14.2 Kooperation über SharePoint-Dienste 
Je mehr räumlich getrennte Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, desto größer ist der Bedarf nach komfortablen Kommunikationsmöglichkeiten und einem Dokumentmanagement, das die Optionen des Webs effektiv nutzt. Es ist dabei für Mitglieder eines Teams sehr praktisch, über die gewohnte Browseroberfläche auf die für die gemeinsame Arbeit freigegebenen Dokumente zugreifen zu können.
Microsoft Office 2007 bietet hierfür zwei Lösungen an, deren Möglichkeiten hier allerdings nur angedeutet werden können. Die erste ist der kommerzielle Microsoft Office SharePoint Server 2007, der insbesondere für den Einsatz in großen Unternehmen leistungsfähige Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten im Rahmen eines Webportals mit integrierten Sicherungs- und Suchfunktionen anbietet. Gerade im Zusammenspiel mit Excel ergeben sich dabei umfangreiche Möglichkeiten, Berichte und Auswertungen zu generieren und in dynamischer Form zu präsentieren, beispielsweise in Dashboards, die alle wichtigen Daten zu einem Thema in einer übersichtlichen Form präsentieren, wobei Tabellen und Diagramme parametergesteuert verknüpft werden können.
Dagegen erhalten Sie die Windows SharePoint Services kostenfrei als Bestandteil von Windows Server 2003. Diese Komponente, die inzwischen in der Version 3.0 verfügbar ist, enthält allerdings nur den abgespeckten Kern der Funktionalität des SharePoint Servers.
Beide Produkte erlauben es, Arbeitsbereiche und Dokumente zur wechselseitigen Ansicht und Bearbeitung untereinander freizugeben. Voraussetzung ist in beiden Fällen ein Windows Server 2003, auf dem neben dem .NET Framework die notwendigen Webserver-Komponenten eingerichtet sind, also der Internet Information Server mit ASP.NET-, SMTP- und WWW-Diensten.
Beide Lösungen generieren innerhalb des Webservers weitgehend automatisch gestaltete Webportale zu den verwalteten Daten, wobei die verschiedenen Bereiche teilweise frei gestaltet werden können. Das Portal ist ein Verbund aus Webseiten, über deren Links Sie Dokumente komfortabel verwalten, Aufgabenlisten pflegen oder Informationen suchen können. Durch Ein- und Auschecken von Dokumenten wird jeweils sichergestellt, dass es nicht zu Änderungskollisionen kommt, wenn mehrere Personen ein Dokument bearbeiten.
Bei beiden Verfahren werden die Dokumente bevorzugt über den Server verwaltet. Die einzelnen Teammitglieder arbeiten mit lokalen Kopien der Dokumente, eine Synchronisation sorgt jeweils für den notwendigen Abgleich.
Teammitglieder können Dokumente, an denen sie interessiert sind, abonnieren und sich per E-Mail über die Änderungen informieren lassen. Jeder registrierte Teilnehmer kann sich aus der Excel-Umgebung heraus eigene Arbeitsbereiche in Form von Webseiten auf dem Portal einrichten.
Eine Versionsverwaltung der Dokumente und eine Reihe von Sicherheitsfunktionen sind bereits eingebaut. So wird gewährleistet, dass Dokumente nur durch berechtigte Anwender genutzt werden. Der SharePoint Server unterstützt dabei nicht nur eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer, sondern kann auch eine große Anzahl unterschiedlicher Teams verwalten. Diese Lösung ist also für den Einsatz in großen Firmen und Verwaltungen konzipiert. Sie erfordert den Einsatz der Active Directory Services (ADS). Dies kann im Rahmen dieses Buches nicht im Detail thematisiert werden.
Die kleinere Variante, die Windows SharePoint Services, bietet sich für kleine Netzwerke an, die in Arbeitsgruppen organisiert sind. Eine Domänenverwaltung ist hier nicht erforderlich.
Beide Lösungen basieren auf dem .NET Framework 2.0 und nutzen ASP.NET 2.0 sowie den SQL Server zur internen Datenverwaltung.
Dokumentarbeitsbereiche einrichten
An dieser Stelle soll die Arbeit mit den frei verfügbaren Windows SharePoint Services wenigstens kurz vorgestellt werden, um Ihnen einen Eindruck von der Arbeitsweise des Dienstes zu geben. Wenn die Dienste auf dem Windows 2003 Server eingerichtet sind, kann das Anlegen von gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereichen direkt aus dem Excel-Fenster vorgenommen werden. Auch eine Reihe von Verwaltungsfunktionen ist über den dafür angebotenen Aufgabenbereich Dokumentverwaltung verfügbar, etwa die Zuordnung neuer Teammitglieder.
