Galileo Computing < openbook > Galileo Computing - Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.
Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
Geleitwort zu diesem Buch
Inhalt des Buchs
1 Warum eine neue Server-Version?
2 Editionen und Lizenzen
3 Hardware und Dimensionierung
4 Protokolle
5 Was überhaupt ist .NET?
6 Installation
7 Core-Installationsoption
8 Active Directory-Domänendienste
9 Netzwerkdienste im AD-Umfeld
10 Active Directory Lightweight Directory Services (AD LDS)
11 Active Directory-Verbunddienste (Federation Services)
12 Active Directory-Zertifikatdienste
13 Active Directory-Rechteverwaltungsdienste (AD RMS)
14 »Innere Sicherheit«
15 Dateisystem und Dateidienste
16 Drucken
17 Webserver (IIS)
18 SharePoint (Windows SharePoint Services, WSS)
19 Remotedesktopdienste (Terminaldienste)
20 Hochverfügbarkeit
21 Datensicherung
22 Servervirtualisierung mit Hyper-V
23 Windows PowerShell
24 Windows 7 und Windows Server 2008 R2
Stichwort
Ihre Meinung?

Spacer
<< zurück
Windows Server 2008 R2 von Ulrich B. Boddenberg
Das umfassende Handbuch
Buch: Windows Server 2008 R2

Windows Server 2008 R2
geb., 1.410 S., 59,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-8362-1528-2
Pfeil 18 SharePoint (Windows SharePoint Services, WSS)
Pfeil 18.1 Warum SharePoint?
Pfeil 18.1.1 Unternehmenswissen
Pfeil 18.1.2 Intranet, Extranet und Internet
Pfeil 18.1.3 Content Manager und andere Rollen
Pfeil 18.1.4 Wie viele Mausklicks? Oder: Über die Benutzereffizienz
Pfeil 18.2 Welche SharePoint-Edition?
Pfeil 18.3 Das initiale Projekt
Pfeil 18.4 Hinweise zur Lizenzierung
Pfeil 18.5 Installation
Pfeil 18.6 Ein erster Blick
Pfeil 18.6.1 Zentraladministration
Pfeil 18.6.2 SharePoint Website
Pfeil 18.6.3 Konfigurationsmöglichkeiten auf der Website
Pfeil 18.6.4 Dateistruktur
Pfeil 18.7 Webanwendung, Websitesammlung, Website
Pfeil 18.7.1 Vorhandene Webanwendung administrieren
Pfeil 18.7.2 Vorhandene Websitesammlung administrieren
Pfeil 18.7.3 Neue Webanwendung und Websitesammung erstellen
Pfeil 18.8 Listen und Dokumentbibliotheken
Pfeil 18.8.1 Listen anlegen
Pfeil 18.8.2 Listen konfigurieren
Pfeil 18.8.3 Listenwebparts
Pfeil 18.8.4 Der Papierkorb
Pfeil 18.8.5 Dokumentbibliotheken
Pfeil 18.8.6 Eingehende E-Mail
Pfeil 18.9 Benutzerverwaltung in SharePoint
Pfeil 18.9.1 SharePoint-Gruppen
Pfeil 18.9.2 AD-Benutzer und Gruppen ohne SharePoint-Gruppen verwenden
Pfeil 18.9.3 AD-Gruppen vs. SharePoint-Gruppen
Pfeil 18.9.4 Berechtigungsstufen
Pfeil 18.9.5 Vererbung
Pfeil 18.10 Webparts
Pfeil 18.10.1 Webparts hinzufügen
Pfeil 18.10.2 Webparts mit dem SharePoint Designer platzieren
Pfeil 18.10.3 Webparts konfigurieren
Pfeil 18.10.4 Der Webpartkatalog
Pfeil 18.10.5 Webparts mit Verbindungen
Pfeil 18.11 Workflows
Pfeil 18.11.1 SharePoint Designer-Workflows vs. Visual Studio-Workflows
Pfeil 18.11.2 SharePoint-Workflows aus 10.000 m Höhe
Pfeil 18.11.3 Standard-Workflows (Drei-Status-Workflow)
Pfeil 18.11.4 SharePoint Designer-Workflows
Pfeil 18.11.5 Visual Studio-Workflows
Pfeil 18.12 Vorlagen
Pfeil 18.13 Abschlussbemerkung

Nicht die Tochter befreit', und nicht annahm die Erlösung:
Darum gab uns Jammer der Treffende, wird es auch geben.
Nicht wird jener die schreckliche Hand abziehn vom Verderben,
Bis man zurück dem Vater das freudigblickende Mägdlein
Hingibt, frei, ohn' Entgelt, und mit heiliger Festhekatombe

18 SharePoint (Windows SharePoint Services, WSS)

Kaum eine Technologie wird momentan in den Unternehmen und Organisationen mit so viel Interesse betrachtet wie SharePoint – und übrigens auch eingeführt und genutzt.

