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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003


Rheinwerk Computing

27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen  toptop

Sie können einen neuen öffentlichen Ordner erstellen, indem Sie im Snap-In Exchange System-Manager in der gewünschten administrativen Gruppe unter Ordner · Öffentliche Ordner mit der rechten Maustaste Neu · Öffentlicher Ordner wählen.

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Nach der Erstellung können Sie über die Eigenschaften des Ordners die Berechtigungen für diesen Ordner vergeben.

Sie können jedoch einen öffentlichen Ordner auch in Outlook erstellen und nach der Erstellung ebenfalls über die Eigenschaften die Berechtigungen vergeben. In Outlook können Sie außerdem explizit den Typ des Ordners festlegen. Der Ordnertyp lässt sich später nicht mehr ändern. In einem Ordner des Typs E–Mail und Bereitstellung können alle Arten von Inhalten untergebracht werden, z.B. auch Office-Dokumente. Möchten Sie aber z.B. einen Ordner für die externen Kontakte einer bestimmten Projektgruppe erstellen, so wählen Sie als Ordnertyp Kontakt aus. Ebenso können Sie einen Ordner vom Typ Aufgaben erstellen, um z.B. die Aufgaben einer Abteilung oder Projektgruppe zentral zu verwalten.

Wer die Berechtigung hat, unterhalb eines Ordners neue Ordner zu erstellen, kann wählen, welchen Typ der Ordner haben soll: E–Mail und Bereitstellung, Kontakte, Aufgaben, Kalender. Es ist denkbar, Ordner für Gruppen- oder Projektterminkalender, für Gruppenaufgaben oder für externe Gruppenkontakte anzulegen.

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Wenn z.B. die Haustechnik an einer zentralen Stelle alle Telefonnummern und Ansprechpartner für Support und Wartung der Heizung, Klimaanlagen etc. speichern will, wird ein entsprechender Kontaktordner für die Technik angelegt. Damit dieser Kontaktordner direkt aus dem Fenster Neue Nachricht verschicken angesprochen werden kann, muss in der Registerkarte Outlook-Adressbuch die Option Diesen Ordner als E–Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert sein.

Im Snap-In Exchange System-Manager können Sie im Unterschied zur Berechtigungsvergabe in Outlook sowohl die Clientberechtigungen als auch die Administratorrechte einstellen.

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Wenn ein Benutzer in einem Ordner die Berechtigung besitzt, Unterordner zu erstellen, so kann er die Berechtigungen für einen Unterordner so einschränken, dass nur er und bestimmte andere Mitarbeiter, nicht aber der Exchange-Administrator diesen Ordner einsehen oder die Rechte verändern kann. Über die Schaltfläche Administratorrechte kann jedoch der Exchange-Administrator sich wieder Zugang zu solch einem Ordner verschaffen. Er sollte von dieser Möglichkeit allerdings nur in begründeten Fällen und nach Rücksprache mit dem Besitzer des Ordners Gebrauch machen, denn der Besitzer kann diese Manipulation in Outlook in den Eigenschaften des Ordners über die Registerkarte Berechtigungen feststellen.

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