Soll beispielsweise ein Arbeitsbereich für Absatzplanung angelegt werden, können Sie folgendermaßen verfahren:
1 Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die den Ausgangspunkt eines neuen Dokumentarbeitsbereichs bilden soll.2 Benutzen Sie über das Office-Menü den Befehl Veröffentlichen/Dokumentarbeitsbereich erstellen. Der Aufgabenbereich Dokumentverwaltung wird eingeblendet und bietet mehrere Register an, über den Dokumente, Mitglieder, anfallende Aufgaben etc. verwaltet werden können.
3 Um zu dem geladenen Dokument einen Arbeitsbereich anzulegen, geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den neuen Arbeitsbereich im Textfeld Name für Dokumentarbeitsbereich ein. Standardmäßig wird hier der Name der aktuell bearbeiteten Arbeitsmappe übernommen.
4 Im unteren Listenfeld legen Sie den Speicherort fest, entweder durch Angabe des URLs der Teamwebsite oder, falls die Verbindung schon genutzt wurde, durch Auswahl des Verbindungsnamens, der dann über das Listenfeld angeboten wird. Anschließend bestätigen Sie mit Erstellen.
5 Ist das Erstellen des Dokumentarbeitsbereichs erfolgreich abgeschlossen (der Fortgang wird über ein kleines Dialogfeld angezeigt), kann die generierte Webseite sofort über den angebotenen Link Website im Browser öffnen besichtigt werden.
Über den Link Optionen kann der Dialog Dienstoptionen geöffnet werden, in dem fixiert wird, wie der Arbeitsbereich angezeigt und aktualisiert werden soll. Dort legen Sie fest, ob der Aufgabenbereich für wichtige Statusinformationen wie beispielsweise Änderungskollisionen automatisch geöffnet werden soll und in welcher Form Aktualisierungen im Dokumentarbeitsbereich gemeldet werden.
Die generierte Webseite des neuen Arbeitsbereichs
Optionen für die Website
Insbesondere bestimmen Sie hier darüber, in welchen Intervallen geprüft wird, ob die auf dem Server gespeicherten Dokumente von einem Teammitglied geändert wurden. Umgekehrt bestimmen Sie zugleich, ob und wann Ihre eigenen Änderungen an dem lokalen Dokument in die Kopie auf dem Server übernommen werden sollen. Sie können sich auch vor jeder Aktualisierung fragen lassen, um die Angleichung von Fall zu Fall zu kontrollieren.
Die Aktualisierung kann außerdem jederzeit mit Hilfe der Schaltfläche Updates downloaden vorgenommen werden, die ständig im Arbeitsbereich angeboten wird.
Mitglieder verwalten
Haben Sie zu einer Arbeitsmappe einen freigegebenen Arbeitsbereich angelegt, so treten Sie selbst als Administrator dieses Bereichs auf.
1 Um dem Arbeitsbereich weitere Teammitglieder zuzuordnen, verwenden Sie auf dem Register Mitglieder die Verknüpfung Neue Mitglieder hinzufügen an. Geben Sie die anzulegenden Mitglieder über deren Benutzernamen oder E-Mail-Adressen an. Mehrere Mitgliederinformationen können bei Bedarf über Semikola voneinander getrennt werden. Die eingegebenen Mitglieder können Sie über das Listenfeld einer Gruppe mit bestimmten Berechtigungen zuordnen, also beispielsweise der Gruppe Teilnehmer oder der Gruppe Leser.2 In einem weiteren Dialog werden nun noch einmal die Mitgliederinformationen zusammengefasst. Sie erhalten Angaben zu den neuen Mitgliedern, deren Namen und E-Mail-Adressen. Der Anzeigename gibt an, wie die Mitglieder im Dokumentarbietsbereich geführt werden.
3 Im Aufgabenbereich werden die dem Arbeitsbereich zugeordneten Mitglieder aufgelistet. Sie können dort jeweils kontrollieren, welche Mitglieder gerade online mit dem Server verbunden sind und welche nicht.
4 Haben Sie selbst Änderungen an dem Dokument vorgenommen, können Sie über den Link E-Mail an alle Mitglieder senden gleich eine Nachricht mit entsprechenden Hinweisen verfassen. Soll gezielt eine bestimmte Person angesprochen werden, benutzen Sie das Kontextmenü des entsprechenden Eintrags, das noch weitere Funktionen der Mitgliederverwaltung direkt anbietet.
