14.5 Zentrale Verzeichnisse für Dokumentvorlagen definieren 

14.5.1 Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen 

Ein weiteres Ziel besteht nun darin, das Standardverzeichnis für Microsoft-Office-Dokumentvorlagen wie z.B. Word-dot-Dateien festzulegen und über Gruppenrichtlinien für alle Benutzer vorzugeben.

Vor der Verwendung von Gruppenrichtlinien und der Ordnerumleitung findet ein Benutzer mit der Kennung schlueter in Word unter Extras · Optionen in der Registerkarte Speicherort für Dateien folgende Einstellungen:

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Dokumente: C:\Dokumente und Einstellungen\schlueter\Eigene Dateien

Benutzervorlagen: C:\Dokumente und Einstellungen\schlueter\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

Arbeitsgruppenvorlagen: Nicht definiert

AutoWiederherstellen-Dateien: C:\Dokumente und Einstellungen\schlueter\Anwendungsdaten\Microsoft\Word

Wörterbücher: C:\Programme\Microsoft Office\Office11

AutoStart: C:\Dokumente und Einstellungen\schlueter\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp

In Excel findet der Anwender unter Extras · Optionen in der Registerkarte Allgemein folgende Einstellungen:

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Standardspeicherort: C:\Dokumente und Einstellungen\schlueter\Eigene Dateien

Beim Start alle Dateien in diesem Ordner laden: Nicht definiert

Starten Sie den Gruppenrichtlinien-Editor und öffnen Sie zuerst die Kategorie Benutzerkonfiguration · Administrative Vorlagen · Microsoft Word 2003 · Tools · Options File Location. Über die Gruppenrichtlinie Documents können Sie ein anderes Standardablageverzeichnis für Word-Dokumente als das Basisverzeichnis des Anwenders \\s1\users\%username% festlegen, z.B. die Serverfreigabe \\s1\Company bzw. \\s1\Groups. Aus folgenden Gründen kann es sinnvoll sein, in dieser Gruppenrichtlinie als Standardverzeichnis das Gruppen-, Abteilungs- oder Projektverzeichnis der Anwender einzutragen. Wird diese Gruppenrichtlinie nicht definiert, so wird dem Anwender sein Basisverzeichnis zum Öffnen und Speichern von Dokumenten vorgeschlagen, sobald er in Word auf Datei · Öffnen oder Datei · Speichern unter klickt. Für die Mehrzahl der Anwender ist es jedoch angebracht, den Großteil der am Arbeitsplatz erstellten Dokumente nicht im privaten Verzeichnis, sondern im Gruppenverzeichnis abzulegen. Dadurch haben nicht nur die Kollegen Zugriff auf gemeinsam benötigte Dokumente. Im Krankheitsfall oder während des Urlaubs eines Mitarbeiters erspart diese Vorgabe für die Dokumentenablage auch, dass der Administrator von der Vertretung oder dem Vorgesetzten gebeten wird, im privaten Verzeichnis des abwesenden Mitarbeiters nach einem dringend benötigten, aber im Abteilungsverzeichnis nicht auffindbaren Dokument zu suchen. Im privaten Verzeichnis eines Arbeitnehmers sollten eigentlich nur solche Dokumente gespeichert werden, die explizit für die Abteilung oder die Projektmitglieder noch nicht zugänglich sein sollen.

Stellen Sie sich eine Abteilung vor, in der viele Mitarbeiter jeden Tag Anträge, Angebote oder anderen Kundenschriftverkehr in Word verfassen. Jedes Mal, wenn ein Sachbearbeiter ein neues Dokument im Gruppenverzeichnis abspeichern will, klickt er in Word auf Datei · Speichern unter. Wird jetzt sein persönliches Basisverzeichnis vorgeschlagen, so muss er zuerst in das Gruppenverzeichnis wechseln. Will er in Word ein zu überarbeitendes Gruppendokument öffnen, so klickt er in Word auf Datei · Öffnen und muss erst vom Verzeichnis Eigene Dateien in das Gruppenverzeichnis wechseln. Wird jedoch durch die Gruppenrichtlinie Documents das gemeinsam genutzte Company-Verzeichnis oder sogar das Abteilungsverzeichnis vorgegeben, so entfällt dieser Aufwand und der Anwender wird darüber hinaus dazu »erzogen«, Arbeitsergebnisse im Gruppenverzeichnis und nicht in der persönlichen Ablage abzulegen.

