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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007
3 Aufbau von Kalkulationstabellen
4 Entwicklung von Berechnungen mit Formeln
5 Gestaltung von Tabellenblättern
6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
7 Optimierungen
8 Grafische Präsentation von Daten
9 Diagramme optimal einsetzen
10 Tabellen grafisch aufbereiten
11 Verteilungsvorbereitung
12 Ausdruck und E-Mail-Versand
13 Excel-Daten im Web
14 Gemeinsame Arbeit an Arbeitsmappen
15 Tabellenfunktionen
16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
17 Datenabfragen und Datenauszüge
18 Pivot–Tabellen und -Diagramme
19 Arbeit mit externen Daten
20 Datenaustausch zwischen Anwendungen
21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
22 Routineaufgaben mit Makros automatisieren
23 Visual Basic für Applikationen
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Excel 2007 - Das umfassende Handbuch von Helmut Vonhoegen
Buch: Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

1012 S., 39,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-89842-864-4
gp 13 Excel-Daten im Web
  gp 13.1 Von Excel zu HTML und zurück
  gp 13.2 Daten für das Web bereitstellen
  gp 13.3 Dokumente mit Hyperlinks verknüpfen
  gp 13.4 Verarbeiten von XML-Daten


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13.4 Verarbeiten von XML-Daten  downtop

Wie schon in Kapitel 2, Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007, beschrieben, benutzt Excel 2007 als Standardformat für die Speicherung von Arbeitsmappen XML-Dokumente, die einem von Microsoft entwickelten und erfreulicherweise auch offen gelegten Schema entsprechen. Darüber hinaus stellt Excel 2007 wie schon Excel 2003 aber auch spezielle Tools für die Erzeugung und Verarbeitung von anderen XML-Dokumenten zur Verfügung, die beispielsweise durch benutzerdefinierte Schemas strukturiert sind.


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Aktivieren der XML-Tools  downtop

Excel 2007 stellt ab der Professionell-Edition dieselben XML-Tools zur Verfügung, die auch schon in Excel 2003 in dieser Edition angeboten wurden. Allerdings müssen die Tools zunächst aktiviert werden, um sie in Excel 2007 verwenden zu können. Die benötigten Befehle und Schaltflächen sind in die Registerkarte Entwicklertools integriert, und zwar in der Gruppe XML.

Die Gruppe XML auf dem Register Entwicklertools

Das Register wird eingeblendet, wenn Sie unter Excel-Optionen auf der Seite Häufig verwendet die Option Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen aktivieren.


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Übernahme von XML-Daten  downtop

Excel 2007 unterstützt nicht nur Daten im XML-Format, sondern auch die Gültigkeitsprüfung solcher Daten durch vom Anwender definierte XML-Schemas. Ein XML-Schema ist selbst ein wohl geformtes XML-Dokument, das die Datenstruktur für eine ganze Klasse von XML-Dokumenten festlegt.

Auf diese Weise wird es möglich, für die verschiedenen Anwendungsbereiche in einem Unternehmen verbindliche Datenstrukturen in Form entsprechender Vorlagen und Formulare durchzusetzen. Sie können ein solches Schema vorgeben oder durch Excel generieren lassen. Öffnet Excel eine XML-Datei, der ein Schema zugeordnet ist, benutzt das Programm automatisch dieses Schema, wenn es unter dem angegebenen Pfad zu finden ist.

Ist den eingelesenen Daten kein XML-Schema zugeordnet, versucht Excel selbst, aus dem aktuellen XML-Dokument ein passendes XML-Schema zu erzeugen. Dieses Verfahren ist allerdings nur bei einfachen Strukturen einigermaßen zuverlässig, weil ja nur die Strukturelemente beachtet werden können, die in dem einen Dokument vorhanden sind. Schemas legen aber in der Regel Einschränkungen für eine ganze Klasse von Dokumenten fest, die sich im Detail unterscheiden dürfen.

