionen
16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
17 Datenabfragen und Datenauszüge
18 Pivot–Tabellen und -Diagramme
19 Arbeit mit externen Daten
20 Datenaustausch zwischen Anwendungen
21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
22 Routineaufgaben mit Makros automatisieren
23 Visual Basic für Applikationen
A Tastenkombinationen
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Excel 2007 - Das umfassende Handbuch von Helmut Vonhoegen
Buch: Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

1012 S., 39,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-89842-864-4
gp 3 Aufbau von Kalkulationstabellen
  gp 3.1 Planung und Design von Kalkulationsmodellen
    gp 3.1.1 Was beim Tabellenaufbau zu beachten ist
    gp 3.1.2 Beschriftungen, Werte, Berechnungsvorschriften
    gp 3.1.3 Struktur einer Einnahmen-Ausgaben-Tabelle festlegen
  gp 3.2 Navigation und Bereichsauswahl
    gp 3.2.1 Blattwahl und Gruppenbearbeitung
    gp 3.2.2 Zellen mit der Maus auswählen
    gp 3.2.3 Bewegen und Auswählen mit der Tastatur
    gp 3.2.4 Markierung bestimmter Inhalte
  gp 3.3 Effektive Dateneingabe und Datenänderung
    gp 3.3.1 Texte und Zeichenfolgen
    gp 3.3.2 Eingabe von Zahlen
    gp 3.3.3 Eingabe- und Ausgabeformat
    gp 3.3.4 Brüche, führende Nullen, Datum und Uhrzeit
    gp 3.3.5 Inhalte ändern, suchen und löschen
    gp 3.3.6 Löschmethoden
    gp 3.3.7 Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur
    gp 3.3.8 Eingaben automatisch ersetzen
    gp 3.3.9 Smarttags – Verknüpfung von Eingabe und Aufgabe
  gp 3.4 Daten automatisch erzeugen
    gp 3.4.1 Reihenbildung im Dialog
    gp 3.4.2 Selbst definierte Listen
  gp 3.5 Prüfung der Dateneingabe
    gp 3.5.1 Gültigkeitsregeln für eine Preisspalte
    gp 3.5.2 Markieren falscher Daten
    gp 3.5.3 Eingabelisten
  gp 3.6 Tabellen neu organisieren und umbauen
    gp 3.6.1 Tabellenbereiche umordnen oder kopieren
    gp 3.6.2 Mehrere Bereiche gleichzeitig kopieren
    gp 3.6.3 Kopieren von Formaten
    gp 3.6.4 Transponieren beim Kopieren
    gp 3.6.5 Löschen und Einfügen von Zellen
    gp 3.6.6 Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen
  gp 3.7 Effektiver Umgang mit Arbeitsmappen
    gp 3.7.1 Übersicht in großen Tabellen
    gp 3.7.2 Ansichten einer Tabelle definieren
    gp 3.7.3 Kommentare


Rheinwerk Computing

3.4 Daten automatisch erzeugen  downtop

Überall wo ein Zellbereich mit Daten gefüllt werden soll, die eine erkennbare Reihe bilden, lässt sich die Dateneingabe automatisieren. Reihen vereinfachen die Beschriftung von Zeilen und Spalten und die fortlaufende Nummerierung z. B. von Artikeln oder Lagerplätzen. Auch wenn Sie Testdaten für Planspiele oder den Test von Formeln oder Makros brauchen, kann Ihnen die Ausfüllfunktion ebenfalls viel Zeit sparen.

Zwei Methoden stehen zur Verfügung, die Arbeit mit dem Ausfüllkästchen und der Befehl Start/Bearbeiten/Füllbereich. Bei kleinen Reihen kommen Sie mit der Maus schnell zum Ziel, bei großen Reihen gibt der Befehl mehr Kontrolle über die Reihenbildung.


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Datenreihen mit dem Ausfüllkästchen  downtop

Eine häufig benötigte Datenreihe sind Quartalsbezeichnungen. Hier ist das Ausfüllkästchen ganz praktisch.

1 Sie geben die Bezeichnung für das Quartal ein, mit dem die Reihe beginnen soll – es muss nicht das erste Quartal sein.2 Sie setzen den Mauszeiger genau auf das Ausfüllkästchen.