SharePoint erfüllt einige in den Unternehmen momentan immer mehr in das Blickfeld rückende Anforderungen:

  • Informationsmanagement
  • Wissensmanagement
  • Benutzereffizienz
  • die elektronische Abbildung von Geschäftsprozessen

Diese Themen lassen sich mit den klassischerweise vorhandenen Komponenten, nämlich Fileserver, Mailserver und betriebswirtschaftlichen Systemen, nicht in den Griff bekommen, so dass einfach neue Wege gegangen werden müssen. Ob ein Unternehmen das ein wenig früher oder später tut, hängt zwar von vielen Parametern ab, aber es führt kein Weg daran vorbei. Ich werde das im Laufe dieses Kapitels etwas näher begründen.

Von SharePoint gibt es zwei prinzipiell zwei Editionen:

  • Windows SharePoint Services: Sie sind ein Bestandteil des Windows Server 2008-Betriebssystems und werden folglich in diesem Buch besprochen.
  • Windows SharePoint Server: Hierbei handelt es sich sozusagen um eine kostenpflichtige Erweiterung der Windows SharePoint Services. Der SharePoint Server ist übrigens in zwei Editionen erhältlich, nämlich Standard und Enterprise.

Search Server 2008

Bis vor Kurzem gab es übrigens einen SharePoint Server for Search. Dabei handelte es sich im Grunde genommen um eine Erweiterung für die Windows SharePoint Services, die »nur« die Enterprise-Search-Funktionalität enthielt. Mittlerweile ist dieses Produkt als Microsoft Search Server 2008 erhältlich.


So ziemlich jeder Kunde, mit dem ich über SharePoint spreche, fragt irgendwann: »Uli, wie entscheiden wir, ob wir mit den Windows SharePoint Services auskommen oder ob wir den SharePoint Server benötigen? Hast du da Erfahrungswerte?« Die Antwort ist natürlich jeweils individuell zu erarbeiten, aber im Grunde genommen gilt: Windows SharePoint Services (WSS) können zwar recht viel, sobald aber in einem mittleren Unternehmen eine unternehmensweite Verwendung geplant ist, wird man um den SharePoint Server nicht herumkommen. Natürlich funktioniert die Team-Collaboration auch in einem großen Unternehmen mit den WSS ganz wunderbar – es gibt aber neben der Team-Collaboration noch viele andere Anwendungsfelder, die durch SharePoint optimiert werden können.


Mehr über SharePoint

SharePoint ist ein extrem umfangreiches Thema, das wir in diesem Buch nicht komplett behandeln können. Ich werde Ihnen hier einen fundierten, aber nicht vollständigen Überblick über die Windows SharePoint Services geben. Wenn das Thema für Sie interessant und relevant ist, möchte ich Ihnen gern mein SharePoint-Buch empfehlen, das ebenfalls bei Galileo Press erschienen ist und die ISBN-Nummer 978-3-89842-783-8 trägt.

Das Buch ist knapp 1.100 Seiten stark und enthält jede Menge Informationen für Administratoren, Systemarchitekten und Entwickler. Es eignet sich sowohl für Windows SharePoint Services als auch für SharePoint Server.



Galileo Computing - Zum Seitenanfang

18.1 Warum SharePoint? Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Bevor eine neue Technologie eingeführt wird, wird man genau untersuchen, welchen Mehrwert diese Technologie konkret für das jeweilige Unternehmen bzw. die Organisation bieten kann. Auch SharePoint dürfte keine Ausnahme sein, und niemand wird Geld ausgeben wollen, weil diese Technologie nun gerade »hip« ist.

Die Schwierigkeit bei Projekten bzw. Maßnahmen im Collaboration-Umfeld ist, dass man die erreichten Effekte schlecht »in Geld« messen kann. Beispielsweise ist es beim Austausch von Servern einfacher:

  • Die bestehenden gekauften Server verursachen Wartungskosten (für die der Hersteller eine Rechnung schreibt) von 100.000 EUR pro Jahr.
  • Neue modernere Systeme wären für 40.000 EUR Leasingrate und 30.000 EUR Wartungskosten zu haben. Die einmaligen Aufwände für das Tauschprojekt betragen 30.000 EUR.
  • Jeder kann sich leicht ausrechnen, dass ab dem zweiten Jahr ein positiver finanzieller Effekt eintreten wird.