Wenn also beispielsweise für ein Element drei mögliche Werte erlaubt sind, kann dies Excel nicht aus einem Dokument ableiten, in dem nur einer dieser Werte verwendet wird. Deshalb sollte in der Regel mit explizit definierten XML-Schemas gearbeitet werden. Da es sich um Textdokumente handelt, reicht zur Not ein einfacher Texteditor.

Optionen beim Öffnen eines XML-Dokuments

Excel kann ein wohl geformtes XML-Dokument über den normalen Öffnen-Dialog direkt laden. Dabei werden zunächst folgende Optionen angeboten:

  • Einlesen der Daten als XML-Tabelle
  • Öffnen der Datei als schreibgeschützte Arbeitsmappe
  • Verwenden der Daten für die Definition einer Datenstruktur im Aufgabenbereich XML-Quelle

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Daten als XML-Tabelle übernehmen  downtop

Was geschieht, wenn die erste Option gewählt wird? Das folgende Listing zeigt ein kleines XML-Dokument mit Bestelldaten, deren Struktur durch das darin angegebene XML-Schema festgelegt ist:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859–1"?> 
<bestellformular nr="01000" datum="2004–11–01" bearb="Sylvia Kaily"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="bestellung.xsd"> <kunde> <name>Hanna Merz</name> <strasse>Oststrasse 12</strasse> <plz>40678</plz> <ort>Düsseldorf</ort> </kunde> <positionen> <position> <artikelnr>0045</artikelnr> <beschreibung>Rollo XBP 312</beschreibung> <gebinde>Stck</gebinde> <menge>5</menge> <europreis>50.00</europreis> </position> <position> <artikelnr>0046</artikelnr> <beschreibung>Rollo MMX</beschreibung> <gebinde>Stck</gebinde> <menge>4</menge> <europreis>40.00</europreis> </position> </positionen> </bestellformular>

Das Schema definiert die erlaubten Elemente und Attribute, bestimmt, wie oft und in welcher Reihenfolge sie erscheinen und ob sie erforderlich oder optional sind. Das Schema sieht in diesem Fall so aus:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859–1"?> 
<xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified"> 
  <xsd:element name="bestellformular" type="formular"/> 
  <xsd:complexType name="formular"> 
    <xsd:sequence> 
      <xsd:element name="kunde" type="kunde"/> 
      <xsd:element name="positionen" type="positionen"/> 
    </xsd:sequence> 
    <xsd:attribute name="nr" type="xsd:short" use="required"/> 
    <xsd:attribute name="datum" type="xsd:date" use="required"/> 
    <xsd:attribute name="bearb" type="xsd:string" use="required"/> 
  </xsd:complexType> 
  <xsd:complexType name="kunde"> 
    <xsd:sequence> 
      <xsd:element name="name" type="xsd:string"/> 
      <xsd:element name="strasse" type="xsd:string"/> 
      <xsd:element name="plz" type="xsd:int"/> 
      <xsd:element name="ort" type="xsd:string"/> 
    </xsd:sequence> 
  </xsd:complexType> 
  <xsd:complexType name="positionen"> 
    <xsd:sequence> 
      <xsd:element name="position" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"> 
        <xsd:complexType> 
          <xsd:sequence> 
            <xsd:element name="artikelnr" type="xsd:string"/> 
            <xsd:element name="beschreibung" type="xsd:string"/> 
            <xsd:element name="gebinde" type="gb"/> 
            <xsd:element name="menge" type="xsd:decimal"/> 
            <xsd:element name="europreis" type="xsd:decimal"/> 
          </xsd:sequence> 
                  </xsd:complexType> 
      </xsd:element> 
    </xsd:sequence> 
  </xsd:complexType> 
  <xsd:simpleType name="gb"> 
    <xsd:restriction base="xsd:string"> 
      <xsd:enumeration value="Stck"/> 
      <xsd:enumeration value="kg"/> 
      <xsd:enumeration value="cm"/> 
    </xsd:restriction> 
  </xsd:simpleType> 
</xsd:schema>

Wird das XML-Dokument mit der Option XML öffnen/Als XML-Tabelle geöffnet, erscheint im Tabellenblatt eine Tabelle, in der die drei Elementebenen des Originals zu einer zweidimensionalen Tabelle flach gedrückt werden.

