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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Basiswissen für die Arbeit mit Excel 2007
3 Aufbau von Kalkulationstabellen
4 Entwicklung von Berechnungen mit Formeln
5 Gestaltung von Tabellenblättern
6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
7 Optimierungen
8 Grafische Präsentation von Daten
9 Diagramme optimal einsetzen
10 Tabellen grafisch aufbereiten
11 Verteilungsvorbereitung
12 Ausdruck und E-Mail-Versand
13 Excel-Daten im Web
14 Gemeinsame Arbeit an Arbeitsmappen
15 Tabellenfunktionen
16 Informationen als Tabellen ordnen und verwalten
17 Datenabfragen und Datenauszüge
18 Pivot–Tabellen und -Diagramme
19 Arbeit mit externen Daten
20 Datenaustausch zwischen Anwendungen
21 Datenaustausch mit anderen Anwendungen
22 Routineaufgaben mit Makros automatisieren
23 Visual Basic für Applikationen
A Tastenkombinationen
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Excel 2007 - Das umfassende Handbuch von Helmut Vonhoegen
Buch: Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

Excel 2007 - Das umfassende Handbuch

1012 S., 39,90 Euro
Rheinwerk Computing
ISBN 978-3-89842-864-4
gp 6 Auswertungen und Was-wäre-wenn-Analysen
  gp 6.1 Berechnungen ohne Formeln
  gp 6.2 Ergebnisse konsolidieren
    gp 6.2.1 Konsolidierung – nach Position oder Beschriftung
    gp 6.2.2 Konsolidieren nach Rubrik
  gp 6.3 Add-In für statistische Datenanalyse
    gp 6.3.1 Ein Histogramm für die Verteilung von Abweichungen
  gp 6.4 Was wäre, wenn ...
    gp 6.4.1 Datentabelle mit einer Variablen
    gp 6.4.2 Mehrfachoperation mit zwei Variablen
  gp 6.5 Planspiele mit Szenarios
    gp 6.5.1 Wozu Szenarios gut sind
    gp 6.5.2 Planungsalternativen für einen Werbeetat
    gp 6.5.3 Definition eines Szenarios
    gp 6.5.4 Bearbeiten von Szenarios
    gp 6.5.5 Zusammenfassende Berichte


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6.2 Ergebnisse konsolidieren  downtop

Eine praktische Form, Daten aus verschiedenen Bereichen zusammenzufassen, bietet die Funktion Konsolidieren. Obwohl diese Funktion durch die Berechnungsmöglichkeiten, die sich aus der dreidimensionalen Struktur der Arbeitsmappen ergeben, etwas an Gewicht verloren hat, bietet sie immer noch interessante Möglichkeiten, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und auszuwerten. Hinzu kommt, dass Konsolidierungsbereiche auch als Ausgangsmaterial für Pivot-Tabellen benutzt werden können. Dies wird in Kapitel 19, Arbeit mit externen Daten, beschrieben.


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6.2.1 Konsolidierung – nach Position oder Beschriftung  downtop

Excel 2007 kennt zwei verschiedene Methoden, Daten zu konsolidieren. Entweder orientiert sich die Funktion an der Position der Daten in den Quelldateien oder an der Beschriftung. Im ersten Fall müssen die Quellbereiche auf allen Blättern jeweils genau an derselben Stelle stehen, im zweiten Fall können die Quellbereiche auch an ganz unterschiedlichen Stellen in den Quelldateien vorkommen. Angenommen, Sie erhalten an jedem Monatsende von drei Werken Arbeitsmappen, in denen die Monatsdaten auf verschiedenen Blättern zusammengestellt sind. Jede Mappe enthält u.  a. einen einheitlich strukturierten Tabellenbereich mit einer Übersicht über die Produktion in den verschiedenen Produktgruppen. Sie wollen die drei Einzelergebnisse nun in einer neuen Arbeitsmappe zu einem Gesamtergebnis zusammenfassen.

Ergebnisblatt eines Werks

Natürlich wäre es denkbar, die verschiedenen Blätter, die diese Bereiche enthalten, zunächst in einer Arbeitsmappe zusammenzufassen, aber möglicherweise wird das nicht gewünscht. Es kann ja z. B. sein, dass diese Blätter noch viele andere Daten enthalten, die an dieser Stelle nicht interessieren.