Eine solche Rechnung mit einem eindeutigen Ergebnis wird es im Collaboration-Umfeld nur selten geben:

  • Der erste Grund ist, dass ein Effizienzgewinn der Mitarbeiter sich schlecht messen lässt.
  • Der zweite und wesentlichere Grund ist, dass selbst das Ergebnis »Jeder Mitarbeiter erledigt seine tägliche Arbeit 20 Minuten schneller« nicht bedeuten muss, dass das Unternehmen deshalb auch mehr Geld verdient. Auch Ergebnisse wie »Wir können Fragen unserer Kunden schneller beantworten« sind wahrscheinlich nicht in Euro und Cent auszudrücken.

In deutschsprachigen Raum sind kaufmännische Entscheider erfahrungsgemäß für Berechnungen, die den »Effizienzgewinn der Mitarbeiter« lediglich »in Zeit« ausdrücken, nicht sonderlich empfänglich. Bei der Betrachtung einer eventuellen SharePoint-Einführung würde ich die Fragestellungen etwas anders wählen. Einige Beispiele:

  • Genügt die derzeitige Umgebung überhaupt noch den heutigen Anforderungen? Vordergründig wahrscheinlich schon, denn das Unternehmen macht ja Geschäfte; bei etwas gründlicherer Betrachtung finden sich aber so gut wie überall mehr oder weniger schwere Defizite bei der Bereitstellung des Unternehmenswissens.
  • Wird die derzeitige Umgebung den zukünftigen Anforderungen genügen? Das ist natürlich eine Glaskugelfrage. Man kann aber in jedem Fall davon ausgehen, dass die Datenmengen deutlich steigen werden. Nicht nur, weil die Benutzer nicht aufhören, Dokumente zu produzieren. Ein zusätzlicher massiver Schub kommt daher, dass man immer stärker versucht, das in den Köpfen erhaltene Unternehmenswissen elektronisch zu speichern. Weiterhin arbeiten die Unternehmen daran, bisher »auf Zuruf« oder mit Papier gesteuerte Geschäftsprozesse elektronisch abzubilden, was ebenfalls zu zusätzlichen Daten führt.
  • Werden die vorhandenen Systeme wie vorgesehen genutzt? Hierzu ein Beispiel: In den meisten Unternehmen und Organisationen hat sich schleichend die Praxis eingebürgert, einen nicht unerheblichen Teil des Datenaustauschs mit dem E-Mail-System abzuwickeln. Ich mache mir weniger Sorgen über den hohen Speicherbedarf der Postfächer als vielmehr darüber, dass dieses Verhalten dazu führt, dass wesentliche Informationen nicht auf dem aktuellen Stand für alle Benutzer vorhanden sind.
  • Können mobile Mitarbeiter auf alle notwendigen Informationen zugreifen? In vielen Aufgabengebieten wird das Geld nicht im Büro, sondern beim Kunden verdient; als Beispiele wären hier Service- und Vertriebsmitarbeiter oder Berater in Projekten zu nennen. Für diese Menschen ist eben nicht mehr wie zu Opas Zeiten der Schreibtisch im Büro mit Topfpflanze und einem Foto von Frau, Kind und Hund der Arbeitsmittelpunkt. Gleichzeitig müssen diese Mitarbeiter schnell und problemlos auf alle relevanten Unternehmensinformationen zugreifen können. »Mobilität« bedeutet mehr, als nur unterwegs E–Mails empfangen zu können. »Mobilität« bedeutet mehr, als ein Notebook zu haben.
  • Sind viele Dokumente mehrfach vorhanden? Allein dadurch, dass Mitarbeiter E-Mails mit Dokumenten hin und her senden, werden Dokumente doppelt oder mehrfach vorhanden sein. Teilweise helfen zwar Technologien wie Single Instance Storage (SIS), die – ohne dass der Benutzer es merkt – eine E-Mail nebst Dateianhang nur einmal speichern, obwohl sie an 150 Postfächer zugestellt wurde. Da das Exchange-SIS aber nur in dem genannten Fall wirksam ist und eben nicht jeden Dateianhang daraufhin überprüft, ob er vielleicht schon irgendwo gespeichert ist, liegen etliche Dokumente (z. B. die 12 MB große Standardunternehmenspräsentation) vermutlich viele Dutzend Male in den Datenbanken des E-Mail-Systems; unter Umständen allein bei einzelnen Personen mehrfach, nämlich wenn diese sich vor jedem wichtigen Termin die aktuellste Version zusenden lassen.
    • Untersuchungen in Dateisystemen zeigen übrigens, dass die »Doubletten-Quote« auch im konventionellen Dateisystem recht hoch ist.
    • Die durch Doubletten verursachen Kosten beim Plattenplatz sind heute nicht mehr der Schmerzpunkt: Weitere 300 GB sind auch bei hochverfügbarem Plattenplatz in SAN-Storage-Systemen bezahlbar geworden. Viel signifikanter sind die Kosten, die Sie aufwenden müssen, um zusätzliche 300 GB im Rahmen definierter Service-Level zurücksichern zu können.