Die aus dem XML-Dokument erzeugte Tabelle

Excel erzeugt für die eingelesenen Daten automatisch einen Tabellenbereich, wie er in Abschnitt 16.3 im Detail beschrieben wird. In den drei ersten Spalten sind die Attributwerte des Elements <bestellformular> in jeder Zeile abgelegt. Die Namen der Elternelemente <kunde>, <positionen> und <position> erscheinen nicht in der Tabelle. Die Namen der untersten Kindelemente werden dagegen ebenfalls als Spaltenbeschriftungen verwendet, unter denen ihre Inhalte jeweils aufgelistet werden.

Dialog XML-Zuordnung

Zwischen dem XML-Dokument und der Tabelle wird eine Verknüpfung aufgebaut. Wie diese gehandhabt werden soll, kann über den Dialog Eigenschaften der XML-Zuordnung beeinflusst werden, der über Eigenschaften zuordnen in der Gruppe Entwicklertools/XML erreicht wird. Hier legen Sie fest, ob beim Importieren oder Exportieren eine Gültigkeitsprüfung in Bezug auf das verwendete XML-Schema stattfinden soll oder die Daten nur auf Wohlgeformtheit geprüft werden. In der Regel sollte die Einstellung, dass die Datenquellendefinition, womit das Schema gemeint ist, mit der Datei gespeichert wird, beibehalten werden.

Neben einigen Optionen zur Formatierung kann hier insbesondere festgelegt werden, ob Daten, die neu in den Bereich der Tabelle importiert werden, die bestehenden Daten ersetzen oder ob sie angehängt werden. Die zweite Option wäre nötig, um beispielsweise weitere Bestellpositionen an die Liste anzuhängen.

Wenn sich an dem Original-XML-Dokument, das der Liste zugrunde liegt, etwas ändert, bringt der Befehl Entwicklertools/XML/Daten aktualisieren die Tabelle in Excel auf den neuesten Stand. Stattdessen kann auch der Kontextmenübefehl Aktualisieren verwendet werden.

Wenn Sie nun versuchen sollten, die Daten in diesem Zustand mit dem entsprechenden Befehl in der Gruppe XML wieder in das XML-Format zu exportieren, moniert Excel allerdings, dass die Daten in dieser Form nicht exportierbar sind. Das liegt daran, dass die Datenstruktur in eine zweidimensionale Tabelle zusammengedrückt wurde, weshalb die Attributwerte für das Element <bestellformular> hier mehrfach aufgeführt werden, so als handele es sich um ein wiederholtes Element. Sollen die Daten exportierbar bleiben, müssen die Attributwerte in einzelnen Zellen außerhalb der Liste abgelegt werden, so wie es weiter unten in dem Abschnitt zu der dritten Methode, dem Verknüpfen von Datenquelle und Tabelle, beschrieben wird.

Anstatt eine bestehende XML-Datei direkt in Excel zu öffnen, lassen sich XML-Daten, wie schon angesprochen, auch mit dem Befehl Entwicklertools/XML/ Importieren in eine vorhandene Arbeitsmappe übernehmen. Ähnlich wie beim Import von Daten aus anderen Datenquellen lässt sich dabei ein bestimmter Bereich oder ein Arbeitsblatt als Ziel angeben. Ansonsten entspricht der Vorgang dem Öffnen einer XML-Datei als XML-Tabelle.


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Öffnen der Datei als schreibgeschützte Arbeitsmappe  downtop

Wenn Sie die zweite Option zum Öffnen einer XML-Datei verwenden, wird das Dokument als schreibgeschützte Arbeitsmappe geöffnet. Das führt dazu, dass eine Excel-Tabelle erzeugt wird, deren Spalten automatisch mit XPath-Ausdrücken beschriftet sind, die auf der Basis der vorhandenen Element- und Attributnamen erzeugt werden. XPath ist eine spezielle Sprache für die Bildung von Ausdrücken, mit deren Hilfe Teile eines XML-Dokuments angesprochen werden können. Der Ausdruck /bestellformular/kunde/name liefert beispielsweise den Namen des Kunden.

