16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
Zu den alltäglichen Arbeiten im Büro gehört die Zusammenstellung von Daten in Form von tabellarischen Listen, beispielsweise Telefonverzeichnisse, Adresslisten, Artikellisten oder Bestelllisten. Für die Aufgabe, solche gleichmäßig strukturierten Tabellen anzulegen, zu pflegen und auszuwerten, stellt Excel eine Reihe von attraktiven Funktionen zur Verfügung, die teilweise durchaus mit den Fähigkeiten spezieller Datenbankprogramme vergleichbar sind. Darüber hinaus sind in Excel 2007 die Bereiche solcher Tabellen mit speziellen Funktionen ausgestattet, die die Pflege und Erweiterung und insbesondere auch die Formatierung und das Design erleichtern.
Tabelle, Datenliste und Datentabelle 
Wer die verschiedenen Versionen von Excel in Bezug auf dieses Thema kennt, wird wahrnehmen, dass Microsoft hinsichtlich der in diesem Zusammenhang verwendeten Begriffe eine gewisse Unstetigkeit an den Tag gelegt hat. Bis zur letzten Version war hier von Datenlisten und Datenbanken die Rede, jetzt wird einfach von Tabellen oder »Excel-Tabellen« gesprochen, und zwar im Unterschied zu einfachen Zellbereichen auf Tabellenblättern, die die spezielle Tabellenfunktionalität nicht anbieten.
Noch einmal davon unterschieden sind die so genannten Datentabellen, die in Abschnitt 6.4 in Zusammenhang mit den Mehrfachoperationen beschrieben wurden. Um die Verwirrung aufrecht zu erhalten, werden die speziellen Funktionen für die Auswertung solcher Excel-Tabellen aber weiterhin unter der Kategorie Datenbank geführt. Zur Vereinfachung soll im Folgenden einfach von Tabellen die Rede sein.
Tabelle für eine Lagerliste
Der Umgang mit diesen Tabellen wird in den folgenden Abschnitten am Beispiel einer Lagerliste für Weine aus verschiedenen Ländern beschrieben. Innerhalb der Länder sollen die Weine nach Anbaugebieten geordnet werden. Weiter wird unterschieden zwischen verschiedenen Farben: Rot, Weiß und Rosé. Diese verschiedenen Ordnungskriterien bieten eine gute Gelegenheit, die Möglichkeiten zum Gruppieren, Zusammenfassen und Auswerten von Daten in Form von Tabellen zu demonstrieren.
16.1 Einsatzmöglichkeiten von Tabellen
Tabellen können immer dann eingesetzt werden, wenn Informationen sich gleichmäßig zeilenweise anordnen lassen. Die Zellen in einer Zeile enthalten dabei jeweils die Daten für eine bestimmte Einheit. Dies kann eine Person oder Personengruppe, eine räumliche, zeitliche oder eine sachliche Einheit sein. Während z. B. eine Tabellenzeile einer solchen Tabelle verschiedene Informationen über eine bestimmte Person enthält, wird in einer Tabellenspalte jeweils dieselbe Art von Information zu den verschiedenen aufgeführten Personen eingetragen, etwa der Name.
Der Inhalt der Spalte wird durch den Feldnamen in Form der Spaltenbeschriftung in der ersten Zeile der Tabelle angezeigt. Solche Tabellen in einem Arbeitsblatt von Excel 2007 unterzubringen, bietet sich an, da das Tabellenblatt diese tabellarische Struktur ja schon vorgibt.
Struktur einer Tabelle
Die Tabellenfunktionalität von Excel soll nun keineswegs die Benutzung spezieller Datenbankprogramme ersetzen. Innerhalb der Office-Linie von Microsoft steht deshalb ja auch Access als spezielles Datenbankprogramm zur Verfügung.
Zudem gehört der Datenaustausch mit externen Datenbanken zu den besonderen Leistungsschwerpunkten von Excel. Für die Übernahme von externen Daten in ein Tabellenblatt ist das Programm bestens präpariert. Mit Hilfe von speziellen Treibern kann direkt auf die Daten von zahlreichen Datenbanken zugegriffen werden, etwa Paradox, SQL etc. Dies wird in Kapitel 19, Arbeit mit externen Daten, beschrieben.
Wenn es um die Verwaltung sehr großer Datenmengen geht, ist die Verwendung spezieller Datenbankprogramme in jedem Fall sinnvoll. Die Datenmengen, die diese Programme verwalten können, sind nicht durch die Größe des Hauptspeichers begrenzt. Excel kann zwar auch auf Dateien zugreifen, die nicht in den Hauptspeicher geladen worden sind, normalerweise aber operiert das Programm mit Daten, die alle gleichzeitig im Hauptspeicher bereitstehen. Für mittlere Datenmengen reichen Hauptspeichergrößen wie sie heute üblich sind aber vollkommen aus, um effektive Anwendungen einzurichten. Der Vorteil solcher Anwendungen liegt insbesondere darin, dass die Datenbestände direkt mit Formeln in der Tabelle ausgewertet werden können.
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