27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren 

Sagt Ihnen der Begriff »Corporate Identity« etwas? Darunter versteht man das Erscheinungsbild einer Firma in der Öffentlichkeit, und dieses sollte nach Möglichkeit einheitlich und genormt sein. Dazu gehört neben vielen anderen Dingen auch die schriftliche Korrespondenz innerhalb des Unternehmens und vor allem mit Kunden und Geschäftspartnern. Wie gehen z.B. in Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter in der Personalabteilung vor, wenn einem Stellenbewerber abgesagt werden muss, eine schriftliche Kündigung geschrieben oder ein Zeugnis formuliert werden muss? Wie viel Zeit wird für derartige, immer wieder vorkommende Arbeitsvorgänge benötigt? Gibt es in den unterschiedlichen Abteilungen für derartige Geschäftsvorgänge Musterbriefe oder Sammlungen von Musterformulierungen in digitaler Form?

Auf der Buch-DVD finden Sie eine kleine Sammlung derartiger Musterbriefe und Musterformulare, die Sie in einem öffentlichen Exchange-Ordner für alle Mitarbeiter verfügbar machen können:

Geschäftsbriefformulare nach neuester DIN-Vorschrift inklusive Falzmarken am linken Rand

Fahrtenbuch für Firmenwagen

Personalfragebogen

Musterbriefe rund um Bewerbungsverfahren für eine ausgeschriebene Stelle

Formulierungen für Kündigungen aus betriebsbedingten oder verhaltensbedingten Gründen

Abmahnung

Arbeitszeugnisse

Wochenzeitpläne

Bei bestimmten Verlagen wie dem Haufe-Verlag können Sie ganze Sammlungen von Musterformularen finden. Sichten Sie außerdem den Schriftverkehr der Abteilungen, scannen Sie oft benutzte Standardschreiben und Formulierungen ein und stellen Sie diese Schriftsätze als Musterdokumente auf dem Exchange Server zur Verfügung.