Es besteht bei dieser Vorgehensweise keine Verknüpfung zum Originaldokument. Die Hierarchie des XML-Dokuments wird auch hier in eine zweidimensionale Tabelle gepresst. Dieses Verfahren wurde schon in Excel 2002 eingesetzt. Der Schreibschutz soll verhindern, dass die Daten in die Originaldatei zurückgeschrieben werden, wodurch die ursprüngliche Struktur verloren gehen würde. Die folgende Abbildung zeigt, wie dies im Falle der Bestelldaten aussieht.

XML-Daten schreibgeschützt eingelesen


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Verwenden von Stylesheets  downtop

Auswahl eines Stylesheets vor dem Einlesen der XML-Daten

Interessanter ist das Einlesen der XML-Daten als schreibgeschützte Datei, wenn Stylesheets genutzt werden, die für das XML-Dokument definiert sind. Ist einem XML-Dokument ein XSLT-Stylesheet zugewiesen, wird beim Öffnen angeboten, die Daten ohne Verwendung des Stylesheets einzulesen oder das Stylesheet zu verwenden, bzw. auszuwählen, wenn mehrere zugeordnet sind. Die Zuordnung findet im XML-Dokument mit einer Verarbeitungsanweisung wie

<?xml-stylesheet type="text/xsl" href="bestellform.xsl"?>

statt. Wird das Stylesheet nicht herangezogen, folgt die Abfrage entsprechend den beschriebenen drei Optionen.

Ausgabe der Bestelldaten mit Hilfe eines XSLT-Stylesheets

Dieses Stylesheet definiert mit Hilfe von XSLT- und HTML-Tags, wie die Daten ausgegeben werden sollen. Excel kann die Ausgabe im HTML-Format dann direkt in seine Zellstruktur einlesen, sodass Sie mit dem Ergebnis wie mit einem normalen Tabellenblatt weiterarbeiten können.

Hier ein einfaches Beispiel für ein solches Stylesheet, das mit Hilfe von drei <template>-Elementen die Daten des XML-Dokuments ausgibt, wobei die Positionsdaten mit Hilfe einer Schleife in eine Tabelle eingelesen werden. Ohne weitere Kommentare hier die Quelldatei:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859–1"?> 
<xsl:stylesheet version="1.0" xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform"> 
  <xsl:output method="html" encoding="ISO-8859–1"/> 
  <xsl:decimal-format name="euro" decimal-separator="," grouping-separator="."/> 
 
<xsl:template match="/"> 
    <html> 
      <head> 
        <title>Bestellung</title> 
      </head> 
      <body bgcolor="#C0C0C1"> 
        <h3>Bestellung</h3> 
         <xsl:apply-templates select="//kunde"/> 
         <table border="1" cellpadding="5" cellspacing="5"> 
         <xsl:apply-templates select="//positionen"/></table> 
      </body> 
    </html> 
  </xsl:template> 
 
<xsl:template match="kunde"> 
       <p><xsl:value-of select="name"/></p> 
      <p><xsl:value-of select="strasse"/></p> 
      <p><xsl:value-of select="plz"/><xsl:text> </xsl:text> <xsl:value-of select="ort"/> </p> 
   </xsl:template> 
 
<xsl:template match="positionen"> 
  <tr> 
    <th>Nr</th> 
    <th>Beschreibung</th> 
    <th>Gebinde</th> 
    <th>Menge</th> 
    <th>Preis</th> 
  </tr> 
  <xsl:for-each select="position"> 
     <tr> 
      <td><xsl:value-of select="artikelnr"/></td> 
      <td><xsl:value-of select="beschreibung"/></td> 
      <td><xsl:value-of select="gebinde"/></td> 
      <td><xsl:value-of select="menge"/></td> 
      <td><xsl:value-of 
            select="format-number(europreis, '##.###,00 &#8364;', 'euro')"/></td></tr> 
  </xsl:for-each> 
</xsl:template> 
 
</xsl:stylesheet>

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Datenquelle und Tabelle verknüpfen  downtop

Die dritte Option beim Öffnen ist Aufgabenbereich »XML-Quelle« verwenden. In diesem Fall übernimmt das Programm zunächst nur die Datenstruktur des XML-Dokuments in den Aufgabenbereich XML-Quelle und zeigt sie in Form eines Baumes an, wie er auch für die Ordnerstruktur im Explorer verwendet wird. Wie bereits erwähnt, kann diese Struktur über die dem XML-Dokument zugeordnete Schemadatei bestimmt oder von Excel generiert werden, wenn der Hinweis darauf bestätigt wird.