Galileo Computing - Zum Seitenanfang

18.1.1 Unternehmenswissen Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

In diesem Buch ist, genauso wie in anderen Publikationen, häufig von Unternehmenswissen die Rede. In diesem Zusammenhang passt – mal wieder – der Ausspruch »Wenn HP wüsste, was HP weiß, dann wären wir dreimal so profitabel.« Der frühere HP-CEO Lew Platt hat mit dieser Aussage sehr prägnant ausgedrückt, dass das Fehlen aufgeschriebenen und leicht auffindbaren Wissens schlicht und ergreifend Geld kostet. Man kann diesen Satz natürlich verwenden, um beliebige »Probleme« in Unternehmen und Organisationen zu beschreiben. Mit etwas größerem Abstand betrachtet, gibt es drei wesentliche Probleme, dies es zu lösen gilt:

  • In einem etwas größeren Unternehmen (>20 Mitarbeiter) kennen sich die Mitarbeiter im Allgemeinen nicht mehr so gut, dass sie über die Fähigkeiten, Interessen und Neigungen ihrer Kollgen wirklich im Detail Bescheid wüssten. Bei einem spezifischen Problem könnte vielleicht Person A helfen; wenn Person B aber nicht weiß, dass A das notwendige Wissen hat, erfindet B das Rad eventuell neu, kauft externes Wissen hinzu oder findet keine Lösung. Ein Problem ist also das Wissen über die Fähigkeiten anderer Menschen im Unternehmen – das hört sich trivial an, als Problem ist es aber gerade in größeren Organisationen nicht zu unterschätzen.
  • Wertvolles Wissen existiert häufig nur in den Köpfen einzelner Menschen. Dies sind häufig langjährige Mitarbeiter, die die vergangenen Projekte, die Kunden, die Lösungen für Probleme etc. kennen. Verlassen diese Mitarbeiter das Unternehmen, ist dieses Wissen unwiederbringlich verloren – es sei denn, es ist aufgeschrieben worden. Man braucht aber gar nicht den »Extremfall« zu betrachten, in dem Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben: In der Praxis zeigt sich, dass die Kollegen mit »Wissensmonopol« häufig einen Engpass darstellen, weil sie schlicht und ergreifend nicht erreichbar sind.
  • Es verhält sich ja nun durchaus nicht so, dass Unternehmen über gar kein gespeichertes Wissen verfügen würden. Häufig ist dieses Wissen aber nicht auffindbar. Dies kann an einem »unglücklichen« Berechtigungskonzept liegen oder aber am »Datengrab-Effekt«: Ich kenne viele (!) Unternehmen, die ihr IT-System schlicht und ergreifend als Datengrab bezeichnen. Wenn IT-Verantwortliche schon dieser Meinung sind, kann man sich ausmalen, wie die Benutzer darüber denken. Wenn das Unternehmenswissen zwar aufgeschrieben, aber trotzdem nicht auffindbar ist, liegt sein Wert auch nur knapp über null.

Die Formen, in denen das Unternehmenswissen vorliegt, werden vielfältig sein, denn jede noch so kleine Information zählt dazu. Die Herausforderung ist also, den Benutzern möglichst einfache Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um ihr Wissen aufzuzeichnen, und alles durchsuchbar zu machen. Nicht alle Quellen werden direkt in SharePoint liegen, aber alle müssen in SharePoint integriert werden. SharePoint ist sozusagen der Ort, an dem das Wissen zusammengefasst und bereitgestellt wird – eben der Share-Point. Zu den Quellen, die Unternehmenswissen enthalten, gehören beispielsweise:

  • Word-Dokumente mit Angeboten
  • jegliche Korrespondenz mit Kunden
  • Präsentationen
  • Daten aus der Warenwirtschaft
  • Informationen aus dem Projektmanagement-System
  • Listen aller Art
  • Blogs der Mitarbeiter (z. B. »So habe das Problem ABCD gelöst.«)
  • ein Unternehmens-Wiki
  • Zeichnungen der Konstruktionsabteilung
  • Dokumente mit Besuchsberichten
  • Protokolle zu Workflows
  • Informationen über Kenntnisse und (fachliche) Interessen der Mitarbeiter

Sie sehen, dass »die Form und der Stil«, wie Wissen gespeichert werden kann, sehr vielfältig sind. Die Liste nennt auch nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten. Vermutlich werden Möglichkeiten wie Blogs und Wikis in den meisten Unternehmen eher noch nicht genutzt werden – die Kunst ist also, die Benutzer zur Nutzung dieser (und anderer) neuen Möglichkeiten zu animieren und einen entsprechenden »betrieblichen Rahmen« zu schaffen.

Dann muss ein System bereitgestellt werden, mit dem das gespeicherte Wissen gefunden werden kann. Insbesondere der SharePoint Server bietet umfangreiche und sehr weitgehend konfigurierbare Suchmöglichkeiten.