3 Mit gedrückter linker Maustaste wird der Hilfsrahmen, der dann erscheint, entweder innerhalb der Zeile nach rechts oder auch nach links oder innerhalb der Spalte nach unten oder oben ausgedehnt. Zur Kontrolle wird immer angezeigt, welches Quartal gerade erreicht wurde.

4 Ist eine Reihe zu lang geraten, können Sie das Ausfüllkästchen so weit in die entgegengesetzte Richtung ziehen, bis die überflüssigen Zellen wieder gelöscht sind.

5 Wird die Maustaste wieder losgelassen, ist der mit dem Hilfsrahmen ausgewählte Bereich ausgefüllt.

Excel 2007 blendet normalerweise die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen ein. Ein Klick öffnet ein Menü, wo Sie beispielsweise wählen können, dass im Ausnahmefall die Formate der Ausgangszelle nicht mit übernommen werden. Im Normalfall überträgt Excel beim Ausfüllen die Formatierung der Ausgangszelle auf die neuen Zellen.

Was die Reihenbildung liefert, hängt vom Inhalt der zunächst markierten Ausgangszelle(n) ab. Das Programm prüft, ob sich daraus eine fortlaufende Reihe erzeugen lässt oder nicht. Wenn nicht, werden die Zellinhalte nur kopiert. Wenn Sie verhindern wollen, dass Excel eine mögliche Reihe erzeugt, müssen Sie beim Ziehen gedrückt halten. Dann werden nur Kopien geliefert. Oder Sie benutzen die Option Zellen kopieren über die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen. Damit kann eine Reihe auch nachträglich in eine Folge von Kopien verwandelt werden und umgekehrt. Die Schaltfläche wird erst bei der nächsten Dateneingabe wieder ausgeblendet.


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Reihen oder Kopien?  downtop

Steht in der Ausgangszelle ein Name wie »Müller«, erzeugt das Ziehen des Ausfüllkästchens lauter »Müller«-Zellen. Schreiben Sie dagegen in die erste Zelle »Haus 1«, unterstellt das Programm, dass Sie eine Reihe von Häusern durchnummerieren wollen, also »Haus 1«, »Haus 2«, »Haus 3«.

Dabei spielt es keine Rolle, wo die Zählnummer steht, ob am Anfang des Zelleintrags oder am Ende. Am Anfang muss sie allerdings durch ein Leerzeichen vom Text getrennt sein. Dabei kann hinter der Nummer noch ein Punkt stehen. Ein Eintrag wie »1.Tag« ergibt immer nur »1.Tag«, während »1. Tag« oder auch »1 MByte« eine durchnummerierte Reihe ergibt. Dagegen kann »1er« benutzt werden, um eine Ordinalzahlenreihe zu erzeugen.

Soll eine fortlaufende Nummerierung erzeugt werden, reicht es aus, in die erste Zelle 1 oder eine andere Startzahl einzugeben. Allerdings muss dann über Auto-Ausfülloptionen die Option Datenreihe ausfüllen gewählt werden, weil Excel sonst die Zahl nur kopiert. Alternativ können Sie auch beim Ziehen die -Taste gedrückt halten. Wenn die Aufeinanderfolge nicht in Einer-Schritten erfolgen soll, ist es notwendig, zunächst zwei Zellen auszufüllen und zu markieren. Die erste Zelle enthält den Ausgangswert und die zweite Zelle den nächsten Wert, sodass das Programm den Schrittwert (Inkrement) erkennen kann.


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Aufsteigende und absteigende Reihen  downtop

Das Ausfüllkästchen kann in die rechten oder in die unteren Nachbarzellen gezogen werden, um aufsteigende Reihen zu erzeugen. Wird das Ausfüllkästchen dagegen zu den linken oder den oberen Nachbarzellen gezogen, werden absteigende Reihen erzeugt. Dabei muss unbedingt über den zunächst markierten Bereich hinausgezogen werden, weil dieser sonst gelöscht wird!


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Zeitreihen  downtop

Zeitreihen können linear wie beim Datum oder kreisförmig wie bei der Uhrzeit oder bei Wochentagen oder Monatsreihen sein. Die Abstände werden entweder nach dem ersten Wert automatisch in Einerschritten oder durch den Inhalt einer zweiten Zelle bestimmt.