XML-Quelle im Aufgabenbereich und das Menü eines zugeordneten Zellbereichs

Werden in einer Tabelle Daten aus dem XML-Dokument benötigt, lassen sich die Datenobjekte aus dem Aufgabenbereich an die gewünschte Stelle in der Tabelle ziehen. Dabei kann die Reihenfolge frei gewählt werden. Excel unterscheidet zwischen Elementen, die wiederholt vorkommen, also in Tabellenform in die Tabelle eingefügt werden, und solchen, die nur ein Mal benötigt werden und deshalb in einzelne Zellen über oder neben einer Tabelle angeordnet werden.

Die Attribute zu dem Element <bestellformular> und die Kindelemente von <kunde> kommen jeweils nur ein Mal vor. Wenn Sie mit der Maus das Symbol aus dem Aufgabenbereich in das Tabellenblatt ziehen, erscheint eine Schaltfläche, die über ein kleines Menü anbietet, den Attributnamen als Beschriftung zu übernehmen oder eine eigene Beschriftung des Feldes zu verwenden.

Einfügen von Elementen, die sich wiederholen

Bei den sich wiederholenden Elementen wird dagegen automatisch ein Tabellenbereich erstellt, der die Element- und Attributnamen als Spaltenbezeichnungen setzt. In diesem Fall braucht nur mit der Maus das Symbol für position in den Tabellenbereich gezogen zu werden.

Das mit den Quelldaten gefüllte Formular

Die mit XML-Daten verknüpften Zellbereiche werden durch blaue Rahmen gekennzeichnet, die beim Ausdruck ignoriert werden. Mit Entwicklertools/XML/ Daten aktualisieren werden dann die Daten für die ausgewählten Zellen aus der XML-Datei übernommen. Der Befehl ist aber nur aktiviert, wenn sich der Zellzeiger innerhalb eines verknüpften Zellbereichs befindet.

Für die verschiedenen Arbeitsplätze einer Firma lassen sich mit Hilfe von definierten XML-Schemas für die verschiedenen Geschäftsvorgänge so verbindliche Datenstrukturen vorgeben, die flexibel für ganz unterschiedliche Auswertungen eingesetzt werden können.

Dialog für die Verwaltung der XML-Zuordnungen

Über die Schaltfläche XML-Verknüpfungen im Aufgabenbereich XML-Quelle lassen sich über Hinzufügen auch mehrere Datenquellen für eine Arbeitsmappe heranziehen, wenn dies notwendig ist. Die Zuordnung zwischen der XML-Datenquelle und den Zellen des Tabellenblatts wird technisch über ein spezielles Datamap-Objekt realisiert, das auch über Makros gesteuert werden kann. Dabei werden für die Verknüpfung jeweils XPath-Ausdrücke verwendet, wie sie in XML-Anwendungen Standard sind.


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Tabelle auf Basis eines eigenen Schemas  downtop

Professionelle Anwender, die eigene XML-Schemas etwa mit Visual Studio.Net oder anderen Werkzeugen entworfen haben, können diese Schemas auch direkt als Basis für Excel-Tabellen nutzen. Dazu wird ebenfalls der gerade angesprochene Dialog der Schaltfläche XML-Verknüpfungen im Aufgabenbereich XML-Quelle verwendet. Ist der Aufgabenbereich nicht eingeblendet, benutzen Sie in der Gruppe XML zunächst die Schaltfläche Quelle.

