5.6 Tabellenformatvorlagen 

Wer sich nicht auf die Formatierung einzelner Teile seiner Tabelle einlassen will, kann auch Excel die Arbeit des Formatierens überlassen. Das Programm bietet eine automatische Formatierung von allen Tabellen an, die einigermaßen regelmäßig aufgebaut sind. Diese Funktion geht von der Tatsache aus, dass die meisten Tabellen eine ähnliche Grundstruktur haben, und bietet für solche Tabellen eine Anzahl fertiger Tabellenmuster.

Typische Tabellenstrukturen

Wie in dem Beispiel in der Abbildung haben viele Tabellen einen Tabellenkopf, der aus einer oder mehreren Beschriftungszeile(n) besteht, und eine oder mehrere Beschriftungsspalte(n) links von den eigentlichen Tabellendaten. Werden die Daten durch Berechnungen zusammengefasst, erscheint am unteren Rand der Tabelle eine Zeile mit den errechneten Werten, häufig auch noch eine Spalte rechts vom Zahlenblock, z. B. mit einer Quersumme. Manchmal enthält eine Zeile oder Spalte aber auch komplexere Berechnungen, die sich auf Werte in den oberen/ unteren Zeilen oder den links/rechts gelegenen Spalten beziehen.

Ein anderer Grundtyp von Tabellen sind die Datenlisten. Diese Tabellen haben – wie das rechte Beispiel in der Abbildung zeigt – nur eine Überschriftenzeile im Kopf und darunter eine Anzahl von Datensätzen.

Vorgabe eines Tabellenformats 

Wenn Sie einen noch leeren Zellbereich vorweg mit einem Tabellenformat ausstatten wollen, etwa als Orientierungshilfe für die spätere Dateneingabe, können Sie folgendermaßen verfahren:

1 Markieren Sie den für die Tabelle vorgesehenen Zellbereich.

2 Benutzen Sie auf dem Register Start in der Gruppe Formatvorlagen die Schaltfläche Als Tabelle formatieren, die die Palette der Tabellenformatvorlagen öffnet.

3 Wählen Sie das gewünschte Tabellenformat mit einem Klick aus.

4 Das Programm erwartet eine Bestätigung für den markierten Bereich.

5 Das Format wird dem leeren Bereich zugewiesen, der dann mit Inhalt gefüllt werden kann.

Mit dieser Zuweisung wird der Zellbereich gleichzeitig zu einem Tabellenbereich. Die speziellen Tabellentools, die Excel 2007 für solche Bereiche bereitstellt, werden eingeblendet, speziell das Register Entwurf mit der Gruppe Optionen für Tabellenformat, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.

Zuweisen eines Tabellenformats 

Soll einer schon vorhandenen Tabelle ein Tabellenformat zugewiesen werden, ist die Vorgehensweise ähnlich. Um der schon einmal verwendeten Tabelle zur Gewinnermittlung beispielsweise ein vordefiniertes Tabellenformat zuzuweisen, können Sie so verfahren:

1 Wenn Sie diese Tabelle mit einem Tabellenmuster formatieren wollen, müssen Sie zunächst nichts weiter tun, als eine beliebige Zelle in der Tabelle auszuwählen.

2 Wählen Sie in der Palette der Tabellenformatvorlagen das gewünschte Format aus.

3 Excel versucht, den korrekten Tabellenbereich zu »erraten« und markiert ihn mit einem Laufrahmen. Über das Dialogfeld Als Tabelle formatieren können Sie bei Bedarf den Bereich noch einmal korrigieren und angeben, dass der Bereich eine Kopfzeile hat.

4 Auf dem eingeblendeten Register Entwurf kann die Formatierung noch verbessert werden. Soll beispielsweise die Beschriftungsspalte hervorgehoben werden, haken Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat die Option Erste Spalte ab. Entsprechend kann für die Gewinnspalte die Option Letzte Spalte gewählt werden. Die Option Verbundene Zeilen sorgt dafür, dass die Zeilen paarweise anders formatiert werden, Entsprechendes kann auch für die Spalten bestimmt werden.