Galileo Computing - Zum Seitenanfang

18.1.2 Intranet, Extranet und Internet Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Das im vorigen Abschnitt beschriebene Unternehmenswissen ist in der heutigen Zeit das eigentliche Kapitel eines Unternehmens. Nun ist es aber so, dass die Unternehmen sich im Allgemeinen nicht völlig abschotten, sondern einen Teil des Wissens und der Informationen Externen zugänglich machen. Einige Beispiele:

  • Mit Kunden und Zulieferern werden Daten über Produkte und Technologien ausgetauscht.
  • Partner erhalten Service-Informationen.
  • Aktionäre werden regelmäßig über die geschäftliche Lage informiert.
  • Die (Fach-)Presse wird regelmäßig mit Pressemitteilungen gefüttert.
  • Interessenten sollen sich über Innovationen informieren können.
  • Bewerber erhalten einen Überblick über Karrieremöglichkeiten im Unternehmen.

Sie stehen also vor zwei Aufgaben:

  • Sie müssen dafür sorgen, dass das Wissen des Unternehmens aufgeschrieben wird und abrufbar ist.
  • Sie müssen dafür sorgen, dass Partner und die Öffentlichkeit Ausschnitte des Wissens einsehen können. Teilweise tragen diese externen Menschen sogar zur Erweiterung des Unternehmenswissens bei, indem ie Daten bereitstellen, Wissen über Ihre Produkte in Online-Foren stellen und dergleichen mehr.

Ich bin der Auffassung, dass man die Begriffe Intranet, Extranet und Internet nicht an der räumlichen Position eines Clients festmachen sollte. Abbildung 18.1 zeigt meinen Ansatz zur Erklärung dieser Begriffe:

  • Im Intranet ist sämtliches Wissen des Unternehmens gespeichert. Nur einem Mitarbeiter wird man Zugriff auf das Intranet gewähren. Da diese Person ja auch Mitarbeiter der Firma ist, wenn sie in einer Kneipe in Casablanca sitzt und mit ihrem Smartphone auf Informationen zugreifen möchte, muss sie Intranetzugriff haben, egal wo sie sich gerade befindet. Selbstverständlich wird eine Person nicht auf das ganze Unternehmenswissen zugreifen können – es sei denn, es handelt sich zufällig um den Geschäftsführer.

Abbildung 18.1 Ein grafischer Versuch, Intranet, Extranet und Internet zu visualisieren

  • Das Extranet enthält nur einen Teil des Unternehmenswissens, und zwar denjenigen, den Sie mit Ihren Partnern teilen möchten. Das Extranet enthält eine spezielle »Untermenge« des gesamten Unternehmenswissens. Daher ist es in der Zeichnung inmitten des viel umfassenderen Intranet-Wissens eingezeichnet. Ein Mitarbeiter des Unternehmens (also ein Intranet-Benutzer) mit bestimmten Rechten wird auf die Informationen zugreifen können, die im Extranet vorhanden sind – die Darstellung passt also.
    • Ein Benutzer, der auf das Extranet zugreift, wird authentifiziert – anonyme Zugriffe auf das Extranet wird es nicht geben.
  • Der öffentliche und für anonyme Benutzer sichtbare Teil des Unternehmenswissens findet sich im Internet. Hier greifen nichtauthentifizierte Benutzer auf ausgewählte Daten zu. Da ein Extranet-Benutzer sich diese öffentlich zugänglichen Dateien auch beschaffen könnte, ist das im Internet verfügbare Wissen eine Untermenge des Extranet-Wissens.

Meine Definition von Intranet, Extranet und Internet ist vielleicht ein wenig ungewohnt. Man kann so aber die Anforderungen, die abgedeckt werden müssen, perfekt erklären:

  • Sie müssen eine Plattform bereitstellen, die internen Benutzern ermöglicht, Wissen bereitzustellen und Informationen zu finden: Intranet.
  • Weiterhin müssen Sie dafür sorgen, dass Partner bestimmte Bereiche Ihres Wissens erhalten und eigenes Wissen beisteuern können: Extranet.
  • Anonyme Benutzer (z. B. Interessenten) sollen etwas über Ihr Unternehmen und dessen Leistungsfähigkeit erfahren. Dazu geben Sie ebenfalls einen kleinen Teil Ihres Wissens preis: Internet.

Es ist an dieser Stelle wahrscheinlich überflüssig zu erwähnen, dass Sie SharePoint in allen drei Szenarien einsetzen können. In den meisten bestehenden Umgebungen finden sich drei völlig getrennte Plattformen, so dass auch für interne Benutzer kein konsistenter Zugriff auf das Unternehmenswissen möglich ist. Zudem ergibt sich natürlich ein erhöhter Aufwand, wenn drei Systemwelten gepflegt werden müssen. Ich behaupte nicht, dass Sie mit SharePoint diese »Wissenspartitionierung« ohne Einrichtungsaufwand realisieren können. SharePoint bietet Ihnen aber die Chance, ein System aufzubauen, mit dem die Wissensbereitstellung und das Wissensmanagement durchgängig und konsistent erfolgen kann – egal für welches Szenario.