Über Hinzufügen kann jede brauchbare XML-Schemadatei ausgewählt werden, der Dateityp ist .XSD. (DTDs, die vor XML-Schemas zur Definition von Dokumentstrukturen verwendet wurden, werden hier nicht unterstützt.)

Enthält das Schema mehrere Elemente, die als Wurzel einer Hierarchie von Elementen verwendet werden können, wird zunächst ein Dialog Mehrere Wurzeln angeboten, um das zu verwendende Wurzelelement festzulegen.

Die entsprechende Struktur steht anschließend wieder für die bereits beschriebenen Drag & Drop-Verfahren zur Verfügung. Ist die Datenstruktur der Excel-Tabelle einmal zugeordnet, können jederzeit Daten importiert werden, die dieser Zuordnung entsprechen. In diesem Fall könnten XML-Daten zu einzelnen Bestellungen eingelesen werden.

Es ist auch möglich, nur untergeordnete Zweige einer Datenstruktur mit einem Tabellenblatt zu verknüpfen. Dann werden nur diese Elemente eingelesen. Auf diese Weise lassen sich leicht Auszüge aus größeren Quelldateien erzeugen.

Ist die Validierung der Quelldaten aktiviert, erscheinen entsprechende Fehlerhinweise, wenn beispielsweise in der XML-Datei ein Element enthalten ist, das im Schema nicht vorgesehen ist, oder umgekehrt, wenn ein vorgesehenes Element oder Attribut fehlt.


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XML-Dokumente erzeugen  downtop

Die bisherigen Absätze haben das Einlesen von XML-Daten beschrieben. In der anderen Richtung werden ebenfalls mehrere Wege angeboten. Sollen Tabellendaten im XML-Format gespeichert werden, kann im Speichern unter-Dialog der Dateityp XML-Daten ausgewählt werden. Das Programm gibt dann zunächst den Hinweis, dass bei dieser Art des Speicherns die Formateigenschaften und Objekte wie Bilder oder Zeichnungen im Zieldokument ignoriert werden. Alternativ kann auch der Befehl Entwicklertools/XML/Exportieren verwendet werden. Dabei wird der richtige Datentyp bereits vorgegeben.

Es ist sinnvoll, schon vor dem Speichern über den Link XML-Verknüpfung zum Exportieren überprüfen im Aufgabenbereich XML-Quelle zu testen, ob sich die im Tabellenblatt vorhandenen Daten überhaupt in das XML-Format exportieren lassen.


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Einschränkungen  downtop

Die Integration von XML in Excel hat in der aktuellen Version allerdings noch Grenzen, die zu beachten sind. Das Programm kann nur relativ flache Elementhierarchien verarbeiten. Unterhalb des Wurzelelements sind höchstens noch zwei Ebenen möglich, wobei nur eine dieser Ebenen wiederholte Elemente enthalten kann. Dem entspricht die Struktur des Bestellformulars, das im Kopf ein paar Einzelinformationen enthält und dann eine Gruppe von Positionszeilen aus mehreren Elementen. Bei Rechnungen ist es ähnlich.

Wird dagegen versucht, mit einer Liste zu arbeiten, die selbst wiederum eine innere Liste enthält, etwa eine Struktur für eine Firma mit mehreren Niederlassungen, die wiederum jeweils mehrere Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern darstellen soll, verweigert Excel den Export. Solche Daten können zwar eingelesen werden, sind dann aber nicht nach XML exportierbar, weil Listen in Excel nicht verschachtelt werden können. In solchen Situationen sollten Lösungen mit Word oder InfoPath versucht werden.


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XML-Kalkulationstabellen 2003  toptop

Excel 2003 bot die Möglichkeit, eine Arbeitsmappe als so genannte XML-Kalkulationstabelle abzuspeichern. Dabei wird das XML Spreadsheet-Schema verwendet, das auch als XMLSS bezeichnet wird. Dieses Schema entspricht im Wesentlichen dem Schema, das bereits in der Excel 2002-Version für die Speicherung im XML-Format verwendet wurde. Für den Datenaustausch mit Anwender der älteren Version kann dieses Dateiformat weiterhin unter dem Namen XML-Kalkulationstabelle 2003 verwendet werden.



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