Öffnen Sie nun die Kategorie Benutzerkonfiguration · Administrative Vorlagen · Microsoft Office 2003 · Shared paths. Über die Richtlinie User templates path können Sie einstellen, welcher Pfad für die privaten Benutzervorlagen definiert werden soll. Auf das Benutzervorlagenverzeichnis benötigt der Anwender schreibende Rechte, denn dort wird z.B. die NORMAL.DOT von Word angelegt. Über die Gruppenrichtlinie Workgroup templates path können Sie hingegen einstellen, welches Verzeichnis in Word als Gruppenvorlagenverzeichnis definiert werden soll. Auf das Gruppenvorlagenverzeichnis benötigt die Mehrzahl der Anwender nur das Leserecht. Nur diejenigen Mitarbeiter, die Gruppenvorlagedateien hinzufügen und ändern dürfen, müssen weitergehende Verzeichnisrechte auf dieses zentrale Serververzeichnis haben.

Ein möglicher Ansatz wäre nun, im Basisverzeichnis Z: für jeden Anwender über das Anmeldeskript ein Unterverzeichnis Z:\Vorlagen zu erzeugen und dieses Verzeichnis als Benutzervorlagenverzeichnis zu definieren. In der Freigabe \\Servername\Company könnte wiederum ein Unterverzeichnis Firmenvorlagen erzeugt werden. Dieses Verzeichnis würde als Workgroup templates path definiert, wobei z.B. der Gruppe Domänen-Benutzer das Leserecht und der Gruppe Domänen-Administratoren oder einer speziellen Gruppe Vorlagenverwalter weitere Rechte für das Verzeichnis \\Servername\Company\Firmenvorlagen eingeräumt würden.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen neben Microsoft Office andere Anwendungen wie CAD oder eine kaufmännische Anwendung einsetzen, so werden Sie eventuell unterschiedliche Vorlageverzeichnisse für unterschiedliche Anwendungen benötigen. Der vorgeschlagene Ansatz wäre dann aber zu kurzsichtig. Als weitsichtigere Lösung bietet sich an, sowohl für Benutzervorlagen als auch für Firmenvorlagen die Verzeichnisse weiter zu untergliedern:

In der Freigabe \\Servername\Company legen Sie z.B. das Verzeichnis Firmenvorlagen mit den Unterverzeichnissen Office, AutoCAD usw. an. Über das Anmeldeskript stellen Sie sicher, dass im servergespeicherten Basisverzeichnis Z: jedes Anwenders ein Verzeichnis Vorlagen mit den gewünschten Unterverzeichnissen wie Office, AutoCAD usw. erzeugt wird.

Damit diese Vorgehensweise funktioniert, muss z.B. über ein Anmeldeskript gewährleistet sein, dass für jeden Benutzer im servergespeicherten Basisverzeichnis Z: ein Verzeichnis Z:\Vorlagen erzeugt wird und darunter die gewünschten Unterverzeichnisse angelegt werden. Das Anmeldeskript könnte folgende Struktur haben:

@echo off
rem Homedirectory wird ueberprueft und wichtige XXX Verzeichnisse   rem erzeugt:
if /i "%HOMEDRIVE%"=="Z:" goto HOMEOKAY
cls
echo Der Basisordner Z: wurde nicht oder fehlerhaft gesetzt.
echo Wenden Sie sich an den Helpdesk unter Tel. 12345
echo.
pause
c:
%LOGONSERVER%\netlogon\util\logoff.exe
exit
:HOMEOKAY
if not exist "Z:\Vorlagen" md "Z:\Vorlagen" > NUL: 2>&1
md Z:\Vorlagen\Office > NUL: 2>&1
md Z:\Vorlagen\AutoCAD > NUL: 2>&1
md Z:\Vorlagen\Sage KHK > NUL: 2>&1
rem Gruppenverzeichnis "Company" wird mit G: verbunden:
net use g: /del > NUL: 2>&1
net use g: "\\S1\Company" > NUL: 2>&1

Dieses Anmeldeskript überprüft zuerst, ob der Administrator bei der Einrichtung einer neuen Kennung nicht vergessen hat, in der Registerkarte Profil unter Basisordner das Laufwerk Z: mit \\Servername\Users\%USERNAME% zu verbinden. In diesem Fall wird eine Fehlermeldung ausgegeben und der Anwender wird sofort wieder abgemeldet, damit keine Folgefehler auftreten. Auf gleiche Weise lässt sich im Anmeldeskript überprüfen, ob für einen neuen Benutzer ein Profilpfad für ein servergespeichertes Benutzerprofil angegeben wurde.