Galileo Computing - Zum Seitenanfang

18.1.3 Content Manager und andere Rollen Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

In einer »klassischen« Systemumgebung gibt es eine recht eindeutige Trennung der Aufgaben:

  • Die Administratoren implementieren und betreiben die Technik, damit die Benutzer mit Informationen aller Art arbeiten können. Hierbei geben sie auch die grobe Struktur vor, beispielsweise in Form eines mit Berechtigungen versehenen Verzeichnisbaums.
  • Die Benutzer arbeiten in den vorgegebenen Strukturen. Wenn sie einen neuen Speicherort für eine bestimmte neu entstandene Benutzergruppe oder dergleichen benötigen, hilft das Admin-Team.

Ich weiß aus vielen Gesprächen mit IT-Abteilungen, dass diese »Betreuung« mit den bestehenden Teams, die sich mit immer neuen und immer anspruchsvolleren Aufgaben konfroniert sehen, kaum zu leisten ist. Hinzu kommen zwei weitere Effekte:

  • In den meisten Fällen wenden sich die Benutzer gar nicht erst an das Admin-Team, sondern »wurschteln sich durch«, indem sie die Daten auf einem allgemeinen »Transferlaufwerk« (ohne spezielle Berechtigungen) ablegen oder per E-Mail verteilen.
  • Wenn man weiterhin berücksichtigt, dass derzeit erst ein kleiner Teil des Unternehmenswissens elektronisch verfügbar ist, liegt es auf der Hand, dass der Bedarf nach Anpassungen in den Informationsablagestrukturen stark steigen wird – wenn die Benutzer sich nicht wie im zuvor genannten Punkt helfen.

Bei hinreichend starker Abstraktion kann man die gespeicherten und noch zu speichernden Informationen in zwei große Gruppen aufteilen:

  • in die Daten, die in Datenbanken von ERP-, CRM- und dergleichen Systemen liegen
  • in die Daten, die eben nicht in solchen Systemen liegen. Diese Gruppe wird bei den meisten Unternehmen die deutlich (!) umfangreichere sein. Hier finden sich beispielsweise Korrespondenz, Konstruktionsunterlagen, Protokolle, Berichte, Analysen und vieles andere mehr. Geht man vom klassischen Verzeichnisbaum aus, lassen sich diese Daten wiederum in zwei Gruppen aufteilen:
    • in die Daten, für die es im Verzeichnisbaum einen passenden und eindeutigen Speicherplatz gibt.
    • in die Daten, die »nicht so wirklich« hineinpassen. Dies kann daran liegen, dass es thematisch keinen passenden Zweig dieses Baums gibt, oder daran, dass die Berechtigungen in diesem Zweig nicht passen oder dass es mehrere passende Zweige gibt.

Meinen Untersuchungen zufolge ist die Menge der Daten, die nicht oder nicht optimal in einen noch so sorgfältigen Verzeichnisbaum passen, genauso groß oder deutlich größer als die »baumstruktur-konforme« Menge. Diese Erkenntnis führt wieder zu mehreren Optionen:

  • Die Administration versucht, wieder Herr der Lage zu werden, entwirft immer ausgefeiltere Strukturen und führt auch an diesen ständig Anpassungen durch. Abgesehen davon, dass das Admin-Team diese Aufgabe rein zeitlich nicht bewältigen kann, werden die Benutzer eine komplexe Struktur nicht verstehen.
  • Das Admin-Team unternimmt nichts und überlässt die Benutzer sich selbst. Die Benutzer werden die heute schon »gelebte Praxis« beibehalten und einen Großteil des Informations- und Wissensaustauschs per E-Mail erledigen – mit allen bereits besprochenen Nachteilen.
  • Der dritte Weg ist die Schaffung von Möglichkeiten, mit denen die Benutzer die Struktur der Inhalte leicht selbst verwalten und modifizieren können.