Aufgaben verwalten
Über das Register Aufgaben lassen sich notwendige oder geplante Arbeitsschritte im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projekt festlegen und verwalten. Zur Einrichtung von Aufgaben wählen Sie die Verknüpfung Neue Aufgaben hinzufügen und geben die entsprechenden Informationen ein.
Aufgaben festlegen und verteilen
Die eingerichteten Aufgaben werden auf der Registerseite Aufgaben verwaltet und können per Kontextmenübefehl jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Erledigte Aufgaben werden einfach abgehakt.
Unter Aufgaben finden Sie auf der Website ebenfalls die geplanten Arbeitsschritte, sodass die Abarbeitung auch von dort kontrolliert werden kann.
Aufgaben auf der Webseite
Dokumente verwalten und Informationen abrufen
Die im Dokumentarbeitsbereich zusammengestellten Dokumente werden in Excel über das Register Dokumente verwaltet und können hier angewählt, geöffnet oder auch gelöscht werden. Sie können Status- oder Dokumentinformationen über das zugeordnete Kontextmenü abrufen. Über die Verknüpfung Neues Dokument hinzufügen werden weitere Dokumente dem aktuellen Dokumentarbeitsbereich hinzugefügt und mit Neuen Ordner hinzufügen lassen sich auch ganze Ordner dem freigegebenen Arbeitsbereich zuweisen.
Dokumentenverwaltung zu einem freigegebenen Aufgabenbereich
Um allgemeine Informationen zu einem Dokument zu erhalten, wechseln Sie auf das Register Dokumentinformationen. Hier erhalten Sie Hinweise zur Dokumenterstellung und –bearbeitung, die Namen der jeweiligen Bearbeiter und die entsprechenden Zeitangaben.
Teamwebsite-Management
Sie können, wie schon angesprochen, über Website in Browser öffnen jederzeit zur Teamwebsite des Dokumentarbeitsbereichs wechseln. Die Teamwebsite verfügt über Navigationsleisten und stellt Ankündigungen, freigegebene Dokumente des Arbeitsbereichs, festgelegte Aufgaben, die Liste der Mitglieder sowie zugeordnete Hyperlinks übersichtlich zur Verfügung. Über die angebotenen Links lassen sich die einzelnen Bereiche hier auch direkt bearbeiten.
Technisch wird die Seite mit Hilfe so genannter Webparts realisiert, womit anpassbare, also wieder verwendbare Komponenten gemeint sind. Das Layout der Komponente, die die freigegebenen Dokumente auflistet, lässt sich beispielsweise über die Optionen benutzerspezifisch ändern, die jeweils das Menü zu dem kleinen Dreieck anbietet.
Neben den Dokumenten können auch Bilder, Listen, Diskussionen oder Umfragen Bestandteil der Teamwebsite sein. Über die Teamwebsite können Sie Dokumente, Mitglieder, Aufgaben oder auch Hyperlinks hinzufügen.
Aus- und Einchecken von Dokumenten
Kontextmenü zu einem angewählten Dokument der Teamsite
Arbeiten mehrere Personen an demselben Dokument, lassen sich über das Kontextmenü die notwendigen Freigaben oder Sperren setzen. Mit der Option Auschecken wird eine Arbeitsmappe zur Bearbeitung durch eine berechtigte Person freigegeben. Für andere Teammitglieder ist die Datei dann nur zum Lesen verfügbar. Um die Sperrung aufzuheben, wird die Option erneut angeklickt und verwandelt sich dann in Einchecken. Sie können entscheiden, wie dabei mit den Änderungen verfahren werden soll. Sollen sie den anderen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden oder nicht?
Optionen beim Einchecken
Auf der Seite von Excel finden Sie die Befehle zum Aus- und Einchecken über das Office-Menü unter dem dann eingeblendeten Register Server. Kommt es doch einmal zu Änderungskollisionen, wird im Aufgabenbereich auf dem Register Status ein entsprechender Hinweis gegeben. Ein Klick darauf blendet den Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen ein, in dem die einzelnen Änderungen geprüft, übernommen oder verworfen werden können.
Wird eine Arbeitsmappe, von der eine Kopie auf dem Server liegt, später lokal geöffnet, erscheint ein Dialog, in dem Sie entscheiden können, ob gleich eine Aktualisierung stattfinden soll oder nicht.
Nachfrage beim Öffnen
Wenn Sie die Aktualisierung ablehnen, wird Ihnen auch gleich die Option angeboten, die Verbindung zum Arbeitsbereich zu trennen und damit aus dem Team herauszugehen. In diesem Fall bleibt Ihnen das Dokument auf der lokalen Ebene erhalten, weitere Änderungen werden aber nicht mehr mit der Version auf dem Server abgeglichen.
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