Danach wird das Verzeichnis Z:\Vorlagen mit den Unterverzeichnissen erzeugt. Die Umleitung > NUL: 2>&1 hinter den md-Befehlen (md = makedir) sorgt dafür, dass weder eine Bestätigungsmeldung wie Verzeichnis wurde angelegt noch eine Fehlermeldung wie das Verzeichnis xxx existiert bereits angezeigt wird.

Über den Befehl net use g: \\S1\Company > NUL: 2>&1 wird für alle Benutzer das Laufwerk G: mit der Freigabe \\Servername\Company verbunden. Die Anwender finden nun unter dem Laufwerk Z: ihre persönlichen Dokumente und Vorlagen und unter dem Laufwerk G: die Gruppendokumente und Gruppenvorlagen.

Wenn mit unterschiedlichen Versionen von Microsoft Office gearbeitet wird (2000/2002/2003), kann es sinnvoll oder unumgänglich sein, separate Unterverzeichnisse für Dokumentvorlagen einzurichten, damit es keine Konflikte gibt, denn das Makroverhalten der verschiedenen Office-Versionen ist z.B. unterschiedlich:

\\Servername\Company\Vorlagen\Office\2000

\\Servername\Company\Vorlagen\Office\2002

\\Servername\Company\Vorlagen\Office\2003

Nun kann die Richtlinie User templates path mit Z:\Vorlagen\Office definiert werden. Im Feld User templates path kann übrigens auch ein UNC-Pfad mit der Variablen %USERNAME% stehen:

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Nachdem die Richtlinie User templates path auf \\Servername\Users\%username%\Vorlagen\Office eingestellt wurde, findet der Anwender diese Einstellung in Word unter Optionen in der Registerkarte Speicherort für Dateien als unveränderlichen Eintrag hinter Benutzervorlagen. Sobald Sie sich am Windows-XP-Client erneut angemeldet haben, sollte in Word unter Extras · Optionen · Speicherort für Dateien der über die Gruppenrichtlinien User templates path eingestellte Pfad angezeigt werden:

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Als Nächstes wird die Richtlinie Workgroup templates path unter Benutzerkonfiguration · Administrative Vorlagen · Microsoft Office 2003 · Shared paths eingestellt. In der Server-Freigabe Company wird zuerst ein Verzeichnis Firmenvorlagen mit den gewünschten Unterverzeichnissen Office, AutoCAD usw. erstellt. Auf dieses Verzeichnis sollten zwar alle Anwender lesenden Zugriff bekommen, jedoch nur diejenigen Anwender ein Schreibrecht erhalten, die die Vorlagedateien ändern und neue Firmenvorlagen hinzufügen dürfen. Man kann nun den einfachen Weg wählen und das Verzeichnis \\Servername\Company\Firmenvorlagen\Office als Workgroup templates path eintragen.

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Diese Vorgehensweise hat aber einen gravierenden Nachteil: Wenn tagsüber die Anwender mit Word arbeiten und die Firmenvorlagen von Word benutzen, sind diese dot-Dateien ständig im Zugriff und können nicht bei Bedarf ad hoc geändert werden. Um dieses Problem zu umgehen, bietet sich folgende Vorgehensweise an:

Über das Anmeldeskript wird das komplette Verzeichnis Firmenvorlagen mit dem Tool Robocopy.exe nach C:\Firmenvorlagen repliziert. Das Tool Robocopy.exe und die zugehörige Dokumentation Robocopy.doc gehören zum Windows Server Resource Kit. Das Tool Robocopy synchronisiert das zentrale Verzeichnis \\Servername\Company\Firmenvorlagen mit dem dezentralen Verzeichnis C:\Firmenvorlagen rasend schnell. Das Anmeldeskript muss nun um folgende Zeile ergänzt werden:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe 
\\s1\Company\Firmenvorlagen c:\Firmenvorlagen /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

Wenn es aus Sicherheitsgründen Bedenken gibt, dass die Vorlagedateien lokal auf den Clients liegen, so können sie auch mittels Robocopy in das Basisverzeichnis des Anwenders Z: gespiegelt werden. Dieses Vorgehen bietet sich besonders dann an, wenn Office von einem Terminalserver gestartet wird, denn bei einer Terminalserversitzung hat der Benutzer auf das Laufwerk C: keine Schreibrechte. In diesem Fall wird folgender Befehl an das Anmeldeskript angefügt:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe 
\\s1\Company\Firmenvorlagen \\Servername\Users\%USERNAME%\Firmenvorlagen
  /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