Der letztgenannte Punkt erfordert ein Umdenken: Er bedeutet die Abkehr von einem Top-Down-System, bei dem die Administration die Struktur der Inhalte vorgibt. An seine Stelle tritt ein Bottom-Up-Ansatz, in dem die Benutzer sich die Datenablagen schaffen, die sie benötigen, ohne die Administration fragen zu müssen. Das geradezu klassische Beispiel, das jeder SharePoint-Berater in einem »Was ist SharePoint?«-Initialgespräch bringt, ist der Besprechungsarbeitsbereich:

  • Im Unternehmen gibt es die Notwendigkeit, über ein Randthema, beispielsweise die Zollabwicklung, zu sprechen. An dem Meeting nehmen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen teil, ein externer Berater wird eingeladen etc.
  • Selbstverständlich ist dieses Thema bei der Anlage des Verzeichnisbaums nicht berücksichtigt worden. Es gibt also kein passendes Verzeichnis. Und selbst wenn es eines gäbe, passen die Berechtigungen garantiert nicht zu der Gruppe, die sich des Themas annehmen wird.
  • Im Vorfeld eines solchen Termins sind einige Vorarbeiten zu leisten: Agendapunkte müssen abgestimmt, Fragen gesammelt werden etc.
  • Auch nach dem Termin gibt es auszutauschende Informationen: das Besprechungsprotokoll, der Foliensatz, den der externe Referent bereitgestellt hat, und dergleichen.

Ohne SharePoint würde die gesamte Kommunikation, nebst Dateianhängen natürlich, per E–Mail zwischen den Teilnehmern ausgetauscht. Kommt später ein Teilnehmer dazu, wird er von einem anderen Team-Mitglied im besten Fall die bisherigen E-Mails bekommen.

Mit SharePoint und Outlook 2003 oder 2007 funktioniert es wesentlich perfekter:

  • Beim Einladen zu der Besprechung erstellt der Initiator aus Outlook 2003/2007 heraus einen Besprechungsarbeitsbereich. Dies ist mit zwei Mausklicks erledigt (Abbildung 18.2).

Abbildung 18.2 Der Besprechungsarbeitsbereich wird von Outlook aus erstellt.

  • Die per Outlook gesendeten Einladungen enthalten einen Link auf den Besprechungsarbeitsbereich (Abbildung 18.3). Die Benutzer gelangen also über den Termineintrag dorthin und können sich über das Meeting informieren und eigene Informationen beisteuern.

Abbildung 18.3 Die Einladung enthält den Link zum Besprechungsarbeitsbereich.

Die Teilnehmer können nun im Besprechungsarbeitsbereich arbeiten. Auf Abbildung 18.4 ist ein Besprechungsbereich zu sehen, der auf der Vorlage Standard-Besprechungsarbeitsbereich basiert. Einige weitere Vorlagen sind standardmäßig verfügbar; bei Bedarf können natürlich auch eigene Vorlagen definiert werden.

Abbildung 18.4 Ein Standard-Besprechungsarbeitsbereich

Wie finden die Anwender nun diesen Besprechungsarbeitsbereich?

  • Wie bereits erwähnt, können sie über den Termineintrag gehen.
  • Zwei Jahre später wird sich natürlich niemand mehr erinnern, an welchem Datum der Termin war, um über den Kalendereintrag den Besprechungsarbeitsbereich zu öffnen. Das ist aber auch gar nicht notwendig, denn sobald der Bereich erzeugt ist, wird er von der Suche indiziert. Es reicht also, wenn der Benutzer sich daran erinnert, dass es irgendwann mal ein Meeting zum Thema »Zoll« gab, und dieses Stichwort in der Suche eingibt.

Sie sehen also bereits an diesem einfachen Beispiel, dass SharePoint den Benutzern das Anlegen von eigenen Arbeitsbereichen ermöglicht – dazu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Die Informationen sind sofort für die entsprechenden Benutzer zugänglich und in die Suche integriert.

Noch zwei weiterführende Anmerkungen:

  • Wenn das Meeting oder die Ergebnisse nicht irgendwie »geheim« sind, empfiehlt es sich, dass der Initiator der Besprechung »der Allgemeinheit« (oder welchem Benutzerkreis auch immer) Leseberechtigung erteilt – zumindest nach dem Abschluss des Meetings. Auf diese Weise können zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt auch andere Benutzer auf die Ergebnisse zugreifen. Vielleicht haben ja später auch andere Leute Berührungspunkte mit dem Thema »Zoll«. Standardmäßig erhalten nur Meeting-Teilnehmer die Zugriffsberechtigungen für den Besprechungsarbeitsbereich. Im Zweifelsfall könnte man das aber auch automatisieren.
  • Bei Vorführungen, bei denen ich diese Möglichkeit zeige, sind Endbenutzer regelmäßig begeistert, und Administratoren fragen, ob der Besprechungsarbeitsbereich zum Datengrab wird bzw. ob auf lange Sicht Tausende kleiner Datengräber entstehen. Das Problem ist, dass man natürlich nur schwer entscheiden kann, wann eine Information wirklich wertlos wird und gelöscht werden kann. Anders formuliert lautet die Frage, wann etwas nicht mehr zum relevanten Unternehmenswissen gehört. Datengräber werden die Besprechungsarbeitsbereiche übrigens schon allein aus dem Grunde nicht, weil sie von der Suche indiziert werden und die Inhalte gefunden werden können.

