11.4 Kompatibilitätsprüfung und Dokumentabschluss 
Vor dem Speichern in einem älteren Dateiformat sollte geprüft werden, ob es Kompatibilitätsprobleme mit den in der Mappe verwendeten Funktionen gibt. Verwenden Sie dazu im Office-Menü den Befehl Vorbereiten/Kompatibilitätsprüfung ausführen. Im Dialog werden alle Probleme aufgelistet und bewertet, die gefunden werden. Typisches Beispiel ist etwa die bedingte Formatierung mit Hilfe von Datenbalken, die von Excel 2003 noch nicht unterstützt wurde. Auch die Verwendung von Tabellenformaten ist nicht kompatibel.
Der Link Suchen führt jeweils zu der betroffenen Stelle, der Link Hilfe liefert Hinweise, wie mit dem Fall verfahren werden kann. Über die Schaltfläche In neues Blatt kopieren kann bei Bedarf ein Prüfbericht in einem eigenen Arbeitsblatt abgelegt werden.
Soll die Arbeitsmappe bei jedem Speichern überprüft werden, aktivieren Sie die Einstellung Kompatibilität beim Speichern dieser Arbeitsmappe überprüfen. Wird eine Arbeitsmappe im Dateiformat Excel 97 – 2003 geöffnet, arbeitet Excel generell im Kompatibilitätsmodus. Dann ist diese Einstellung automatisch aktiviert.
Dialog der Kompatibilitätsprüfung
Hat eine Arbeitsmappe ihre endgültige Version erreicht, kann das Dokument mit der Statuseigenschaft Endgültig versehen werden. Dies geschieht mit dem Befehl Vorbereiten/Als abgeschlossen kennzeichnen. Der Schritt muss durch den Anwender zunächst bestätigt werden. Die Folge ist, dass für diese Arbeitsmappe jede weitere Eingabe, die Bearbeitungsbefehle und die Rechtschreibprüfungsmarkierungen deaktiviert werden. Alle entsprechenden Schaltflächen in der Multifunktionsleiste stehen dann nicht mehr zur Verfügung. Die Datei wird gleichzeitig als schreibgeschützt angezeigt.
In der Statuszeile erscheint das Symbol Als abgeschlossen gekennzeichnet.
Falls doch noch eine Bearbeitung notwendig werden sollte, wird der Befehl Vorbereiten/Als abgeschlossen kennzeichnen einfach noch einmal aufgerufen.
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