Hier einige Beispiele:


Anfangswerte Fortsetzung der Reihe

8:15

9:15 10:15 11:15

Di

Mi Do Fr Sa So Mo Di

Montag

Dienstag Mittwoch Donnerstag

1. Mai 15. Mai

29. Mai 12. Jun 26. Jun 10. Jul

Januar

Februar März April

Mai 03 Sept 03

Jan 04 Mai 94 Sep 04

1. Quartal

2. Quartal 3. Quartal


Quartal kann ausgeschrieben oder abgekürzt werden: Qrtl oder Q. Monatsnamen und Tagesnamen können ausgeschrieben oder auf drei bzw. zwei Buchstaben abgekürzt werden.


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Arithmetische Reihen  downtop

Arithmetische Reihen sind Reihen mit konstantem Abstand. Um sie mit der Maus zu erzeugen, müssen zwei Zellen markiert sein, die den ersten und den zweiten Wert der Reihe enthalten.


Anfangswerte Fortsetzung der Reihe

4 7

10 13 16 19

1.

2. 3. 4.

6 3

0 –3 –6

1,2 1,6

2 2,4 2,8

1er

2er 3er 4er

1er 5er

9er 13er 17er



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Geometrische Reihen  downtop

Bei geometrischen Reihen wird jeweils der vorhergehende Wert mit einem konstanten Faktor multipliziert. Diese Reihen können allerdings nur über das Dialogfeld Reihe erzeugt werden, das mit Start/Bearbeiten/Reihe geöffnet wird. Die hier angebotenen Optionen entsprechen ansonsten den Operationen mit dem Ausfüllkästchen.


Anfangswerte Fortsetzung der Reihe

2 (Inkrement 2)

4 8 16

3 (Inkrement 5)

3 15 75


Ist eine Datenreihe zu lang geraten, können Sie die Reihe auswählen und dann das Ausfüllkästchen so weit nach innen ziehen, bis die überflüssigen Glieder der Reihe mit dem grauen Raster bedeckt sind. Wenn Sie loslassen, sind diese Zellen gelöscht. Um die Reihe zu erweitern, ziehen Sie das Ausfüllkästchen einfach erneut in die entsprechende Richtung.


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Trendanalyse mit der Maus  downtop

Das Ausfüllkästchen ermöglicht sogar eine einfache Trendanalyse. Sie können z. B. in einer Spalte Besucherzahlen der letzten sechs Monate eingeben, die sechs Zellen markieren und dann das Ausfüllkästchen um weitere sechs Zellen nach unten ziehen. Sie erhalten eine arithmetische Trendberechnung für das zweite Halbjahr nach der Methode der kleinsten Quadrate. Die Ausgangswerte bleiben dabei unverändert. Die Abbildung zeigt ein Beispiel mit einem Flächendiagramm, das die Zahlenreihe auswertet.

Lineare Trendanalyse von Besucherzahlen


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Spezielle Optionen des Kontextmenüs  downtop

Benötigen Sie eine Liste von Wochentagen, können Sie das Ausfüllkästchen auch mit der gedrückten rechten Maustaste ziehen. Wenn Sie die Taste loslassen, bietet das Kontextmenü die Option Wochentage ausfüllen, die automatisch nur die Werktage aufreiht.

Kontextmenü zum Ausfüllkästchen

Bei Zahlenwerten können hier neben arithmetischen Trends auch exponentielle Wachstumstrends berechnet werden, wobei auch in diesem Fall die Ausgangswerte nicht verändert werden.


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3.4.1 Reihenbildung im Dialog  downtop

Der Dialog zu Start/Bearbeiten/Füllbereich/Reihe gibt noch einige zusätzliche Möglichkeiten. Allerdings ist das Verfahren etwas anders. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Verfahren: Sie markieren vor Aufruf des Befehls den kompletten Bereich, der gefüllt werden soll, einschließlich der Startzelle. Dabei können auch mehrere Zellen gleichzeitig als Startzellen eingesetzt werden, wie die folgende Abbildung zeigt:

Mehrfache Reihenbildung

2. Verfahren: Sie wählen nur die Ausgangszelle(n) und steuern die Ausdehnung der Datenreihe über den Endwert im Dialogfeld.