Dass Benutzer selbst Arbeitsbereiche anlegen können (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt), ist natürlich nicht nur auf die Besprechungsarbeitsbereiche beschränkt. Ich hatte weiter vorn ja skizziert, dass in der »klassischen Welt« das Erstellen und Pflegen von Struktur und Berechtigungen die Arbeit der Administratoren ist, diese Aufgabe aber kaum durch diese zu leisten ist (vom Volumen des Arbeitsanfalls her, wenn man es denn »in gut« machen würde). Die Strukturierung und Verwaltung der Inhalte sollte also da geleistet werden, wo auch die Inhalte »produziert« werden, nämlich in der Fachabteilung. Bislang scheiterte das daran, dass dies für einen »normalen« Benutzer einerseits zu komplex war, und er andererseits auch mehr Rechte benötigt hätte, als man ihm eigentlich zugestehen will. Dies beides ändert sich mit SharePoint, und so entsteht die Rolle des Content Managers. Dies ist eine Person, die für die Verwaltung der Inhalte zuständig ist. Etwas konkreter übergibt man die Verantwortung an die entsprechenden Benutzer im Allgemeinen auf Ebene einer Website.


Galileo Computing - Zum Seitenanfang

18.1.4 Wie viele Mausklicks? Oder: Über die Benutzereffizienz topZur vorigen Überschrift

Wenn Sie einen beliebigen Anwender fragen, ob er auf alle Informationen zugreifen kann, die er braucht, wird er dies bejahen. Ob er auf diese Informationen wirklich effizient zugreift, ist allerdings zu prüfen – auch wenn die Anwender sich nicht direkt beschweren.

Sehen wir uns ein Beispiel an:

  • Ein Vertriebsleiter wird jeden Morgen die aktuellen Zahlen sehen wollen, also wie viel Umsatz seine Mitarbeiter am letzten Tag, in der letzten Woche, im letzten Monat etc. gebucht haben.
  • Ich habe mehrfach erlebt, dass ein Vertriebsleiter jeden Morgen einen Report aus dem ERP-System zieht, die Daten in Excel importiert, dort eine Weile »herumfummelt« und schließlich die gewünschten Informationen vorliegen hat. Klar, nach ca. 40 Mausklicks hat er das Ergebnis.

Es gibt also erheblichen Optimierungsbedarf: Es wäre doch sehr wünschenswert, wenn der Vertriebsleiter alle benötigten Zahlen direkt auf den ersten Blick, beispielsweise wenn er SharePoint öffnet, zu Gesicht bekäme. Auf diese Weise könnte er jeden Tag zehn wertvolle Minuten sparen. Die Informationen könnten auch problemlos auf einem Mobilgerät ausgegeben werden, was mit der »alten Methode« keinesfalls möglich wäre.

Das Ausgeben von Informationen, die von SharePoint aus anderen Systemen (z. B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung etc.) beschafft werden, kann sehr zeitsparend sein: Insbesondere müssen Benutzer nicht die Bedienung eines Systems lernen, in dem sie im Normalfall keine Eingaben machen müssen, sondern lediglich Daten abfragen. Kurz gesagt: Wenn der Benutzer eine Information zwar mit 50 Mausklicks beschaffen kann, diese aber mittels SharePoint mit zwei Mausklicks erreichbar sein könnte, sollte dieses Optimierungspotenzial zumindest geprüft werden.



Ihr Kommentar

Wie hat Ihnen das <openbook> gefallen? Wir freuen uns immer über Ihre freundlichen und kritischen Rückmeldungen. >> Zum Feedback-Formular
<< zurück
 Ihre Meinung?
Wie hat Ihnen das <openbook> gefallen?
Ihre Meinung

 Buchempfehlungen
Zum Katalog: Windows Server 2012 R2






 Windows Server
 2012 R2


Zum Katalog: Office 365






 Office 365


Zum Katalog: Microsoft Hyper-V






 Microsoft Hyper-V


Zum Katalog: Linux-Server






 Linux-Server


Zum Katalog: Vmware vSphere 5






 Vmware vSphere 5


 Shopping
Versandkostenfrei bestellen in Deutschland und Österreich
InfoInfo




Copyright © Rheinwerk Verlag GmbH 2010
Für Ihren privaten Gebrauch dürfen Sie die Online-Version natürlich ausdrucken. Ansonsten unterliegt das <openbook> denselben Bestimmungen, wie die gebundene Ausgabe: Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten einschließlich der Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.


[Rheinwerk Computing]

Rheinwerk Verlag GmbH, Rheinwerkallee 4, 53227 Bonn, Tel.: 0228.42150.0, Fax 0228.42150.77, service@rheinwerk-verlag.de