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Ereignisse konsolidieren – Festlegen des Zielbereichs  downtop

Der erste Schritt, um die Ergebnisse der drei Werke zu konsolidieren, ist nun die Festlegung eines Zielbereichs, in dem die Daten zusammengefasst werden. Obwohl es möglich ist, dass sich die Quellbereiche und der Zielbereich für die Konsolidierung in derselben Arbeitsmappe befinden, soll in diesem Beispiel davon ausgegangen werden, dass dies nicht der Fall ist.

1 Zunächst sollte deshalb eine neue Arbeitsmappe geöffnet und ein Tabellenblatt ausgewählt werden.

2 Es ist eine gute Gewohnheit, über den Doppelklick auf das Blattregister gleich einen entsprechenden Namen für das Blatt zu vergeben.

3 Der nächste Schritt ist eine entsprechende Beschriftung des Blatts. Es bietet sich an, die Beschriftung eines der Quellbereiche hier an genau dieselbe Stelle zu kopieren und so weit anzupassen, wie es notwendig ist.

Da hier zunächst die Konsolidierungsmethode beschrieben werden soll, die sich an der Position der Daten orientiert, muss darauf geachtet werden, dass sich die Zelladressen mit der entsprechenden Beschriftung decken. Die Menge der verkauften Waschmaschinen z. B. soll immer in der Zelle B5 erscheinen.

1 Ist dieser Schritt abgeschlossen, können Sie den Bereich markieren, in dem die zusammengefassten Daten erscheinen sollen. Es genügt, wenn Sie die erste Zelle des Bereichs auswählen, also hier B5.

2 Benutzen Sie nun auf dem Register Daten in der Gruppe Datentools das Symbol Konsolidieren.

3 In dem Feld Funktion wird als Vorgabe Summe angezeigt, es wird also angenommen, dass die Werte aus den verschiedenen Bereichen addiert werden. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, werden Ihnen auch andere Möglichkeiten angeboten, die Daten auszuwerten, bis hin zu einfachen statistischen Analysen wie Standardabweichung und Varianz. In diesem Beispiel ist Summe die richtige Funktion.

4 Excel erwartet nun von Ihnen Einträge in dem Feld Verweis. Wie ausführlich die Verweisangabe sein muss, hängt davon ab, wo sich die Quelldaten befinden. Stehen sie auf demselben Tabellenblatt wie der Zielbereich, reichen einfache Zellbezüge. Stehen sie auf einem anderen Tabellenblatt derselben Mappe, muss der Blattname vor die Zelladresse gesetzt werden. Bei Verweisen auf andere Mappen ist die Angabe des Dateinamens notwendig. Befindet sich die Mappe nicht im Standardordner, muss auch der komplette Pfad eingetragen werden. In diesem Beispiel wird der Verweis zu anderen Arbeitsmappen hergestellt, also muss der Dateiname in eckigen Klammern und der Blattname mit einem Ausrufezeichen vor die Bereichsadresse gesetzt werden.[MBWerkA.XLS]Produktion!$B$5:$E$8 wäre ein korrekter Verweis. Ist der Verweis eingegeben oder markiert, benutzen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug erscheint in der Liste Vorhandene Verweise. Verfahren Sie mit den anderen Verweisen entsprechend.

5 Schließen Sie den Vorgang dann mit OK ab. Excel berechnet die Gesamtwerte für alle vier Werke und gibt sie als Werte im Zielbereich aus.


Besser mit Bereichsnamen

Eleganter als die Eingabe von Bereichsverweisen ist natürlich auch hier die Verwendung von Bereichsnamen. Das setzt voraus, dass die Quellbereiche in allen Fällen mit demselben Namen belegt worden sind.


Insgesamt dürfen bei einer solchen Konsolidierung bis zu 255 Quellbereiche angegeben werden. Es ist dabei nicht notwendig, dass die Arbeitsmappen geöffnet sind, jedoch vorteilhaft, weil Sie die Bezüge auf andere geöffnete Arbeitsmappen durch Markieren mit der Maus herstellen können und nicht manuell eingeben müssen. Das ist ja nicht nur etwas mühsam, es ist auch fehleranfälliger. Vermeiden sollten Sie dagegen den Bezug auf geöffnete Dateien, die noch nicht gespeichert sind, weil hier der endgültige Dateiname ja noch nicht feststeht.

