27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner 

Die Struktur der öffentlichen Ordner kann der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens nachgebildet werden: Jede Abteilung erhält ihren eigenen öffentlichen Ordner. Die Ordnerstruktur kann aber auch nach Projekten, Produktsparten oder einer Kombination davon gegliedert sein. Da öffentliche Ordner ausgeblendet werden können, wenn eine Gruppe wie die Exchange Server-interne Gruppe Standard keinen Zugriff haben soll, ist die Ordnerstruktur auch bei einer Kombination aus verschiedenen Gliederungsmerkmalen für den Anwender nicht unübersichtlich. Der Anwender sieht nicht alle Abteilungs- und Projektordner, sondern nur den Abteilungsordner seiner Abteilung, die Projektordner der Projektteams, in denen er mitarbeitet, sowie das Informationsangebot seines Unternehmens oder des Personalrats. Öffentliche Ordner können die Funktion eines »elektronischen Organisationshandbuchs« übernehmen, indem jede Abteilung andere Abteilungen über abteilungsübergreifende Dinge informieren kann. So kann die IT-Abteilung einen Ordner mit Tipps zu den Diensten und Anwendungen, die sie für andere Abteilungen anbietet, veröffentlichen.

Da es für jeden Mitarbeiter sehr einfach ist, öffentliche Ordner zu bedienen und dort neue Inhalte abzulegen, lösen öffentliche Ordner oft sehr schnell den Intranet-Server ab. Denn ist ihre Struktur einmal definiert, sind die Berechtigungen vergeben, sind Moderatoren für bestimmte Ordner benannt und ist klar definiert, welcher Mitarbeiter jeder Abteilung neue Unterordner erstellen kann und wie er seinen Kollegen Berechtigungsstufen zuweist, so bedarf es keiner weiteren zentralen Administration dieser Ordner.

Mitarbeiter müssen keine HTML-Kenntnisse besitzen und nichts über Verknüpfungen von Webseiten wissen, um in Arbeits- oder Projektgruppen Informationen zeitnah und aktuell über öffentliche Exchange-Ordner zu teilen. Sie können z.B. Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder interessante Internet-Links dort ablegen.

Hier klicken, um das Bild zu Vergrößern

Wenn Sie Internetseiten im Archivformat MHT als eine Datei speichern, kann ein Anwender diese Datei auch unter Outlook sofort öffnen, da Dateien mit der Erweiterung »mht« nicht zu den Dateien gehören, die aus Sicherheitsgründen blockiert sind oder zuerst gespeichert werden müssen, bevor sie geöffnet werden dürfen. Um also den Inhalt einer interessanten Webseite in einem öffentlichen Ordner verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor: Sie öffnen die gewünschte Webseite im Microsoft Internet Explorer, wählen den Befehl Datei · Speichern unter und wählen als Dateityp Webarchiv, einzelne Datei (*.mht). Die so erstellt mht-Datei stellen Sie in den öffentlichen Ordner ein.

Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Beispiele fuer oeffentliche Ordner die Datei PublicFolders.pst. Diese Datei enthält eine umfassende Beispielsammlung von interessanten Webseiten zu vielen Themen. Dabei wurden die Webseiten im Archivformat MHT abgespeichert. Starten Sie Outlook und laden Sie die Datei PublicFolders.pst über den Befehl Datei · Öffnen · Datendatei hinzu. In Outlook können Sie nun den gesamten Ordner Beispiele für öffentliche Ordner aus Ihrem Postfach in einen öffentlichen Ordner verschieben und dann umbenennen. Danach sichten Sie die Inhalte der Beispielsammlung, löschen diejenigen Inhalte, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, und ergänzen diese Beispielsammlung um eigene Inhalte. Die Buch-DVD enthält außerdem wichtige Knowledge-Base-Artikel zu den Microsoft-Produkten als MHT-Dateien. Sie können auf dem Exchange Server einen öffentlichen Ordner mit dem Ordnernamen Microsoft Knowledge Base-Artikel anlegen, in diesem Ordner weitere Unterordner wie Active Directory, Windows Server 2003, Exchange Server, Windows XP und Office 2003 erzeugen und dort wichtige Knowledge-Base-Artikel als MHT-Archivdateien sammeln bzw. aus der Buch-DVD übernehmen. Alle Mitarbeiter der IT-Abteilung sollten dann auf diese zentrale Artikelsammlung zugreifen können.

Auf der Buch-DVD finden Sie in Unterordnern von Office viele Anleitungen und Tipps zu den einzelnen Microsoft Office-Anwendungen. Wenn Sie diese Beiträge in entsprechend benannte öffentliche Ordner des Exchange Server übernehmen, können die Mitarbeiter auf eine Sammlung von Schulungsunterlagen und Hilfestellungen zugreifen und werden dann vielleicht bald mehr als die rudimentären Funktionen von Microsoft Office nutzen.