Haben Sie nur die Ausgangszelle(n) ausgewählt, wählen Sie unter Reihe in aus, ob die Reihe in der Zeile, d.  h. nach rechts, oder in der Spalte, also nach unten, gebildet werden soll.

In der zweiten Optionsgruppe wird der Typ der Datenreihe ausgewählt. Excel gibt den Typ aufgrund der markierten Startzelle vor.

  • Linear: Der unter Inkrement eingegebene Schrittwert wird jeweils auf den letzten Wert aufaddiert. Ist das Kontrollkästchen Trend abgehakt, wird der Schrittwert unter Inkrement ignoriert und ein linearer Trend berechnet. Im Unterschied zur entsprechenden Mausfunktion werden hierbei die Ausgangswerte überschrieben.
  • Geometrisch: Multipliziert den letzten Wert jeweils mit dem Schrittwert. Ist das Kontrollkästchen Trend abgehakt, wird der Schrittwert ignoriert und ein geometrischer Trend berechnet. Die Ausgangswerte werden überschrieben.
  • Datum: Wenn diese Einstellung gewählt ist, kann unter Zeiteinheit die Einheit gewählt werden, die für die Reihe benutzt werden soll. Der Schrittwert bezieht sich dann auf diese Einheit.
  • AutoAusfüllen: Bei dieser Einstellung werden Inkrement und Endwert ignoriert. Diese Einstellung setzt voraus, dass der komplette Bereich für die Reihe vorher markiert ist und die Art der Reihe durch die Werte in den Ausgangszellen erkennbar ist. Diese Einstellung entspricht dem, was Sie mit dem Ziehen des Ausfüllkästchens erreichen.

Außer bei der Option AutoAusfüllen und bei der Einstellung Trend können Sie unter Inkrement den Schrittwert für eine Datenreihe eingeben. Der Endwert muss nur eingegeben werden, wenn Sie nicht den kompletten Bereich für die Reihe markieren. Mit dem Endwert können Sie exakt angeben, bei welchem Wert die Reihe aufhören soll. Der Wert muss in einem Format eingegeben werden, der dem Typ der Reihe entspricht, bei Zeitwerten also das Datum oder die Uhrzeit in einem der gültigen Formate.


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3.4.2 Selbst definierte Listen  downtop

Zusätzlich zu den bisher beschriebenen Datenreihen lassen sich auch Datenreihen erzeugen, die ganz unabhängig von numerischen Reihen oder Zeitreihen sind. Das kann z. B. die Liste der Filialen oder Abteilungen einer Firma sein oder eine Aufstellung über Produktgruppen.


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Definition einer Liste von Niederlassungen  toptop

Um beispielsweise die Orte verschiedener Niederlassungen als Datenreihe zu definieren, verfahren Sie folgendermaßen:

1 Wählen Sie im Dialog Excel-Optionen auf dem Register Häufig verwendet die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.2 Sie können die Liste hier entweder direkt eintragen oder aus einer Spalte oder Zeile eines Arbeitsblatts importieren. Wählen Sie zunächst im linken Feld die Position Neue Liste.

3 Wenn Sie die Liste manuell eintragen wollen, schreiben Sie die einzelnen Werte unter Listeneinträge untereinander. Schließen Sie jeden Eintrag mit ab. Bei umfangreichen Listen oder wenn Sie Werte aus vorhandenen Tabellen übernehmen können, ist es praktischer, die Listeneinträge zu importieren. Wählen Sie unter Liste aus Zellen importieren den entsprechenden Bereich und klicken Sie auf Importieren.

Um eine selbst definierte Liste im Arbeitsblatt zu verwenden, müssen Sie nur einen gültigen Eintrag aus der Liste in die erste Zelle des Bereichs eintragen, der gefüllt werden soll. Wenn Sie dann das Ausfüllkästchen nach rechts oder nach unten ziehen, erscheinen die übrigen Einträge aus der Liste. Die Listen arbeiten kreisförmig. Statt mit der Maus zu arbeiten, kann auch der zu füllende Bereich markiert und dann Start/Bearbeiten/Füllbereich/Reihe mit der Option AutoAusfüllen benutzt werden.



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