Wenn Sie den Namen oder den Ordner der Quelldatei nicht wissen, können Sie über die Schaltfläche Durchsuchen das Dialogfeld Durchsuchen öffnen, um Ihre Daten zu finden.


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6.2.2 Konsolidieren nach Rubrik  downtop

Wenn die Quelldaten nicht immer an derselben Stelle in einem Blatt stehen oder wenn nicht alle Quellbereiche alle Positionen enthalten, können Sie die zweite Methode anwenden, die Konsolidierung nach Rubrik. Um bei dem oben behandelten Beispiel zu bleiben, wäre es für Excel kein Problem, wenn eines der Werke die Ergebnisdaten nicht in dem Bereich A4 bis E8 einträgt, sondern in A104 bis E108. Es würde Excel auch nichts ausmachen, wenn ein Werk z. B. keine Kühlschränke produziert und eine entsprechende Zeile fehlt.

Bei dieser Methode ist es nicht erforderlich, die Beschriftungen im Zielbereich manuell einzugeben. Sie werden aus den Quellbereichen übernommen und entsprechend zusammengestellt.

1 Markieren Sie die linke obere Eckzelle des Zielbereichs (die Beschriftungszeile mitgerechnet).

2 Benutzen Sie in der Gruppe Daten/Datentools das Symbol Konsolidieren.

3 Geben Sie unter Verweis die verschiedenen Quellbereiche unter Einschluss der Beschriftungen an und verwenden Sie jedes Mal Hinzufügen.

4 Um Excel zu veranlassen, die Methode mit den Rubriken zu benutzen, geben Sie unter Beschriftung aus an, woher die Beschriftungen übernommen werden. In diesem Fall können beide Kontrollkästchen abgehakt werden.

5 Wenn Sie mit OK bestätigen, kopiert Excel die Beschriftungen an die angegebene Stelle im Zielbereich und konsolidiert die Daten dort.

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Bearbeiten einer Konsolidierung  downtop

Die Daten über eine Konsolidierung werden mit der Arbeitsmappe gespeichert, die den Zielbereich enthält. Die Zusammenfassung der Werte kann also jederzeit wiederholt werden, falls sich die Quelldaten geändert haben. Wenn es nötig ist, kann auch die Zusammenstellung der Quellbereiche jederzeit verändert werden.

1 Wählen Sie den Zielbereich. Rufen Sie erneut das Dialogfeld Konsolidieren auf.

2 Um noch weitere Quellbereiche hinzuzufügen, geben Sie unter Verweis den neuen Bereich ein, wählen Hinzufügen und veranlassen mit OK eine Neuberechnung.

3 Um einen Quellbereich aus der Berechnung herauszunehmen, wählen Sie ihn unter Vorhandene Verweise aus und klicken auf Löschen.

4 Soll der markierte Verweis nur geändert werden, dann korrigieren Sie die Adresse unter Verweis.

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Herstellen von Verknüpfungen zu den Quellbereichen  toptop

Normalerweise übernimmt Excel für die Konsolidierung die Daten aus den Quellbereichen mit den aktuellen Werten, berechnet das Ergebnis und gibt die Werte im Zielbereich aus. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Ändern sich die Werte in den Quellbereichen, muss also die Konsolidierung mit unveränderten Angaben im Dialogfeld wiederholt werden, um den aktuellen Stand zu gewährleisten.

Sollen die Werte im Zielbereich automatisch geändert werden, wenn sich die Daten in einem der Quellbereiche ändern, müssen Sie das Kästchen Verknüpfungen mit Quelldaten abhaken. Ist das geschehen, werden die Daten in der Arbeitsmappe immer auf den neuesten Stand gebracht, wenn die Mappe geöffnet wird. Im Zielbereich finden Sie dann anstelle der konstanten Werte externe Bezüge auf die einzelnen Zellen in den Quellbereichen.

Excel fügt für jeden Quellbereich neue Zeilen/Spalten ein sowie Formeln, die die Daten dann zusammenfassen, entsprechend der Funktion, die im Dialogfeld gewählt worden ist. Die Tabelle wird automatisch gegliedert und mit der höchstmöglichen Komprimierung angezeigt. Sie können mit den Gliederungssymbolen aber alle Detaildaten im Zielbereich sichtbar machen.

Verknüpfte Konsolidierung



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