5 Wenn das durch die Wahl der Optionen geänderte Format nicht gefällt, kann noch einmal die Palette über die Schaltfläche Schnellformatvorlagen geöffnet werden, die dann jeweils auch zahlreiche Muster für die aktuell gewählten Optionen anbietet. Ist genügend Platz, wird statt der Schaltfläche ein Musterstreifen angezeigt, der sich mit der Schaltfläche unten rechts für Weitere aufklappen lässt.

Die automatisch formatierte Tabelle und das Register Entwurf

Wollen Sie einer so formatierten Tabelle später eine andere Tabellenvorlage zuweisen, bietet Excel, wenn eine Zelle des Tabellenbereichs markiert ist, sofort die Registerkarte Entwurf an.

Die automatisch formatierte Tabelle lässt sich wie jede andere Tabelle nachbearbeiten, wenn einzelne Formatmerkmale Ihnen nicht gefallen. Zum Beispiel kann es sein, dass Excel die erste Spalte zu breit ausgibt, wenn Sie eine längere Überschrift mit in den Tabellenbereich einfügen.

Entwurf eines Tabellenformats 

Zwar enthält die Tabellenformatvorlagenpalette zahlreiche Varianten, aber die vorgeschlagenen Formate müssen durchaus nicht Ihrem Geschmack entsprechen. Deshalb bietet die Palette am Ende die Option Neue Tabellenformatvorlage an. Sie öffnet den Dialog Schnellformatvorlage für neue Tabelle. Geben Sie zuerst einen passenden Namen für das Tabellenformat ein, der später beim Berühren des Musters angezeigt wird.

Entwurf eigener Tabellenformate

In dem Listenfeld werden nun die verschiedenen Tabellenelemente angeboten, für die Formate bestimmt werden können. Wählen Sie nacheinander die Tabellenelemente aus, deren Format Sie fixieren wollen, und benutzen Sie dann jeweils die Schaltfläche Formatieren, die den Dialog Zellen formatieren öffnet.

Festgelegt werden können für jede Komponente:

• Zahlenformat

• Rahmenart

• Schriftart

• Muster

• Ausrichtung

• Spaltenbreite und Zeilenhöhe

Bei den Stripset-Elementen können Sie zusätzlich noch die Streifengröße über das kleine Listenfeld auswählen. Wenn Sie beispielsweise jeweils zwei Zeilen gleich formatieren wollen, benutzen Sie den Wert 2.

Über die letzte Option des Dialogs kann die Vorlage bei Bedarf als Vorgabe für die Tabellenformatierung bestimmt werden. Ist die Definition abgeschlossen, erscheint ein Formatmuster in der Vorlagenpalette unter der Rubrik Benutzerdefiniert.

Eigene Tabellenvorlage in der Palette

Statt eigene Formate völlig neu zu entwerfen, können Sie auch integrierte Formate duplizieren und dann nach Bedarf modifizieren. Das Kontextmenü zu einem Formatmuster in der Tabelle blendet bei den integrierten Mustern anders als bei den benutzerdefinierten die Bearbeitungsoption ab, erlaubt aber die Erstellung eines Duplikats. Das Kontextmenü bietet außerdem die Möglichkeit, wahlweise bei der Zuweisung zu einem Tabellenbereich die bestehenden Formate zu löschen oder sie beizubehalten.

Löschen von Tabellenformaten 

Soll ein Tabellenformat komplett gelöscht werden, setzen Sie den Mauszeiger in die Tabelle und benutzen über Entwurf/Tabellenformatvorlagen die Option Löschen. Trotz der Löschung des Formats bleibt der Tabellenbereich aber als Excel-Tabelle bestehen, wird also nicht wieder in einen normalen Zellenbereich konvertiert. Dies geschieht erst, wenn Sie Entwurf/Tools/In Bereich konvertieren verwenden.

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