Der Ausdruck start /min bewirkt übrigens, dass die Synchronisation des Verzeichnisses Firmenvorlagen im Hintergrund und in einem minimierten Fenster abläuft. Im Hintergrund bedeutet, dass die nachfolgenden Befehle des Anmeldeskriptes abgearbeitet werden, ohne auf die Beendigung des robocopy-Befehls zu warten. Geben Sie in einer CMD-Box den Befehl start /? ein, um sich über die Möglichkeiten zu informieren, die der start-Befehl bietet.

Der Ausdruck > NUL: 2>&1 unterdrückt alle Meldungen, die das Tool Robocopy sonst auf dem Bildschirm ausgibt.

In der Richtlinie Workgroup templates path kann jetzt also statt des Pfades \\Servername\Company\Firmenvorlagen\Office der Pfad C:\Firmenvorlagen\Office oder der UNC-Pfad \\Servername\Users\%username%\Firmenvorlagen\Office eingetragen werden. Nachdem die Gruppenrichtlinie Workgroup templates path so definiert wurde, zeigt beim Anwender in Word unter Extras · Optionen die Registerkarte Speicherort für Dateien nunmehr \\s1\users\%username%\Vorlagen\Office im Feld Benutzervorlagen und C:\Firmenvorlagen\Office im Feld Arbeitsgruppenvorlagen an:

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14.5.2 Das AutoStart-Verzeichnis über eine Gruppenrichtlinie festlegen 

In großen Unternehmen soll zusätzlich oft eine Vorlagedatei beim Start von Word geladen werden. Diese Vorlagedatei soll bestimmte Makros ausführen oder die Menüs von Word für das Unternehmen anpassen. Standardmäßig werden beim Start von Word alle Dateien geladen, die sich im Verzeichnis befinden, das unter Extras · Optionen · Speicherort für Dateien als AutoStart-Verzeichnis angegeben ist. Da bereits ein zentrales Verzeichnis für Firmenvorlagen auf dem Server erstellt wurde, bietet es sich an, dieses Verzeichnis um ein Startup-Verzeichnis zu erweitern. Es gibt jedoch nicht nur in Word ein Startup-Verzeichnis, sondern auch in Excel. In Excel können Sie das Startup-Verzeichnis über Extras · Optionen in der Registerkarte Allgemein im Feld Beim Start alle Dateien in diesem Ordner laden finden.

Folgende Vorgehensweise ist denkbar: Im zentralen Serververzeichnis \\Servername\Company\Firmenvorlagen\Office richten Sie die beiden Unterverzeichnisse Word-Startup und Excel-Startup ein. Die Robocopy-Routine des Anmeldeskripts stellt sicher, dass auch diese Unterverzeichnisse mit dem lokalen Verzeichnis C:\ Firmenvorlagen synchronisiert werden. Über entsprechende Gruppenrichtlinien werden nun die dezentralen Verzeichnisse C:\Firmenvorlagen\Office\Word-Startup und C:\Firmenvorlagen\Office\Excel-Startup definiert. Die dot-Dateien im zentralen Serververzeichnis \\Servername\Company\Firmenvorlagen\Word-Startup sind damit tagsüber nicht durch Anwender blockiert und können von Mitarbeitern der Systemadministration gepflegt werden.

Nun müssen noch die Richtlinien für die Startup-Verzeichnisse von Word und Excel definiert werden. Für Word 2003 finden Sie die zugehörige Richtlinie unter Benutzerkonfiguration · Administrative Vorlagen · Microsoft Word 2003 · Tools | Options · File Locations · Startup.

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Das Startup-Verzeichnis für Excel definieren Sie über Benutzerkonfiguration · Administrative Vorlagen · Microsoft Excel 2003 · Tools | General · Alternate startup directory.

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Um das Ergebnis auf dem Windows-XP-Client zu sehen, setzen Sie den Befehl gpupdate über Start · Ausführen ab. In Word sehen Sie über Extras · Optionen in der Registerkarte Speicherort für Dateien folgendes Ergebnis:

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In Excel öffnen Sie unter Extras · Optionen die Registerkarte Allgemein, um das Ergebnis der neu definierten Gruppenrichtlinien zu überprüfen:

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